يعد بناء فريق مشاريع ناجح عاملًا حاسمًا في تحقيق الأهداف الاستراتيجية، وإنجاز المبادرات بكفاءة عالية. حيث يتميز الفريق الناجح بقدرته على تحقيق التوازن بين المهارات التقنية والقيادية، والتعاون الفعّال، والتكيف مع التحديات. لكن كيف يمكن للمديرين وقادة فرق عمل اختيار الأفراد المناسبين؟ وما طريقة توزيع الأدوار عليهم بما يضمن تعزيز بيئة العمل الجماعي لضمان النجاح؟
كيفية بناء فريق مشاريع ناجح
يهدف هذا التقرير في “رواد الأعمال” إلى استكشاف الركائز الأساسية لبناء فريق مشاريع ناجح. بدءًا من اختيار الكفاءات المناسبة، ومرورًا بوضع هياكل واضحة للتواصل وتحديد المسؤوليات. وفقًا لما ذكره موقع “parallelprojecttraining”.
خطوات يجب اتخاذها عند تشكيل فريق عمل مشروع
إذا كنت ترغب في ضمان وجود أفضل الأشخاص العاملين في فريقك. وعملهم في المناصب التي ستشهد استخدام مهاراتهم بأكثر الطرق فعالية. فأنت بحاجة إلى وضع خطة مناسبة. اتبع الخطوات التالية لمساعدتك في تحديد أفضل فريق لك.
ضع خطة رئيسية
يجب ألا تبدأ ببساطة في اختيار الأشخاص لفريقك دون أي اعتبار. تحتاج إلى وضع خطة مدروسة جيدًا. ما الذي تحاول تحقيقه؟ تحتاج إلى تخصيص وقت لتوثيق الأهداف الرئيسية التي يحتاج هذا الفريق إلى تحقيقها. بالإضافة إلى المهام المحددة التي يجب إنجازها من أجل الوصول إلى الأهداف المذكورة. أيضًا، اطرح على نفسك الأسئلة التالية:
هل هناك ما يكفي من موارد التوظيف المتاحة لديك داخليًا لإنشاء فريق عمل مشروع ناجح؟
هل ستتداخل الأنشطة مع تلك التي يديرها أعضاء آخرون من الموظفين ليسوا جزءًا من الفريق أم سيعمل الفريق بشكل مستقل؟
ما هي المواعيد النهائية لجميع الأهداف؟
بطرح هذه الأسئلة على نفسك، سيكون لديك فهم أوضح لما هو مطلوب. يمكنك بعد ذلك قضاء بعض الوقت في تحديد الأدوار اللازمة في الفريق. هل ستقود فريق المشروع؟ أم أن شخصًا آخر سيفعل ذلك؟ تذكر أن كل فريق سيحتاج إلى عدد متنوع من المتخصصين الذين يمكنهم التعامل مع واجبات معينة. يمكن أن يشمل ذلك منسق الموارد، والميسر، وأخصائي التكنولوجيا، والباحث.
شكل الفريق
بمجرد أن يكون لديك فهم واضح لأهدافك والإطار الذي ستعمل فيه، فأنت الآن جاهز لبدء تحديد المشاركين الرئيسيين ليناسبوا الأدوار التي تم تحديدها. ألق نظرة على عادات كل شخص وشخصيته ومهاراته وتدريبه لتحديد من سيكون أفضل شخص للمناصب المعنية.
من المهم التأكد من أن مهارات جميع الأعضاء تكمل بعضها البعض أيضًا. تذكر أنك تهدف إلى تشكيل فريق عمل مشروع ناجح، لذا لا تحتاج فقط إلى النظر إلى كل شخص على حدة. ولكن أيضًا كجزء من هذا الفريق. تحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كان بعض الأعضاء سيشاركون في المشروع في مرحلة معينة فقط. أو ما إذا كان الفريق بأكمله سيتولى المشروع من البداية إلى النهاية. قد تحتاج أيضًا إلى البحث عن أشخاص من خارج الشركة، اعتمادًا على طبيعة المشروع وتعقيده. لا تتردد في البحث خارجيًا – بعد كل شيء، إذا كنت بحاجة إلى خبرة غير موجودة في شركتك. أو إذا أضفت مهام إلى قائمة فريقك الحالي وأثقلت كاهلهم، فمن الأفضل البحث عن مواهب جديدة.
