الوقت ليس المشكلة.. الأولويات هي المعركة الحقيقية

ًليست فعالية القيادة مسألة إنجاز المزيد من المهام، بل إنجاز ما يهم فعلًا. والمشكلة التي يواجهها كثير من القادة لا تتعلق بإدارة الوقت، بل بعدم وضوح ما الذي لا يستطيع القيام به سواهم داخل أدوارهم.

المفتاح الخفي للفعالية يتمثل في ترتيب العمل حول ما يخص دورك وحدك. فالأدوار داخل المؤسسات وجدت لأن قرارات وواجبات معينة تعود حصريًا لشاغل هذا المنصب. وإذا لم يكن هناك ما يميز الدور من مسؤوليات فريدة، فلا حاجة لوجوده أصلًا.

سؤال حاسم

بصفتي مدربًا تنفيذيًا أعمل مع رؤساء تنفيذيين لشركات مدرجة ضمن قائمة فورتشن 500، هناك سؤال واحد يربكهم دائمًا: ما الذي لا يستطيع القيام به سوى الرئيس التنفيذي؟

عندما تكون رئيسًا تنفيذيًا، لديك حرية شبه مطلقة في إدارة وقتك. لا أحد يملي عليك الاجتماعات التي يجب حضورها — باستثناء اجتماعات مجلس الإدارة — ولا المشاريع التي ينبغي العمل عليها. في المقابل، هناك عدد لا نهائي من الملفات التي تتنافس على وقتك. فكيف تحدد ما يستحق الأولوية؟

الإجابة تبدأ بتحويل السؤال من «كيف أستوعب كل شيء؟» إلى «ما الذي لا يستطيع القيام به سواي؟»، ثم مواءمة السلوك اليومي مع المتطلبات الحقيقية للدور.

فجوة الأولويات

غالبًا ما يشغل القادة مناصب فريدة داخل مؤسساتهم، لكن كثيرين لم يفكروا بعمق في الأنشطة التي تخص دورهم وحدهم. الرئيس التنفيذي، على سبيل المثال، هو المسؤول عن تحديد الإستراتيجية. وإذا لم يخصص وقتًا كافيًا لذلك، فإنه يُخفق في أداء جوهر دوره.

مع ذلك، يميل كثير من القادة إلى الانشغال بما يحبون فعله، أو بما يجيدونه، أو بما اعتاد عليه من سبقهم في المنصب. ومع مرور الوقت، تتحول هذه السلوكيات الافتراضية إلى نقطة عمياء مكلفة في ترتيب الأولويات.

عند مساعدة الرؤساء التنفيذيين، أطلب منهم تحديد أهم خمس أولويات لديهم، ثم أراجع تقاويمهم لثلاثة أشهر. في أغلب الحالات، أقل من 50% من وقتهم يذهب لما يقولون إنه الأهم.

والسبب معروف: إغراء العاجل، ومتعة حل المشكلات، والرغبة في التدخل عند كل أزمة. أحد الرؤساء التنفيذيين الذين عملت معهم كان يفاخر بارتداء «خوذة إطفاء» رمزية في مكتبه، تعبيرًا عن شغفه بحل الأزمات. كانت هذه قوته، لكنها تحولت إلى نقطة ضعف حين أبعدته عن مهامه الإستراتيجية.

ما لا يُفوّض

توجد المناصب في الهيكل التنظيمي لأن شاغلها مخول باتخاذ قرارات محددة لا يمكن لغيره اتخاذها. التفكير في «ما الذي لا يستطيع القيام به سوى صاحب الدور» تمرين حاسم في التركيز؛ لأنه يزيح التفضيلات الشخصية ويعيد الانتباه إلى ما هو جوهري للنجاح.

وقد خلصتُ إلى أن هناك خمس مهام لا يستطيع القيام بها سوى الرئيس التنفيذي:

أولًا: تعيين وإقالة أعضاء الفريق القيادي الأعلى. فاختيار الفريق لا يتعلق بالكفاءة فقط، بل بمدى تكامله مع نقاط قوة وضعف الرئيس التنفيذي.

ثانيًا: امتلاك الإستراتيجية. الرئيس التنفيذي مسؤول عن قرارات تخصيص الموارد، وتحديد الفرص، وإدارة المخاطر.

ثالثًا: ضمان الالتزام بالأولويات. في بيئة مزدحمة بالمبادرات، يحتاج الموظفون إلى مرجعية نهائية تحدد ما الذي يستحق التركيز.

رابعًا: قيادة الثقافة المؤسسية. الثقافة قد تصنع النجاح أو تدمره، والرئيس التنفيذي هو الرمز الأول لها.

خامسًا: إدارة العلاقات الرئيسية. أعضاء مجلس الإدارة، والمستثمرون الكبار، والعملاء الإستراتيجيون، والموردون الرئيسيون يريدون التعامل مباشرة مع الرئيس التنفيذي.

إطار عملي

بعد وضوح هذه المهام، يمكن للقائد ترتيب وقته عبر أسئلة بسيطة:

ماذا أمتلك بالكامل؟

كذلك ماذا أمتلك بالشراكة مع غيري؟

ماذا ينبغي تفويضه؟

أيضًا ماذا أراقب فقط؟

وماذا ينبغي تجاهله عمدًا؟

في النهاية، أيًا كان موقعك، هناك أمور لا يستطيع القيام بها سوى صاحب دورك. هل تعرف ما هي؟ وهل تقضي وقتك عليها فعلًا، أم أنك تنشغل بما يمكن لغيرك إنجازه؟

بقلم/ مارتن دوبين

طبيب نفسي سريري ومستشار لكبار المديرين التنفيذيين ورواد الأعمال في وادي السيليكون.

المصدر: Psychology Today