عملية دعم اتخاذ القرار تعني ببساطة توجيهًا منهجيًا لاختيار بديل بين خيارين أو أكثر. إنه جزء من الحياة اليومية التي تتجاوز إلى الأعمال التجارية. ينتج نجاح أو فشل أي مشروع تجاري عن القرارات الإستراتيجية المتخذة بشأنه. وهذا يضع مسؤولية كبيرة على صانعي القرارات للسير بحذر.
تؤدي الخسائر في النهاية إلى فشل الأعمال التجارية. عندما يتم استنزاف موارد المنظمة إلى القاع. لا يوجد شيء آخر يدعمها. مع تغير بيئة الأعمال التجارية باستمرار. ويمكن للمرء أن يجادل بأن بعض الخسائر ناتجة عن تقلبات السوق. كما أن خلق مجال للظروف غير المتوقعة هو جزء من عملية صنع القرار، ويسمح لك بالتنقل في النتائج غير المواتية.
يواجه المديرون التنفيذيون وقادة الأعمال مهمة صعبة في اتخاذ القرارات بموارد محدودة. كما يمكن أن يؤدي هذا الضغط إلى إرهاق اتخاذ القرارات. وهي حالة يكون فيها القادة منهكين للغاية لاتخاذ القرارات الصحيحة. تعمل عملية صنع القرار على تبسيط اختيار الخيارات المعقولة، وتحديد البديل الأنسب لمنع إرهاق اتخاذ القرارات. وفقًا لما ذكره موقع “sweetprocess”.
9 خطوات رئيسية لعملية صنع القرار الفعالة
واحد من الأخطاء التي ترتكبها المؤسسات هو الانتظار حتى ظهور مشكلة قبل تطوير حل لحلها. وهذا النهج التفاعلي يعالج المشكلات على مستوى السطح، متجاهلًا أسبابها الجذرية. حيث إن اعتماد إستراتيجية استباقية في صنع القرار يعزز إدارة العمليات من خلال تمكين الشركات من العمل من موقع متميز. وفيما يلي بعض الخطوات لإنشاء عملية صنع قرار فعالة.
1. تحديد القرار الذي تريد اتخاذه
يتمثل تحديد القرار في تحديد المشكلة التي سيحللها القرار. قد يؤدي الفشل في تحديد المشكلة إلى تشتيت الانتباه وسوء إدارة الموارد. القضايا الغامضة مكلفة في الإدارة. قم بتبسيط المشكلة إلى أصغر وحدات ممكنة من أجل الوضوح واستخدم ذلك لتحديد القرار الذي يجب اتخاذه.
2. بناء فريقك
إن اتخاذ قرارات العمل بشكل فردي هو وصفة للكارثة، حيث يوجد قدر محدود فقط مما تعرفه ويمكنك رؤيته من موقعك. أنت أفضل حالًا في بناء فريق متنوع من الأشخاص الذين سيجلبون مدخلات مختلفة إلى الطاولة. حدد ديناميكيات القرار وحدد الأشخاص ذوي الخبرة فيه. قم بإنشاء مساحة للمبتدئين الذين يمكنهم جلب وجهات نظر جديدة لم يتم استكشافها، حيث يمكن أن تؤدي هذه الأفكار إلى نتائج أفضل.
3. تحديد نهجك
إن عدم وجود نهج في عملية صنع القرار يؤدي إلى نشوب صراع مع تصادم الآراء. ونظّم العملية عن طريق تعيين الأدوار وتفويض المسؤوليات لأعضاء الفريق. كذلك حدد المجالات المحددة التي تريد تركيز الأشخاص عليها وحدد تدفق المعلومات. فهذا يمنع الموظفين من تحويل عملية صنع القرار إلى منافسة حول أي رأي يتم اعتماده.
4. جمع المعلومات ذات الصلة من مصادر داخلية وخارجية
تستند قرارات الأعمال الجيدة إلى الأدلة. قد تكون مؤسستك قد واجهت مثل هذا الموقف أو شيء مشابه في الماضي؛ كيف تم التعامل معه؟ إذا كانت النتيجة جيدة. ففكر في تنفيذ نفس الإستراتيجية، مع مراعاة أي اختلافات. وابحث عن نهج مختلف تمامًا إذا لم تكن النتيجة السابقة جيدة.
ابحث في مصادر خارجية للحصول على معلومات تتعلق بالقرار المطروح. مثل أبحاث السوق، والدراسات الاستقصائية، ودراسات الحالة مفيدة للغاية. وإذا لم تكن راضيًا عن النتائج التي توصلت إليها، فقم بإشراك مستشارين لديهم خبرة في هذا المجال للحصول على مدخلاتهم المهنية.
5. تعزيز المناقشة والنقاش
عملية صنع القرار معيبة عندما يكون هناك توافق في الآراء بين أعضاء الفريق في وقت مبكر جدًا. فالهدف هو إيجاد أفضل قرار، وليس القرار الأكثر شيوعًا. فقم بإنشاء بيئة يسمح فيها للموظفين بإبداء آرائهم بحرية. حتى عندما تكون هذه الآراء غير شائعة. فمن الأفضل أن يكون لديك شخص واحد على الأقل يلعب دور الشيطان. كما ستظهر الأفكار الرائعة من مناقشة وجهات نظرهم.
