PDCA هي دورة تحسين تعتمد على الأسلوب العلمي للتحسين المستمر في مجال الأعمال، وقياس النتائج، واتخاذ الإجراء المناسب. وتُعرف أيضًا باسم “دورة ديمنج” أو “عجلة ديمينج” نسبة إلى دبليو إدواردز ديمينج؛ الذي قدم هذا المفهوم في اليابان خلال الخمسينيات من القرن العشرين.
لذا نستعرض في “رواد الأعمال” تاريخ دورة PDCA. وأهدافها ومراحلها.
ما دورة PDCA؟
تتكون دورة PDCA من أربع مراحل:
-التخطيط: تحديد أهداف العملية والتغييرات اللازمة لتحقيقها.
-افعل: تنفيذ التغييرات.
-التحقق: تقييم النتائج من حيث الأداء.
-تصرف: توحيد التغيير وتثبيته أو بدء الدورة مرة أخرى اعتمادًا على النتائج.
PDCA هو أساس التحسين المستمر. إذ يضع القادة الأهداف (الخطة) مقابل خط أساس ثابت للأداء. وتنفذ الفرق التحسينات (Do) لتحقيق الأهداف. ثم يقيسون (التحقق) من التغيير لتقييم الأداء مقابل الهدف. وإذا حقق الفريق مكسبًا قابلًا للقياس فإنه يوحد (قانون) الطريقة الجديدة من خلال تحديث العمل الموحد. وهذا يضمن أن التحسن مستقر.
تاريخ PDCA
كان والتر شيوهارت أول من طور دورة متكررة للتحسين أطلق عليها اسم دورة شيوهارت، وتتضمن:
- تحديد.
- إنتاج.
- فحص.
ووسع إدوارد ديمنج دورة شيوارت إلى نمط من أربع خطوات للجمهور الياباني. فيما ارتبطت دورة ديمنج ارتباطًا وثيقًا بمفهوم جودة المنتج والابتكار والتعلم بالممارسة طوال دورة حياة المنتج بأكملها.
على وجه التحديد تحقق دورة ديمنج التالي:
1. تصميم المنتج مع الاختبار المناسب.
2. صنع المنتج واختباره في الإنتاج وفي المختبر.
3. بيع المنتج إلى السوق.
4. اختبار تجربة العملاء وإعادة التصميم للتحسين.
وفي عام 1951 عدّل الاتحاد الياباني للعلماء والمهندسين (JUSE) إطار عمل ديمنج إلى دورة PDCA الأكثر شهرة. ورغم مرور أكثر من نصف قرن على تقديم دورة ديمنج للمديرين التنفيذيين في اليابان. إلا أن معظم الأساليب المفتوحة لا تزال تسعى إلى تكرار دورات التعلم في أسرع وقت ممكن؛ للحصول على تعليقات العملاء وإجراء تحسينات في جميع المجالات ذات الصلة.
قد تتغير اللغة قليلًا لكن التفكير الأساسي لم يتغير كثيرًا. خذ بعين الاعتبار المفهوم المكون من ثلاث مراحل: البناء، والقياس، والتعلم، الذي نشره إريك ريس في كتابه “The Lean Startup”.
وتشبه عمليته التكرارية بشكل أساسي دورتي شوهارت وديمينج الأصليتين. قد تتغير الكلمات لكن المفاهيم الكلاسيكية الخالدة تظل كما هي.
موارد إضافية
- اختبر تفكيرك في PDCA من خلال قراءة A3 بشكل عكسي.
- أنشئ مقاس A3 حقيقيًا، وافعل أكثر من مجرد ملء الصناديق.
- المخاطر في لوحة Huddle: كيفية تدريب الفريق بعيدًا عن “التفكير السريع” إلى PDCA المنضبط.
- إرشادات عملية لاستخدام الاستفسار المتواضع في حل مشكلات PDCA والتدريب عليها.
- مفتاح اللين: خطط، وافعل، وتحقق، وتصرف.
ما أهداف عجلة ديمنج؟
فيما توفر عجلة ديمنج، المعروفة أيضًا باسم دورة PDCA، إطارًا لتحسين العمل التنظيمي وتعزيز التحسين المستمر للموظفين. فهو يمكّن قادة الفرق والمديرين من تعزيز عمليات شركاتهم، والاستفادة من الخبرة الداخلية لتلبية احتياجات الشركة بشكل فعال.
