تعد “قائمة مهام لا ينبغي تنفيذها” بمنزلة أداة مفيدة لمساعدتك في التركيز أكبر على الأشياء المهمة بحياتك ومسيرتك المهنية.
ببساطة، إنها قائمة بالمهام التي لا يجب تنفيذها، مهما كانت. يمكنك حذفها، أو تفويضها، أو الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها. أو ببساطة رفضها عندما تحاول إيجاد طريقها إلى قائمة المهام التي يجب عليك تأديتها بالفعل.
كما أن إعداد قائمة المهام التي لا يجب عليك تنفيذها يجب أن يساعدك في الحفاظ على تركيز أفضل وأداء المهام التي تخلق أكبر قيمة فقط. بالإضافة إلى أن تكون أكثر واقعية. بحيث تركز على المهام الأكثر أهمية بنسبة 80% على الأقل من الوقت.
قائمة المهام غير المهمة
يمكن أن تصبح قائمة المهام الخاصة بك مثقلة بسرعة. خاصة إذا كانت لديك مشكلة في رفض المهام أو تفويضها والاستعانة بمصادر خارجية للقيام بها.
يمكن أن يحدث هذا أيضًا إذا كنت ضعيفًا في إدارة المهام. ولا يمكنك التمييز جيدًا بين المهام العاجلة/المهمة، والمهام ذات التأثير المنخفض/العالي.
بالإضافة إلى ذلك، فإن بعض الأشخاص معرضون جدًا للتشتت. والوقوع تحت تأثير العادات السيئة. لذا فإن قائمة المهام الخاصة بهم مليئة دائمًا بالمهام التي لا يتم إكمالها أبدًا.
كذلك فإن الفكرة العامة لقائمة المهام التي لا يجب القيام بها هي عدم الاضطرار إلى النضال من أجل ضبط النفس.
ويجب أن تساعدك على التخلص من المهام ذات القيمة المنخفضة والعادات السيئة من حياتك. بحيث لا تضطر إلى الموازنة بين الإيجابيات والسلبيات. أو الوقوع في مأزق ما. إذا كان يجب عليك استثناء أم لا، أو الشعور بالذنب لقولك لا، وما إلى ذلك.
ببساطة، تقول “لا”؛ لأنه لا يُسمح لك بفعل الأشياء المدرجة في قائمة المهام التي لا يجب القيام بها.
مهام لا ينبغي أن تكون على جدولك
ولكن ما المهام التي يجب أن تكون على قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها؟ إن الأشياء الموجودة على قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها عادةً هي كل الأشياء التي تعرفها وتشعر في قرارة نفسك أنه لا يجب عليك قضاء الوقت فيها. ولكنك غير قادر بطريقة أو بأخرى على التوقف عن فعلها.
كما يمكن أن تساعدك قائمة المهام التي لا يجب عليك تنفيذها على الاهتمام بهذه الأنواع من المهام بمنهجية مرة واحدة وإلى الأبد.
ويجب أن تكون المهام والأشياء التالية على قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها:
- نقاط ضعفك فيما يتعلق بالأشياء التي تريد أن تقول لها لا، لكنك لا تستطيع بطريقة ما.
- كل ما يعتبر مصدر إلهاء عن البقاء منتجًا.
- كل المهام التي تجد نفسك فيها بطريقة ما بانتظام. ولكن يمكنك حذفها أو تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية.
- مسؤوليات الآخرين.
- المهام التي لها تأثير ضئيل على إنتاجيتك للقيمة (على سبيل المثال، المشاريع الصغيرة التي تعيق دائمًا المشاريع الأكبر).
- كل المهام التي تستنزفك عاطفيًا.
- العادات السيئة التي تريد التخلص منها.
- الأشياء التي لا تحتاج ببساطة إلى القيام بها.
- الأشياء التي خارج سيطرتك.
وبالطبع، كل شيء آخر تريد التخلص منه بمنهجية لإفساح المجال لمهام أكثر أهمية، أو حتى لمجرد الحصول على مزيد من الوقت الفراغ.