6. تحديد الحلول المحتملة ووزن الأدلة
تهدف إلى وجود أكثر من خيار قرار واحد على الطاولة مع تقييم كل خيار بالأدلة على أرض الواقع. منع المشاعر من خلال اعتماد أطر عمل قياسية مثل تحليل SWOT للتقييم. كما سيكشف تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات لكل حل ممكن عن أفضل الحلول.
7. بناء الإغلاق والمحاذاة
يمكن لأعضاء الفريق أن يختلفوا أثناء التواصل حول وجهات نظرهم المختلفة، ولكن يجب أن يتفقوا في النهاية لتحقيق النجاح الجماعي. وسيعارض الأشخاص بشكل مباشر أو غير مباشر القرارات التي لا يحبونها. وقم بتنوير فريقك بأهمية أن يكونوا على نفس الروح ودعم القرار النهائي. وإذا كانوا جزءًا من عمليات صنع القرار، فلا ينبغي أن يكون من الصعب جعلهم يرون سبب كون القرار هو الأفضل بين البدائل الأخرى. فكرر أهمية وضع مصلحة العمل فوق المصالح الشخصية.
8. تنفيذ قرارك
لا يوجد ضمان بأن يكون القرار ناجحًا حتى يثبت نفسه. حيث يتطلب الأمر الجهود الجماعية للفريق بأكمله لتحقيق النتائج المرجوة من البدائل المختارة. فهذه المرحلة من عملية صنع القرار تعتمد على العمل. ما الذي تحتاج إلى القيام به، ومن هو أفضل شخص للوظيفة؟ هذه فرصة لتعزيز روح الفريق من خلال تفويض الأنشطة للأشخاص بناءً على نقاط قوتهم. حتى لو لم يدعموا القرار في البداية. حيث قم بإنشاء خطة تنفيذ ليعمل بها الفريق بأكمله وجعل أعضاء الفريق مسؤولين عن قراراتهم.
9. مراجعة قرارك وتأثيره
إن إحدى الطرق الرائعة لمعرفة ما إذا كنت أنت وفريقك قد اتخذتم القرار الصحيح هي مراجعة أدائك. حيث تصبح نتائج كل قرار تجاري مرئية بمرور الوقت. وقم بإنشاء وقت كبير للمراجعة وتقييم النتائج بشكل نقدي.
تركز نقطة محورية في المراجعة على تحديد ما إذا كان القرار قد حل المشكلة التي كان مخصصًا لها. وركز على حل المشكلة بشكل كامل أو كبير، وليس جزئيًا. كذلك أعد النظر في لوحة الرسم إذا فشل القرار وظلت المشكلة موجودة.
كيف تبني عملية صنع قرارات قوية في شركتك
يتحمل أعضاء الفريق مسؤولية اتخاذ القرارات في المهام التي ينفذونها يوميًا في العمل. كما تعتمد نتيجة قراراتهم على مدى معرفتهم بهذه المهام. بالإضافة إلى ذلك يمكن للمؤسسات زيادة كفاءة الموظفين من خلال توثيق إجراءات التشغيل القياسية للمهام حتى لا يحتاجوا إلى اتخاذ قرارات لتنفيذ واجباتهم بانتظام. ولتحقيق مثل هذه الإستراتيجية الاستباقية، تحتاج إلى الاستفادة من أدوات الإنتاجية مثل SweetProcess.
SweetProcess هو برنامج إدارة سير العمل لتوثيق عمليات الأعمال والإجراءات والسياسات لتحقيق كفاءة أعلى. كما أنه يسهل التعاون في عملية صنع القرار، ويضمن تنفيذ البدائل المختارة بنجاح.
فيما يلي بعض الميزات الأساسية لـ SweetProcess.
- إدارة المهام: إدارة المهام من البداية إلى النهاية.
- خرائط العمليات: إنشاء مخططات مرئية للعمليات لتعزيز عملية صنع القرار.
- التوثيق: توثيق عمليات الأعمال والإجراءات والسياسات بسلاسة باستخدام قوالب جديدة وموجودة.
- إنشاء المحتوى التلقائي: إنشاء محتوى تلقائي باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- التدريب: تدريب الموظفين الجدد والقدامى بسرعة.
- قاعدة المعرفة: بناء قواعد معرفة عامة وخاصة يمكن الوصول إليها عن بُعد من قبل الفرق.
- سجل الإصدارات: إنشاء وإدارة إصدارات متعددة من المستندات.
- التكامل: دمج أكثر من 1000 تطبيق لزيادة الإنتاجية.
- التعاون: التعاون مع أعضاء الفريق في الوقت الفعلي.
- تقارير البيانات: تتبع تقدم العمل من خلال الإبلاغ عن البيانات في لوحة المعلومات.
