مراحل إنجاز أي مشروع واحدة ولا تختلف تقريبًا مهما كان اختلاف المشروع الذي نتحدث عنه، على الرغم من أن هذه المراحل تختلف من دراسة إلى أخرى، فبعضها يقول إن هذه المراحل ثلاث فيما تصل بها دراسة أخرى إلى خمس مراحل.
لكن وقبل التطرق إلى مراحل إنجاز أي مشروع يجب أن نبين أنه لأي مشروع دورة حياة، بل إن المشروع أشبه ما يكون بالكائن الحي؛ من الميلاد وحتى الاضمحلال والانتهاء، فأي عمل مهما بلغ أوج ازدهاره لا بد أن يعاني من فترة زوال واضمحلال.
ويعرض «رواد الأعمال» مراحل إنجاز أي مشروع وذلك على النحو التالي.
اقرأ أيضًا: كيف تحول هوايتك إلى عمل تجاري؟
الإعداد
أول مرحلة من مراحل إنجاز أي مشروع هي مرحلة الإعداد، وفيها يتم بحث أهمية المشروع، وجدواه، وما الحاجة (Need) التي يحاول أن يلبيها هذا المشروع، أو المشكلة التي يقدم حلًا لها، وربما يتم في هذه المرحلة أيضًا تحديد الفرصة التي يحاول المؤسسون العثور عليها.
وعادة ما يستخدم مديرو المشاريع أداتين للتقييم ليقرروا متابعة المشروع من عدمه؛ هما:
وثيقة حالة العمل Business Case Document: تبرر هذه الوثيقة الحاجة إلى المشروع، وتتضمن تقديرًا للمنافع المالية المحتملة.
دراسة الجدوى Feasibility Study: والهدف من هذه الأداة هو تقييم أهداف المشروع، وتحديد الجدول الزمني والتكاليف؛ لتحديد ما إذا كان ينبغي تنفيذ المشروع، والموازنة بين متطلبات المشروع والموارد المتاحة لمعرفة ما إذا كانت متابعة المشروع منطقية.
اقرأ أيضًا: تكاليف المشروع.. حسابها والتنبؤ بها
التخطيط
الآن بعد اجتزنا أولى مراحل إنجاز أي مشروع وهي مرحلة الإعداد أو مرحلة الجدوى إن جاز القول، فإننا ننتقل إلى مرحلة أخرى وهي مرحلة التخطيط؛ حيث تقدم خطة المشروع المكتوبة جيدًا إرشادات للحصول على الموارد، وطرق العثور على التمويل، وشراء المواد المطلوبة.
وتعطي خطة المشروع توجيهات للفريق لإنتاج مخرجات عالية الجودة، ومعالجة المخاطر، وإبلاغ الفوائد لأصحاب المصلحة وإدارة الموردين.
وهي تعمل كذلك على محاولة وضع الطرق والاستراتيجيات التي تساعد في تخطي العقبات التي قد يواجهها المشروع، في أي مرحلة من المراحل، كما تساعد في فهم التكلفة والنطاق والإطار الزمني للمشروع.
اقرأ أيضًا: 9 نظريات قديمة يمكنها مساعدتك في عملك
التنفيذ
أما المرحلة الثالثة من مراحل إنجاز أي مشروع فهو وضع الخطة موضع التنفيذ، أي محاولة التطبيق العملي لكل تفاصيل الخطة التي تم وضعها بالفعل. وفي هذه المرحلة يتم التأكد من أن كل شخص مدرك لمهامه على نحو تام، بالإضافة إلى مراقبة التقدم العملي الذي يحققه المشروع.
وخلال هذه الخطة يجب على فريق العمل تسجيل الاختلافات بين الخطة الأصلية الموضوعة سلفًا وبين الممارسات التي تتم في موقع العمل؛ لذا من المهم إجراء التحديثات اللازمة على الخطة اعتمادًا على تلك الممارسات.
اقرأ أيضًا: 4 نصائح عملية للشركات الناشئة
المراقبة والتحكم
الهدف الأساسي من هذه المرحلة هي مراقبة مدى قدرة المشروع على الوفاء بأهدافه التي وضعها لنفسه، ومحاولة التحكم في العوامل الخارجية التي قد تسبب انحرافًا في مؤشرات الأداء.
ويجب على فرق العمل في هذه المرحلة قبل الأخيرة من مراحل إنجاز أي مشروع مراقبة مدى التقدم في الأداء؛ في محاولة لتسليم المشروع في الوقت المحدد، وحساب مؤشرات الأداء الرئيسية، وتتبع الاختلافات بين التكلفة والوقت المخصصين للإنجاز. تساعد هذه اليقظة المستمرة في الحفاظ على تقدم المشروع بسلاسة.
مرحلة الإغلاق
تلك هي آخر مرحلة من مراحل إنجاز أي مشروع وفيها يكون العمل وصل إلى نهايته، كما يتم، خلال هذه المرحلة أيضًا: إنهاء عقود الموردين، والإفراج عن موارد المشروع، وإبلاغ إغلاق المشروع لجميع أصحاب المصلحة.
وأهم خطوة يتم اتخاذها هنا هي الخروج بالاستخلاصات الأساسية والدروس المستفادة؛ لمعرفة ما تم القيام به على نحو جيد وتحديد ما تم التقصير فيه؛ أملًا في استخدام هذه الدروس وتلك التوصيات في المشروعات والمهام الأخرى التي ستقوم بها الشركة فيما بعد.
اقرأ أيضًا:
كيف تتخطى الأزمات في بداية مشروعك؟
نصائح قبل بدء مشروعك.. كيف تتجاوز المرحلة الأصعب؟
