يبدو السؤال: كيف تدير وقتك وتنجح في أعمالك؟ ذا شقين، لكن شطره الثاني يأتي نتيجة للشطر الأول؛ فإذا نجح المرء في إدارة وقته بحكمة وفعالية وذكاء لن ينجح في عمله فحسب بل في حياته الشخصية كذلك.
هذا يعني من دون شك أن إدارة وتنظيم الوقت أمر من الأهمية بمكان، وإلا لذهبت أعمارنا هدرًا، لكن أهميته لا تعني السهولة، فتنظيم الوقت -كي نكون صادقين- مهمة شاقة، والمرء بحاجة إلى تدريب طويل كيما يتمكن من إجابة السؤال: كيف تدير وقتك؟ بل العمل بمفاد هذا الجواب.
كيف تدير وقتك؟
ونوضح في «رواد الأعمال» بعض ملامح الإجابة عن السؤال: كيف تدير وقتك؟ وذلك على النحو التالي..
-
أين يضيع وقتك؟
قبل أن تبدأ في إجابة السؤال: كيف تدير وقتك؟ من المهم أن تعرف بالضبط كيف وأين “تضيع” الوقت خلال اليوم. يجد بعض الأشخاص أنه من المفيد استخدام أداة مثل RescueTime للاحتفاظ بسجل لكيفية قضاء وقتهم.
إذا كان هذا لا يروق لك تدرب على الانتباه لأنشطتك اليومية ولاحظ أين تكمن عوامل التشتيت والعقبات. هل تضيع الوقت في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي؟ هل تلهيك طلبات زملائك في العمل؟ هل تجد تركيزك ينخفض في وقت معين من اليوم؟
إن إدراك الأنشطة التي يضيع فيها وقتك أول خطوة على طريق معرفة كيف تدير وقتك؟ ومن ثم إدارته بشكل أفضل.
اقرأ أيضًا: ما هي أبرز أسباب الفشل في إدارة الوقت؟
-
صُنع قائمة المهام
إذا أردت إجابة واضحة عن سؤال: كيف تدير وقتك؟ فضع قائمة مهام بما عليك النهوض به، طبعًا يستلزم هذا إفراغ عقلك كله على الورق؛ أي دوّن كل ما تحتاج إلى إنجازه مهما كان كبيرًا أو صغيرًا، بما في ذلك: رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمشاريع والأفكار والمواعيد والمهمات.
إذا كانت لديك مهام كبيرة في القائمة فقسِّمها إلى أهداف أصغر؛ بحيث يمكن إدارتها خطوة بخطوة. من خلال إنشاء قائمة ملموسة ستحرر عقلك من عبء محاولة التذكر، وسيمكنك التركيز على ما يجب أداؤه في الوقت الحاضر.
-
ترتيب الأولويات
بمجرد إنشاء القائمة يكون الوقت حان لتحديد الأولويات. اسأل نفسك: ما المهام الأكثر أهمية؟ وحدد أفضل ترتيب لإكمالها في الوقت المضروب لها تمامًا.
هناك طرائق كثيرة يمكن من خلالها ترتيب الأولويات؛ منها تقسيم المهام إلى: مهم وعاجل، مهم وغير عاجل، غير مهم وغير عاجل.. إلخ.
بسوف تحصل المهام العاجلة والمهمة على أولوية قصوى، ولعل الهدف من ترتيب الأولويات هو تقليل عدد المهام التي تندرج ضمن هذه الفئة.
عندما تتحكم في جدولك الزمني يجب أن يكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام غير العاجلة ولكنها مهمة، وعلى المدى الطويل ستتمكن من تقليل احتمالية أن تصبح المهام المهمة عاجلة. هذه إجابة جيدة -على سبيل المثال- عن سؤال: كيف تدير وقتك؟
اقرأ أيضًا: أفضل نصائح لتنظيم الوقت
-
تعيين الوقت الزمني لكل مهمة
بمجرد تحديد أولويات قائمتك ستحتاج إلى تقدير مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة وإنشاء جدول زمني لأدائها.
قد يبدو تقدير الوقت اللازم لكل مهمة أمر سهل ولكنه في الواقع ليس كذلك؛ فبشكل عام نميل إلى المبالغة في تقدير الوقت اللازم للمهام القصيرة والتقليل من الوقت اللازم للمهام الطويلة، وهي ظاهرة تُعرف باسم “مغالطة التخطيط”.
واتضح أن جدولتنا السيئة ترجع أحيانًا إلى الخوف من الفشل أكثر من عدم القدرة على تقدير الوقت الذي نحتاجه. على سبيل المثال: إذا انتظرنا حتى اللحظة الأخيرة لبدء مهمة ما فإننا نواجه مشكلة عدم وجود الوقت الكافي لأدائها بشكل جيد.
عندما يتعلق الأمر باختيار أوقات لإكمال المهام -أحد محاور الإجابة عن سؤال: كيف تدير وقتك؟- فكن على دراية بكيفية تغير مستويات الطاقة لديك على مدار اليوم والتخطيط وفقًا لذلك.
استهدف معالجة المهام الصعبة عندما تكون طاقتك في ذروتها، والتي تعتبر بالنسبة للكثيرين منا في الصباح. احتفظ بالمزيد من المهام الروتينية لاستخدامها في وقت لاحق من اليوم، عندما يكون من المرجح أن تصبح متعبًا ومشتتًا.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت الطوارئ.. كيف تظل منظمًا رغم العقبات؟
-
لا تنسَ أوقات الراحة
لا يعني العمل لساعات أطول بالضرورة العمل بشكل أكثر إنتاجية. تظهر الأبحاث مرارًا وتكرارًا أن أدمغتنا لا يمكنها التركيز إلا لفترة محدودة من الوقت وتتطلب فترات راحة منتظمة لإعادة تنشيطها.
هذا يعني أنك ستكون أكثر إنتاجية إذا عملت في فترات تركيز قصيرة متكررة بدلًا من جلسة واحدة طويلة ومستمرة. يمكنك المشي أو تناول القهوة أو الاختلاط بالآخرين أو ممارسة التأمل لبضع دقائق. الشيء المهم هو أن تأخذ استراحة بدنية وعقلية من عملك، ومنح عقلك فرصة للراحة وإعادة شحن طاقتك. هكذا نكون أجبنا عن سؤال: كيف تدير وقتك؟
اقرأ أيضًا:
كيف توازن بين العمل والحياة الأسرية؟
دليل تنظيم الوقت.. ملامحه وطرق إنشائه
ترتيب المهام الأسبوعية.. طرق لتحقيق الإنتاجية