ومن خلال عجلة ديمنج يصبح التحسين المستمر للفرق داخل الشركة أمرًا ممكنًا، مدفوعًا بالخبرة المتراكمة. ويتطلب تنفيذها المثابرة والتفاني من جانب الفرق، بدءًا بالعناصر الموجودة وتحسينها تدريجيًا لتحقيق النتائج المثلى. وهذا يؤكد أهمية الصبر والمثابرة والتصميم والتنظيم.
علاوة على ذلكفإن عجلة ديمنج تمتد فائدتها إلى ما هو أبعد من العمليات الداخلية؛ إذ يترفع مستويات الرضا عن العمليات والمهام والأساليب واستراتيجيات التسويق والمنتجات.
كما يمكن لرجال الأعمال الذين يشرعون في مشاريع جديدة إعادة هيكلة أساليبهم باستخدام طريقة PDCA. وتستطيع الشركات النشطة أن تستغل قوتها لتحقيق تحسينات كبيرة في الإنتاجية.
ما مراحل دورة PDCA؟
فيما تتكون عجلة ديمنج من أربع مراحل أساسية: التخطيط، والتنفيذ، والتحقق، والتصرف، والتي يجب اتباعها بالتسلسل. قد يؤدي تخطي خطوة إلى الإضرار بالنتائج.
بينما يجب على الفرق تكرار هذه المراحل بشكل مستمر حتى يتحقق الرضا، وتشكيل حلقة متكررة تقود إلى التحسين المستمر.
الخطوة الأولى: التخطيط
المرحلة الأولى من دورة PDCA هي مرحلة الخطة، وتعد أساسية لتحقيق النجاح. ومن المهم عدم إغفالها إذا كان التحسين المستمر والنجاح التنظيمي هما هدفك.
خلال مرحلة التخطيط لعجلة ديمنج ينصب التركيز على تحديد التحديات المتعلقة بالمشروع ومهام التخطيط مع تقييم التحديات الحالية.
فيما يستلزم التقييم تحديد الخدمات المتأثرة بالمشروع أو العملية التي يتم تنفيذها وتحديد المهام المرتبطة بها. يمكن أن يساعد استخدام أساليب مثل: الأسئلة الخمسة (من وماذا وأين ومتى ولماذا؟) ومخطط إيشيكاوا على تحقيق هذه الأهداف في مرحلة الخطة.
بعدها من الضروري تحديد الحلول الأنسب لتنفيذ المشروع. ولإتمام مرحلة الخطة يجب إنشاء طريقة تسهل التنفيذ.
الخطوة الثانية: التنفيذ
كما تتضمن المرحلة الثانية من طريقة PDCA تنفيذ الأنشطة الموضحة خلال مرحلة الخطة. والحلول التي تم تحديدها في المرحلة الأولية لعجلة ديمنج يجب أن توضع موضع التنفيذ في هذه المرحلة.
لتحقيق أهدافك حدد الإجراءات التي يجب على كل طرف معنٍ اتخاذها وأبلغ عن النتائج المتوقعة بوضوح لهذه المرحلة من دورة PDCA.
وينبغي تحديد مواعيد نهائية لنشر كل حل ومراقبة الالتزام بها بانتظام. إضافة إلى ذلك تأكد من أن الموارد المتاحة كافية لتنفيذ كل إجراء. من الضروري توثيق أي مشاكل وتعديلات تم إجراؤها، مع تحديد الأسباب الجذرية لهذه المشكلات لمعالجتها بفعالية.
بمجرد تحقيق أهدافك تنتهي من مرحلة التحقق. يمكن أيضًا الإشارة إلى الإغلاق بموعد نهائي أو إدراك أن بعض الإجراءات لا يمكن تحقيقها في النهاية.
الخطوة الثالثة: التقييم
فيما تتضمن الخطوة الثالثة من طريقة PDCA إجراء تقييم للإجراءات المتخذة والأدوات المستخدمة. في حين تعد هذه الخطوة جزءًا لا يتجزأ من إنشاء نظام للابتكار المستمر.
خلال مرحلة التحقق من دورة PDCA عليك تقييم التباين بين النتائج المتوقعة والنتائج الفعلية التي تم تحقيقها. سوف يتم تقييم فعالية جميع العناصر المحددة بمرحلة التخطيط خلال مرحلة التحقق.
