على ما يبدو أن جدولة المهام العملية بمثابة قنبلة موقوتة، فعلى مدار اليوم ستجد نفسك تتنقل بين الحجوزات المزدوجة. وإعادة الجدولة في اللحظة الأخيرة. بالإضافة إلى الاجتماعات التي تستهلك يومك بأكمله. لكن هذا قد يعرضك للخطر؛ حيث حذرت منظمة الصحة العالمية من أن الإجهاد الناتج عن جداول العمل الفوضوية يمكن أن يؤثر بشكل خطير على صحتك.
لكن عند القيام بذلك بشكل صحيح؛ فإن الجدولة الفعالة تحافظ على تنظيم فرق العمل. وتقلل من التوتر. كما تسمح لك بترتيب أولويات عملك بشكل صحيح.
فيما يلي نستعرض أبرز العقبات التي تقف عائقا أمام جدولة المهام العملية وكيفية معالجاتها:
تحديات جدولة المهام العملية
يجب أن يجعل الجدول الزمني المخطط له جيدًا العمل أكثر سلاسة وليس مرهقًا. ومع ذلك، في العديد من أماكن العمل، تؤدي مشاكل الجدولة في العديد من أماكن العمل إلى الإرهاق والارتباك وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
تغييرات اللحظة الأخيرة وضعف التخطيط
حدوث التغييرات في اللحظة الأخيرة أمر شائع في الصناعات ذات المتطلبات غير المتوقعة. حيث يشعر الموظفون بالصدمة العمياء. وتنخفض الروح المعنوية. وبالتالي تعاني الشركات من عمليات غير فعالة بدون نهج منظم.
تضارب الأولويات
إن تداخل الاجتماعات هو تعارض شائع في الجدولة الزمنية. ما يجبر الموظفين على تخطي مناقشة واحدة أو التوفيق بين مناقشتين في وقت واحد، وغالبًا ما يقومون بمهام متعددة خلالهما.
ولذلك، يتم تفويت القرارات المهمة، وتتأخر المهام. أيضًا يشعر الموظفون بالإرهاق بسبب التعارض المستمر في التقويم.
وقد أثبتت الدراسات أن 25% من الاجتماعات تضم 8 مشاركين أو أكثر في المتوسط. كما أن متوسط مدة الاجتماع يستغرق 51 دقيقة تقريبًا. ومن المرجح أن تؤدي هذه الاجتماعات الكبيرة إلى قضاء ما لا يقل عن 6 إلى 8 ساعات من وقت الاجتماع الجماعي أسبوعياً على المستوى التنظيمي.
سوء توزيع الوقت على المهام المطلوبة
يؤدي هذا الخلل في التوازن إلى الإرهاق بالنسبة للبعض وفك الارتباط بالنسبة للبعض الآخر. يبدأ الموظفون المثقلون بالأعباء في ارتكاب الأخطاء. بينما يشعر الموظفون الذين لديهم عمل أقل من اللازم بالتقليل من قيمة العمل. وبمرور الوقت، يتراكم الاستياء وتتأثر الإنتاجية.
فقد تجد في نفس الفريق اثنين من الموظفين تجارب مختلفة بشكل كبير: المصممة الأقدمز غارقة في مشاريع غير مكتملة. وتسهر لوقت متأخر كل ليلة للوفاء بالمواعيد النهائية. بينما يقضي المصمم المبتدئ نصف يومه في انتظار مهام جديدة.
غياب الشفافية وضعف التواصل
عندما لا يتم الإبلاغ عن الجداول الزمنية والمواعيد النهائية بوضوح؛ حيث تتعثر الفرق في دوامة من الارتباك والتوقعات الفائتة والضغط غير الضروري.
لذا تقوم شركة تطوير برمجيات بإطلاق مشروع كبير ولكنها تفشل في إطلاع الفرق على التغييرات في الجدول الزمني للمشروع.
كما يعتقد فريق التصميم أن أمامهم أسبوعين إضافيين لوضع اللمسات الأخيرة على الصور المرئية. حتى يعلموا أن الموعد النهائي قد انقضى بالفعل. فيبدأ الذعر في اللحظة الأخيرة والعمل المتسرع والمنتج النهائي دون المستوى.
اختلاف المناطق الزمنية
تمثل صراعات المناطق الزمنية صداعاً مستمراً للفرق العالمية. وغالبًا ما تؤدي الجدولة عبر مناطق زمنية متعددة إلى حضور الموظفين اجتماعات في ساعات غريبة أو تفويت مناقشات مهمة تمامًا.
عندما لا يتم أخذ فرق العمل عن بعد في الاعتبار عند اتخاذ قرارات الجدولة الزمنية. حيث يصبح التعاون فوضويًا. كما يتأثر التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
عدم وضوح مواعيد التسليم
عندما تكون المواعيد النهائية غير واضحة، تبدأ المشاريع في التفكك. ما يؤدي إلى التوتر والتزاحم في اللحظة الأخيرة.
كذلك، تعني تبعيات المهام أن تأخر فريق واحد يمكن أن يعطل سير العمل بأكمله. وبدون مواعيد نهائية واضحة، تتشكل الاختناقات وتتباطأ الإنتاجية وتتأخر المشاريع.
تعارضات في جدولة المناوبات
غالبًا ما يواجه العاملون في قطاعي التجزئة والضيافة نوبات عمل غير متوقعة تعطل التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
حيث تنشأ نزاعات المناوبات عندما يتم نشر الجداول الزمنية في وقت متأخر جدًا. أو عندما لا يتم إعطاء الموظفين إشعارًا كافيًا. ما يتسبب في ارتفاع معدلات دوران الموظفين. وإحباط الموظفين. وعدم اتساق جودة الخدمة.
تعدد الاجتماعات في فترة زمنية صغيرة
يوم العمل المثالي هو أن يبدأ الموظفون يومهم بخطة عمل. كما يخصصون وقتًا للعمل العميق. ولا يستخدمون الاجتماعات إلا عند الضرورة.
ومع ذلك، فإن الاجتماعات تملأ كل الفترات الزمنية المتاحة. حيث يتنقل الموظفون من مكالمة إلى أخرى. ويقومون بمهام متعددة أثناء المناقشات ويكافحون من أجل إكمال المهام في الوقت المحدد.
وباختصار، عملية جدولة المهام تبدو سهلة وبسيطة، لكنها عملية شاقة ومرهقة. إذا تمت إدارتها بشكل جيد؛ فإن كل اجتماع أو مناوبة أو موعد نهائي هو استثمار في الإنتاجية.
المقال الأصلي: من هنـا