تأكد من إعداد الفريق لتحقيق النجاح
قد تعتقد أنه بمجرد اختيارك لما تأمل أن يكون فريق مشروعك الناجح، فقد انتهت المهمة، لكنها مجرد البداية. الخطوة التالية هي التأكد من إعداد الفريق لتحقيق النجاح. يجب عليك دائمًا البدء بعقد اجتماع مع جميع المعنيين حتى تتمكن من التحدث عن الخطة العامة. إذا كان هناك عدد كبير من الأشخاص يساهمون في المشروع، فقد يكون من المستحسن التأكد من تتبع إنجاز المهام بواسطة عضو بارز. يمكنهم أيضًا المساعدة في توزيع تحديثات الحالة المنتظمة أيضًا.
تحتاج أيضًا إلى مراعاة القضايا اللوجستية، بما في ذلك كيفية إدارة المشكلات، وكم مرة سيتم تسليم تقارير الحالة، وأين سيعمل أعضاء الفريق. تقع على عاتقك الآن مسؤولية التأكد من أن كل فرد في فريقك يعرف نطاق المشروع وهدفه الأساسي. يحتاج الجميع إلى معلومات أساسية مرضية، ومن الأهمية بمكان أن تنقل أهمية هذا المشروع إلى كل عضو في الفريق فيما يتعلق بالأهداف والغايات العامة للعمل. يساعد هذا الجميع على التركيز بوضوح ويمكن أن يساعد أيضًا في تحسين الإنتاجية مما يؤدي إلى فريق مشروع أكثر نجاحًا.
قيادة بدون إدارة تفصيلية
أحد أصعب الأشياء التي يجب أن تتقنها كقائد فريق هو معرفة متى يكون من الأفضل البقاء على الهامش ومتى يحين وقت التدخل. تذكر أن جزءًا كبيرًا من دورك هو تحفيز فريقك. وبالتالي بينما من الأهمية بمكان ترك فريقك ينجز مهامه؛ تحتاج أيضًا إلى إلهامهم لمواصلة تحقيق أهدافهم. يمكنك التأكد من أن فريقك يعمل بأقصى مستوى من الكفاءة وأنه متماسك من خلال تقدير جهود الفريق وكذلك المساهمات الفردية. هذا مهم بشكل خاص خلال الفترات التي يكون فيها النشاط في مستويات مكثفة.
راقب التقدم
بالطبع، ستأمل أنه باتباع الخطوات المذكورة أعلاه، ستحصل على فريق المشروع الأكثر نجاحًا. ومع ذلك، في العالم الحقيقي، ليس الأمر بهذه البساطة دائمًا. قد يكون لدى شخص ما جميع المؤهلات المناسبة على الورق، لكنه ببساطة لا يقدم الأداء المطلوب. من المهم مراقبة فريقك باستمرار. من الجيد أن يكون لديك منتدى مركزي حيث يمكنك أنت وفريقك مشاركة حالة المشروع ونجاحاته ومخاوفه بشكل متكرر. قد تجد أنه من الضروري إعادة تعيين الأدوار. لا تفعل ذلك عند أول عقبة؛ فجميع الفرق ستواجه تحديات. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتغلب الفريق على التحديات معًا، فإن ذلك يقربهم من بعضهم البعض، ويؤدي إنجازهم إلى صداقة وثقة. ومع ذلك، من المهم أن تدرك متى لم تتخذ القرار الصحيح في المقام الأول، وبالتالي يلزم إجراء تغييرات.
قدم التوجيه طوال المشروع بأكمله
لا يسير أي مشروع بسلاسة تامة. ستكون هناك مشاكل وعقبات تحدث طوال الوقت، بغض النظر عن مدى فعالية تجميعك لما تأمل أن يكون فريق مشروعك الناجح. أنت الشخص الذي يحتاج إلى وأد هذه المشكلات في مهدها حتى لا تصل أبدًا إلى نقطة الانهيار. تأكد من أن الفريق يطور عمليات فعالة لحل المشكلات وتبادل المعلومات. بدلاً من مجرد انتظار حدوث انتكاسة. إحدى أفضل الطرق لتحقيق ذلك هي جدولة اجتماعات الحالة والمكالمات الجماعية المنتظمة. يضمن ذلك حصول الجميع على جميع الموارد التي يحتاجونها لمهامهم القادمة. وأن جميع أعضاء الفريق على دراية بالأهداف الحالية. لا يساعد هذا فقط في إبقاء الفريق على المسار الصحيح، بل يضعك أيضًا في وضع يمكنك فيه التعامل مع التغييرات بسرعة والتأكد من الوفاء بجميع المواعيد النهائية.