الخطوة الرابعة: التحليل
في مرحلة الفعل يتم تكليفك بتحليل النتائج التي تم الحصول عليها بعد إكمال المراحل السابقة. إن النتيجة الإجمالية الإيجابية تستدعي اعتماد الحل الذي تم اختباره دون تردد.
وعلى العكس من ذلك في حالة حدوث نتيجة سلبية يصبح تنفيذ خطة التعافي ضروريًا. بغض النظر عن النتيجة لا تتردد في إعادة النظر بالمستويات المختلفة لطريقة PDCA لتجميع رؤى وتجارب جديدة.
ما أفضل الممارسات عند تنفيذ دورة PDCA؟
لتحقيق نتائج أفضل مع دورة PDCA في الشركة من المهم اتباع بعض أفضل الممارسات في تنفيذ هذه الطريقة.
تدريب الموظفين
تعزيز تدريب الفرق بحيث يتماشى الجميع مع طريقة العمل الجديدة. يعد هذا تغييرًا في الثقافة التنظيمية ويجب أن يكون جزءًا من الاتصالات المنتظمة والطريقة التي تعمل بها الشركة ككل.
الاستخدام المتكرر للدورة
كما يجب أن يكون PDCA جزءًا من روتين الشركة ويستخدم كطريقة متكررة للتحسين. وكما ذكرنا سابقًا فإن الطريقة ليست خطية بل دائرية ولا بد من استخدامها بشكل مستمر لتحقيق النتائج المتوقعة.
جمع البيانات
ينبغي جمع النتائج في كل دورة وتقييم أداء الشركة. ومن هذا التحليل يمكن اقتراح نقاط جديدة للتنظيم والابتكار
أمثلة على PDCA
لتوضيح معنى PDCA بشكل أفضل يمكننا عرض مثال بسيط لمشكلة تم حلها من خلال PDCA. وهو: تطوير زجاجة شامبو جديدة.
بعد معرفة أن العملاء غير راضين عن العبوة بسبب إهدار جزء من المنتج يمكن لشركة مستحضرات التجميل: جمع فريق تطوير المنتج والبحث والتطوير والمعلومات التي يجمعها فريق خدمة العملاء. بعد ذلك تخطيط لحزمة جديدة تلبي توقعات العملاء وتقلل من الهدر.
ومن خلال خطة عمل محددة تتضمن مواعيد نهائية وأهدافًا وأشخاصًا مسؤولين يمكنك البدء في الإنتاج الفعلي للعبوة.
كما أنه عبر البيانات التي يتم جمعها في المصنع، مثل: تكاليف المواد الخام ووقت الإنتاج، يشرف الفريق على العملية ويقيم النتائج. عند هذه النقطة يتم إصدار الحزمة الجديدة وجمع تعليقات العملاء الجدد.
وعن طريق جمع كل المعلومات يتم تحليل الأداء واقتراح حلول جديدة لمزيد من التحسينات، بدءًا من الدورة التالية.
أمثلة على شركات تستخدم دورة PDCA
PDCA هي طريقة أثبتت فعاليتها في أي صناعة، كما يتضح من قصص النجاح الحقيقية من شركات مثل: Nike، وToyota، وNestlé. فيما يلي مثالان حقيقيان للتنفيذ:
Nike
نفذت شركة Nike منهجيات بسيطة لتحسين عملية التصنيع الخاصة بها. ومع ذلك لتحسين ظروف العمل السيئة اعتمدوا دورة PDCA.
ومن خلالها استطاعت شركة Nike تحسين ظروف العمل، وتخلصت من الهدر، ووظفت مديرين يركزون على القيمة. وساعد هذا الالتزام بالأساليب الهزيلة والتحسين المستمر شركة Nike على مضاعفة حجمها؛ حيث انتقل من 100 مليار دولار في عام 2015 إلى أكثر من 200 مليار دولار خلال 2021.
Nestle
تهدف شركة نستله إلى تقليل النفايات من خلال تطبيق منهجيات بسيطة. حيث تبنت طريقة كايزن لضمان أن التحسين المستمر هو مسؤولية الجميع واستخدموا دورة PDCA لتوفير إطار مفصل وزيادة المساءلة.
استخدمت شركة نستله ووترز تقنيات مثل: رسم خرائط تدفق القيمة لتوضيح تدفق المواد والمعلومات اللازمة لتسليم المنتجات النهائية للمستهلكين. ساعدت هذه العملية مصانع التعبئة الجديدة على زيادة كفاءتها.