إعداد قائمة مهام لا ينبغي تنفيذها
إن إعداد قائمة مهامك التي لا يجب عليك تنفيذها أمر سهل. إليك الخطوات اللازمة لذلك:
-
الخطوة 1: خذ وقتك في إعداد القائمة
أولًا، عليك أخذ وقتك في إعداد القائمة. من المؤكد أن الأمر يستحق نيل 30 إلى 60 دقيقة الآن لتوفير ساعات في حياتك اليومية لاحقًا.
-
الخطوة 2: حلل مهامك من الأشهر السابقة
الخطوة الثانية هي التأمل. عليك أن تحلل مهامك من الأشهر السابقة. وخاصة المهام المتكررة.
افتح التقويم أو قائمة المهام أو برنامج تتبع الوقت وابحث عن الأنماط. يجب أن تفعل الشيء نفسه مع الطلبات المختلفة التي تتلقاها من الأشخاص في حياتك الشخصية والمهنية.
-
الخطوة 3: حدد المهام التي ينبغي التخلص منها
خصص بضع دقائق لكل مهمة متكررة. أولًا، حدد مدى تأثير المهمة على مستقبلك.
كن صادقًا مع نفسك بشأن ما يجب أن يكون في قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها.
كذلك حاول بشكل خاص تحديد المهام التي تساعدك على المماطلة. وأيضًا المهام التي تواجه مشكلة في قول لا لها. ابحث عن المهام المتكررة وضعها في قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها.
-
الخطوة 4: تعلم كيفية قول لا
-
ابدأ في قول لا لنفسك وللآخرين. هذا بالطبع هو الجزء الأصعب. يجب عليك أيضًا مراجعة قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها بانتظام (كل ربع سنة على الأقل) لإضافة أشياء جديدة إلى القائمة أو حذف شيء ما إذا تغير وضع حياتك.
يمكنك أيضًا استخدام مفهوم قائمة المهام التي لا يجب عليك القيام بها في بداية يوم عمل جديد. عندما تأخذ وقتًا لاجتماعك الصباحي لمدة 15 دقيقة مع نفسك (أو فريقك) للتخطيط لمهامك.
بدلًا من سؤال نفسك فقط عن المهام التي ستؤديها في يوم معين. اصنع قائمة بالمهام التي لن تقوم بها بالتأكيد في ذلك اليوم أيضًا. سيخفف هذا الكثير من الضغط عن أكتافك. وستتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية. والحفاظ على قوة عضلة القرار لديك لاختيارات مهمة أخرى.
مثال على قائمة مهام لا ينبغي القيام بها
فيما يلي مثال لكيفية ظهور قائمة المهام غير المرغوب فيها. تأكد من إبقاء القائمة في حدود 10 إلى 20 عنصرًا. حتى لا تكون مزدحمة للغاية. وبالتالي يصعب الانتباه إليها:
- عدم التعامل مع الساخطين.
- عدم تجاوز حدودي مع الآخرين.
- عدم التحقق من بريدي الإلكتروني باستمرار.
- عدم فتح بريدي الإلكتروني أثناء العمل.
- عدم الرد على كل بريد إلكتروني أو رسالة فورية.
- عدم عقد اجتماعات (شخصيًا أو عبر الهاتف) دون جدول أعمال واضح وموعد نهائي.
- عدم التحدث في أمور ثانوية (شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر الرسائل الفورية).
- عدم استخدام شبكات التواصل الاجتماعي (باستثناء الترويج لمدونتك).
- عدم الثرثرة حول الآخرين.
- عدم الذهاب إلى الفراش متأخرًا (بعد منتصف الليل).
- عدم تناول طعام ثقيل بعد الساعة 7 مساءً.
ماذا عنك؟ ما الذي يجب أن يكون في قائمة المهام غير المرغوب فيها؟ خذ قطعة من الورق وقلمًا وابدأ في إنشاء خطتك الخاصة، ثم انشرها على الحائط وتأكد من أنك ملتزم بها قدر الإمكان.
بقلم/ Blaz Kos
المقال الأصلي (هنــــــــــا).
