أصبحت خيارات العمل عن بعد، في الآونة الأخيرة، أكثر شعبية؛ إذ كشفت دراسة حديثة عن قيام 3.9 مليون أمريكي بالعمل من المنزل لمدة نصف الأسبوع على الأقل، ويشمل ذلك العاملين لحسابهم الخاص، والشركات الصغيرة والكبيرة على السواء.
يبدو من السهل- ظاهريًا- أن نفهم لماذا ينجذب المحترفون لـ”العمل عن بعد”، والذي لا يقتصر على فترة زمنية من خمس إلى تسع ساعات، وعلى إمكانية القيام به في مكان خاص ومريح، بل يساعد أيضًا على التخلص من مشاكل أخرى؛ مثل: وسائل النقل والقيادة.
وإذا كان هناك أصحاب عمل يشعرون بقلق إزاء إنتاجية الموظف الذي يعمل عن بعد، فإنَّ الدراسات تشير إلى أن إنتاجيته تزيد عن نظيره في مقر العمل، وذلك بافتراض أداء الوظيفة من المنزل بشكل فعال. ومع ذلك، عند بناء فريق عمل يؤدي العمل عن بعد، فهناك حاجز واحد يتطلب معالجة؛ وهو إدارة الفريق.
تتيح مساحات العمل التقليدية فرصة التفاعل السريع وجها لوجه للرد على الأسئلة التي تتطلب إجابات فورية، بينما تعتمد الشركاًت المعتمدة على “العمل عن بعد” على رسائل البريد الإلكتروني التي قد لا تتم الإجابة عنها مباشرة أو الهواتف التي من المحتمل أيضًا ألا يتم الرد عليها.
ولاتعد هذه الأساليب رائعة للتواصل بين أعضاء الفريق؛ إذ يمكن أن يخرج الموظفون بسهولة من المكالمات الجماعية أو من سلاسل البريد الإلكتروني، علاوة على أن بعض العملاء قد يواجهون صعوبة في إدارة المهام مع من يعملون عن بعد؛ إذ قد يعمل أشخاص آخرون على نفس المشروع؛ ما يسبب صعوبة في إخبار كل شخص بالجزء الخاص به من المهمة في حالة عدم تواجد الفريق في مكان واحد، وفي الوقت نفسه.
يرى البعض أن ارتفاع شعبية العمل عن بعد، تعني تطوير بعض الأدوات لتخدم حاجة الزملاء في العمل الذين لايكون عملهم بالضرورة في المكان نفسه.
خمس أدوات
فيما يلي خمس أدوات، تفيد في بعض الأعمال بعد:
- ASANA: برنامج إدارة مشروعات متعدد الاستخدامات، يستخدم عادةً في مساحات العمل التقليدية؛ لإدارة المشروعات عبر فرق كبيرة. مناسب للتعامل مع الفرق عن بعد؛ إذ يفرز المواضيع المخصصة للموظفين، كما يتيح إضافة التعليقات وتحميل الملفات مباشرة إلى المهام لتمييز التقدم.
- Slack: البرنامج المفضل لكثير من العاملين عن بعد، عندما يتعلق الأمر بالاتصالات. يتم فصل سجلات الرسائل إلى قنوات؛ ما يسهل التركيز على محادثة واحدة في كل مرة. ويمكن تحميل الملفات ومناقشتها في الوقت الفعلي، علاوة على تميزه بالرسائل الخاصة عندما يرغب زملاء العمل في التحدث بشكل فردي.
- Proofhub: هو موقع آخر لإدارة المشاريع، لكن مع تصميم أكثر تجزئة قليلًا من ASANA؛ حيث توجد “مشاريع” شاملة يمكن فصلها إلى قوائم، مع وضع المهام في قوائم أيضًا، وفصلها إلى مهام فرعية. هذه المنصة فعالة للغاية للشركات التي لديها كثير من العملاء.
- Join–me: يتيح مشاركة الشاشة مجانًا، ويُعد منصة للمؤتمرات عبر الإنترنت. وتسمح وظيفة الدردشة الصوتية بالاتصال أثناء عرض أي شيء على الشاشة. ويُعد التطبيق أداة قوية لمناقشة المشاريع مع زملاء العمل، أو تقديم أفكار للعملاء.
- Zoom: أداة لعقد مؤتمرات الفيديو التي تتيح للعاملين عن بُعد الاجتماع “وجهًا لوجه”. وبفضل جودة الصوت والفيديو، تعد ميزة التكبير هي المفضلة بين العديد من العاملين عن بعد؛ إذ يتيح القيام باجتماع أكثر واقعية، دون الحاجة إلى معرفة موقع الشخص.
هذه ليست سوى خمس فقط من الأدوات التي تحظى بشعبية بين العاملين عن بعد، فهناك أدوات أخرى متاحة، ليس هنا المجال لسردها.
عند اختيار الأدوات المناسبة للنشاط التجاري، يجب مراعاة الثقافة واحتياجاتك الفريدة، وعندما تختار الأدوات المناسبة للعمل الجماعي عن بعد؛ فذلك يضمن لك قوة عاملة أكثر إنتاجية وسعادة.