لا تظن أن تنظيم وقتك بنجاح مسألة صعبة أو مستحيلة، يكفي فقط أن تضع قدمك على أول الطريق ثم ستجد أن الأمور سارت في المسار الطبيعي والصحيح، المشكلة هنا تكمن في نقطة البداية، في الخطوة الأولى، خاصة أنك من المفترض أن تنتقل من نمط حياة تهدر فيه وقتك إلى نمط آخر تحافظ فيه على كل دقيقة.
يساعدك تنظيم وقتك بنجاح في إدارة وقتك وحياتك بشكل أفضل، واستعادة السيطرة على أيامك. وسواء كان ذلك في وظيفتك أو أسلوب حياتك ككل فإن معرفة كيفية تنظيم وقتك بنجاح يمكن أن يساعدك في الشعور بمزيد من الراحة والتركيز والتحكم.
ليس سرًا أن تكون أغلب الشكاوى من نوعية: لا توجد ساعات كافية في اليوم لإنجاز كل ما يجب القيام به، سببها الأساسي الإخفاق في إدارة الوقت على نحو حكيم وفعال.
اقرأ أيضًا: تذكر المهام.. 6 حيل ذكية تقاوم النسيان
خطوات تنظيم وقتك بنجاح
ويقدم «رواد الأعمال» بعض الخطوات التي تساعدك في تنظيم وقتك بنجاح، وذلك على النحو التالي..
-
اعرف أين تهدر وقتك أولًا
إذا أردت الدواء فعليك بمعرفة وتشخيص الداء، ومن ثم لن تعرف كيفية تنظيم وقتك بنجاح من دون أن تعرف أين تهدر وقتك حقًا؛ فبمجرد أن تقرر النشاط الذي تضيع فيه الوقت ستحتاج إلى بذل جهود متضافرة لتغيير عادات إدارة الوقت الخاصة بك.
هل تقضي الكثير من الوقت في تصفح الإنترنت، أو قراءة البريد الإلكتروني، أو النشر على Facebook، أو إرسال الرسائل النصية، أو إجراء مكالمات شخصية؟ إذا كان الجواب بنعم فهذا ناقوس خطر أولى بك أن تنتبه له.
في استطلاع أجراه موقع salary.com اعترف 89 بالمائة من المستجيبين بإضاعة الوقت كل يوم في العمل:
- 31 % يضيعون 30 دقيقة تقريبًا يوميًا.
- 31 % يهدرون ساعة واحدة تقريبًا يوميًا.
- 16 % يضيعون ما يقرب من ساعتين يوميًا.
- 6 % يضيعون ما يقرب من ثلاث ساعات يوميًا.
- 2 % يضيعون ما يقرب من أربع ساعات يوميًا.
- 2 % يضيعون خمس ساعات أو أكثر يوميًا.
إذًا هل أنت مبذر للوقت؟ يساعد تتبع الأنشطة اليومية في تكوين صورة دقيقة عن مقدار الوقت الذي تقضيه في الأنشطة المختلفة، وهي الخطوة الأولى على طريق تنظيم وقتك بنجاح.
اقرأ أيضًا: جدول تنظيم المهام.. التحكم فيه أم التخلص منه؟
-
تحديد أهداف إدارة الوقت
لماذا تريد تنظيم وقتك بنجاح؟ هذا السؤال لا بد أن تطرحه على نفسك، فإجابته ستعينك على المضي قُدمًا. وتذكر أن التركيز في إدارة الوقت هو في الواقع تغيير سلوكياتك وليس تغيير الوقت. أفضل مكان للبدء هو التخلص من الأشياء التي تهدر الوقت.
لمدة أسبوع، على سبيل المثال، حدد هدفًا يتمثل في أنك لن تتلقى مكالمات هاتفية شخصية أو ترد على الرسائل النصية غير المتعلقة بالعمل أثناء عملك.
حدد من تريد أن تكون؟ وما هي أولوياتك في الحياة؟ وما الذي تريد تحقيقه في حياتك المهنية أو الشخصية؟ فذاك هو المبدأ التوجيهي لكيفية قضاء وقتك بحكمة وإدارته بفعالية.
بمجرد الانتهاء من رسم الصورة الكبيرة يمكنك بعد ذلك تحديد بعض الأهداف قصيرة ومتوسطة المدى؛ إذ تساعدك معرفة أهدافك في التخطيط بشكل أفضل، والتركيز على الأشياء التي تساهم في تحقيق أهدافك.
-
حدد أولوياتك
إذا أردت أن تعرف تنظيم وقتك بنجاح فيجب أن تبدأ كل يوم بجلسة تحدد أولويات المهام لذلك اليوم وتضع معيار الأداء الخاص بك. إذا كانت لديك 20 مهمة في يوم ما فكم عدد المهام التي تحتاج حقًا لإنجازها؟
يركز الأشخاص الذين يديرون وقتهم جيدًا على أنشطة “ليست عاجلة ولكنها مهمة”. وبهذه الطريقة فإنها تقلل من فرص أن تصبح الأنشطة “عاجلة ومهمة”. إن الهدف هنا هو تعلم كيف تصبح أفضل في تقليل عدد المهام العاجلة والمهمة؛ فالاضطرار إلى التعامل مع الكثير من المهام العاجلة يمكن أن يكون مرهقًا.
اقرأ أيضًا: استهلاك وقت الفراغ.. طرق التغلب على المشكلة
-
فوّض ما يمكن تفويضه
التفويض من أصعب الأشياء التي يجب تعلمها لكثير من أصحاب الأعمال، ولكن بغض النظر عن مدى صغر حجم عملك فأنت بحاجة إلى السماح للآخرين بتحمل بعض العبء.
يسمح التفويض بمشاركة المهام التي من الأفضل تركها لشخص آخر؛ حتى تتمكن من تحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي لديك، ومن ثم معرفة تنظيم وقتك بنجاح.
-
ركز على النتائج
يعني تنظيم وقتك بنجاح القيام بعمل عالي الجودة، وليس بكميات كبيرة؛ لذلك ركز على النتائج النهائية وليس على مدى كونك مشغولًا.
فإنفاق المزيد من الوقت على شيء ما لا يعني بالضرورة تحقيق المزيد فيه، وقد لا يكون البقاء ساعة إضافية بالعمل في نهاية اليوم، على سبيل المثال، هي الطريقة الأكثر فعالية لإدارة وقتك.
-
صنع قائمة المهام
تُعد قوائم المهام طريقة جيدة للبقاء منظمًا، ويفضل الاحتفاظ بقائمة مهام واحدة؛ لتجنب فقدان التركيز بسبب القوائم المتعددة.
يساعدك الاحتفاظ بقائمة في تحديد أولوياتك ووضع توقيت لكل مهمة، كما يمكن أن يساعدك في تأجيل المهام غير العاجلة. وتأكد من الاحتفاظ بقائمتك في مكان يسهل الوصول إليه، كأن تحفظها على هاتف المحمول. إذا اتبعت هذه الطرق فستكون قد عرفت كيفية تنظيم وقتك بنجاح.
اقرأ أيضًا:
تنظيم وقت الموظف.. أدوات مُهمة لزيادة الإنتاجية
تحديد مهام الموظفين.. تنظيم الأداء ورفع الإنتاجية
تنظيم وقت المهام العاجلة.. كيف يُمكن ذلك؟
تنظيم الوقت للكسالى.. التغلب على مشكلة مزمنة
