تعلّم كيف تنظم وقتك

إذا أردت النجاح فمن المحتم أن تعرف كيف تنظم وقتك سواءً كنت موظفًا أو رائد أعمال؛ فبدون هذا التنظيم ستخبط دومًا خبط عشواء، ولن تكون لديك خطة واضحة ولا استراتيجية يجب أن يسير عملك وفقًا لها.

أضف إلى ذلك أن معرفة كيف تنظم وقتك ستقودك حتمًا إلى النجاح، وإن حققت ذلك على النحو الصحيح فسوف تحدد المهام التي يجب أن تمنحها كامل انتباهك، وتلك التي ينبغي عليك إهمالها أو إرجاؤها إلى حين، وهكذا ستجد أن لديك طريقة واضحة في التعامل مع كل شيء في حياتك المهنية والشخصية.

كيف تنظم وقتك؟

ونجيب في «رواد الأعمال» عن هذا السؤال على النحو التالي..

• رصد الوقت الضائع

إذا تمكنت من قياس إنتاجيتك في فترة معينة فستدرك أن الوقت الضائع يساوي في المحصلة النهائية خسارة الأموال، فتمامًا مثل إنشاء الميزانية يجب عليك تتبع ما تقضي وقتك فعليًا فيه للكشف عن أي مجالات أو عادات تمنعك من الوصول إلى تحقيق أهدافك.

ابدأ بفحص وقتك وكيفية مروره، ويمكن لأدوات تتبع الوقت مثل RescueTime أن تخبرك بذلك، بناءً على هذه الطريقة ستعرف عدد الساعات التي أنتجت فيها خلال اليوم مقابل مقدار الوقت الذي تقضيه في الأنشطة غير المتعلقة بالعمل، مثل: تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو التسوق.

اقرأ أيضًا: لماذا تتبع الشركات نظام العمل لأيام أقل؟

• الالتزام بالجدول اليومي

إنشاء جداول زمنية واقعية أمر حاسم إذا كنت تريد معرفة كيف تنظم وقتك، يبالغ الناس في تقدير قدرتهم على إنجاز الأشياء، وهي ظاهرة يسميها العلماء “مغالطة التخطيط”، والتي عادة ما تؤدي إلى تقديرات مفرطة في التفاؤل. بدلًا من ذلك أضف فترات زمنية للراحة بين المهام بحيث يظل الجدول الزمني الكلي سليمًا حتى إذا تجاوز المرء الحد الزمني.

امنح انتباهك الكامل للعمل، وتجنب التسلل إلى المواقع غير المتعلقة بالعمل (أو أي شيء لا يفترض أن تفعله) خلال ساعات العمل. أغلق كل علامات تبويب المتصفح. أوقف تشغيل هاتفك أو ضعه بعيدًا عن متناول يدك حتى يحين وقت الاستراحة المجدولة. مرة أخرى الانضباط الذاتي هو أفضل صديق لك هنا.

اقرأ أيضًا: تطبيقات تنظيم الوقت.. أدوات مهمة لتعزيز الإنتاجية

• تحديد الأولويات

قد تكون قوائم المهام منقذة للإنتاجية، وهي أيضًا طريقة مهمة تعرف من خلالها كيف تنظم وقتك، ولكن إذا لم تكن حريصًا فسوف تصبح هذه القوائم كبيرة جدًا ومربكة لدرجة أنك لا تعرف من أين تبدأ. يمكن أن تساعدك مصفوفة أيزنهاور على تحديد ما يجب فعله حسب الأولوية وفقًا لأهميته ودرجة إلحاحه، باستخدام هذه المصفوفة يمكنك تقسيم قائمتك مهامك وفق المنهج التالي:

1. ما يجب تنفيذه على الفور: وهي تلك المهام المهمة ذات المواعيد النهائية المحددة، أو المهام التي أجلتها لفترة طويلة ولا تحتمل التأجيل أكثر من ذلك.

2. التأجيل: وهي مهام مهمة ولكنها بدون مواعيد نهائية محددة.

3. التفويض: وهي المهام التي يمكن لشخص آخر أداؤها.

4. الحذف: المهام التي يمكنك التخلص منها لأنها ليست مهمة أو مفيدة بالنسبة لك.

• البدء بالصعب أولًا

يتشتت انتباهنا جميعًا سواء كان بسبب مكالمة هاتفية أو أي أمر آخر. وما يجب أن تعرفه إذا كنت تسأل: كيف تنظم وقتك؟ هو أنه يجب أن تأكل الضفدع أولًا؛ أي أن تبدأ بالمهمة الصعبة في أول اليوم.

تعمل هذه الطريقة التي ابتكرها خبير القيادة “بريان تريسي” بشكل جيد للأشخاص الذين يميلون إلى المماطلة أو يجدون صعوبة في تجنب الانحرافات عن المسار. ويوصي بمعالجة أكبر وأصعب مهمة وأكثرها أهمية أولًا؛ وهي المهمة التي من المحتمل أن تؤجلها لوقت لاحق. لا تنتقل إلى الأشياء الأخرى إلا بعد أن “تأكل ذلك الضفدع”؛ أي بعد أداء أصعب المهام.

اقرأ أيضًا: تطبيقات مراقبة الموظفين.. مزايا وعيوب

• تجنب تعدد المهام

يحد تعدد المهام من الكفاءة ويمكن أن يكون خطيرًا. وفقًا لجمعية علم النفس الأمريكية فإن تعدد المهام والانتقال من مهمة إلى أخرى يقلل من الإنتاجية بشكل واضح. وعلى الرغم من أن تبديل المهام قد يكلف بضع ثوانٍ فقط إلا أنه يزيد إذا كنت تؤدي مهامًا متعددة بشكل متكرر. كما ترتفع مخاطر تعرضك للخطأ وعدم التركيز.

• وضع حدود زمنية معقولة

ينص قانون باركنسون على أن الوقت يتمدد، ويناسب تمامًا المهام التي نود أداءها في هذا الوقت المحدد؛ فإذا كان لديك يوم كامل لإكمال مهمتين يجب أن تستغرقهما ثلاث ساعات فقط فمن المحتمل أنك سوف تقضي اليوم بأكمله في هاتين المهمتين. إذا أعطيت لنفسك حيز وقت أصغر فستفي على الأرجح بالموعد النهائي الذي حددته لنفسك.

اقرأ أيضًا:

تنظيم وقت العمل في الأعياد.. اقتراحات للمضي قُدمًا

فوائد تنظيم الوقت.. 8 مكاسب حقيقية

تنظيم وقت العمل الحر.. طرق واقتراحات

إلهاءات شائعة في مكان العمل.. تجنبها لتحقيق جودة العمل

كيف تدير وقتك وتضمن نجاح أعمالك؟