إدارة فريق عمل صغير.. خطط وخطوات

قد تكون إدارة فريق عمل صغير من أصعب المهام على الإطلاق؛ ذلك لأن ثمة تداخلًا وثيقًا بين الجميع وعلى مختلف المستويات، سواءً على مستوى الموظفين وبعضهم أو على مستوى المدارء وموظفيهم.

ولكن يعتمد أداء الفريق ونجاحه الكلي وإنتاجيته عادةً على مدى نجاح قائد الفريق في إدارة فريقه، والمؤكد أن إدارة فريق عمل صغير تتطلب مجموعة فريدة من المهارات والممارسات، وقد يساهم فهم الطرق الفعالة لإدارة فريق صغير في نجاح القائد ومن ورائه موظفيه.

بالإضافة إلى أن الأدوات والاستراتيجيات الدقيقة التي يستخدمها القائد تعتمد على أسلوب الإدارة وتفضيلات الموظفين. على سبيل المثال: تعمل بعض الفرق عن بُعد، البعض يتطلب الكثير من الاستقلالية. وقد يحتاج البعض الآخر إلى مزيد من المراقبة والتوجيه، وهو الأمر الذي يلقي بأعباء جديدة على أولئك الذين يتولون قيادة فرق العمل في الهيئات والمؤسسات المختلفة.

اقرأ أيضًا: التدريب في الشركات من المتابعة إلى التقييم

إدارة فريق عمل صغير

ويرصد «رواد الأعمال» بعض الخطوات اللازم اتباعها عند إدارة فريق عمل صغير، وذلك على النحو التالي..

• تحديد أهداف واقعية وواضحة

من أهم خطوات ومتطلبات النجاح في إدارة فريق عمل صغير هو تحديد أهداف واضحة وواقعية؛ فمن المهم تطوير المهارات لمشاركة المسؤوليات وتعيينها لتحقيق تلك الأهداف. وعلى المدير التأكد من أن كل شخص يعرف دوره وتوقعات مدرائه منه كاملة بأهداف أو معالم قابلة للتنفيذ ومعقولة، كما يمكن أن يساعد تحديد تفاصيل المشروع الموظفين في معرفة ما يجب العمل عليه؛ من خلال جداول زمنية ومهام وقياسات نجاح محددة بوضوح.

ولكن النجاح في إدارة فريق عمل صغير تتطلب تدشين نوع من الاتصال المفتوح الذي يتيح للموظفين أن يكونوا صادقين أو يطلبون توضيحًا أو يعالج القضايا الحرجة؛ إذ يمكن أن يساعد التحدث إلى الفريق في الوصول إلى الأهداف وإنهاء المهام وتخفيف حدة المشكلات المختلفة.

اقرأ أيضًا: تقييم أداء الموظفين.. نحو ممارسة إبداعية

• الاجتماعات الدورية المنتظمة

يمكن أن يعزز عقد اجتماعات منتظمة النجاح في إدارة فريق عمل صغير، وكذلك مواءمة الموظفين والقيادة مع أهداف الشركة.

ويساعد عقد الاجتماعات الدورية المنتظمة أيضًا في التعرف على المشكلات أو التحديات التي يواجهها الفريق. ويمكنك عقد اجتماعات يومية أو أسبوعية، أو بموعد محدد عندما تكون لديك معلومات أو تحديثات مهمة لمشاركتها.

وسواء كان ذلك شخصيًا أو من خلال المكالمات الهاتفية الجماعية أو عبر منصات الفيديو غالبًا ما تسمح اجتماعات الفريق بمناقشة الإنجازات ومراجعة الأداء وتقييمه والتخطيط أو تفويض المسؤوليات الأخرى.

اقرأ أيضًا: الاستثمار في المواهب الصغيرة.. المستقبل يبدأ الآن

• بناء الثقة

يتحدث كتاب “The Five Dysfunctions of a Team”، الذي كتبه باتريك إم لينسيوني؛ عن خمسة عوامل كبرى تؤدي إلى فشل الفريق، والتي يجب معالجتها بشكل منفصل وبالترتيب الصحيح. وهذه العوامل الخمسة الكبرى هي: انعدام الثقة، والخوف من الصراع، وعدم الالتزام، وتجنب المساءلة وعدم الاهتمام بالنتائج.

وهكذا فإن كل شيء يبدأ بغياب الثقة. إذا لم تكن هناك ثقة حقيقية وعميقة بين أعضاء الفريق فلن يتمكن الفريق من العمل بشكل صحيح.

وإذا كان أعضاء الفريق في وضع دفاعي بسبب غياب الثقة فغالبًا لا يدعمون بعضهم البعض، فهم يثرثرون ويتآمرون فيما بينهم. وذاك إهدار كبير للطاقة والوقت والكفاءة.

إن بناء الثقة أحد العوامل الأساسية في عملية إدارة فريق عمل صغير، وعلى القائد، إن هو أراد النجاح في هذه المهمة، أن يظهر نقاط ضعفه، ويفصح عن اهتمام حقيقي بأعضاء فريقه، وأن يشجعهم على تبادل الخبرات، وإظهار المصداقية والنزاهة، والمتابعة بطرق متعددة، وفوق ذلك كله أن يوضح مراميه من وراء أفعاله بشكل جلي لا لبس فيه.

اقرأ أيضًا: أفضل كتب في إدارة الموارد البشرية.. الطريق نحو النجاح

• التواصل الفعّال

تعتمد إدارة الفرق من جميع الأحجام -وليس إدارة فريق عمل صغير فقط- غالبًا على التواصل الفعال، الشفهي والمكتوب؛ إذ يمكن أن يساعد الاتصال المناسب الفرق في فهم ما هو متوقع منهم وكيفية تحقيقه.

يمكنك تطوير أو صقل أساليب إنتاجية للتواصل بشكل صحيح، اعتمادًا على الموقف. يتعلق الاتصال القوي أيضًا بتلقي التعليقات من الفريق؛ لذا على القائد أن يضع في اعتباره المشاركة مع الفريق في كيفية تقديم مقترحاتهم والإفصاح عن وجهة نظرهم.

• إظهار التقدير والاعتراف

ولا مجال للحديث عن إدارة فريق عمل صغير من دون الإشارة إلى حتمية التقدير والاعتراف؛ والذي يمكن أن يؤدي إلى رفع معنويات الفريق، وقدرة القائد على الإدارة وإنتاجية العمل بشكل عام.

ويمكن أيضًا مشاركة التعليقات والتقدير بشكل غير رسمي كقائد يهدف إلى النجاح في إدارة فريق عمل صغير، على سبيل المثال: رسالة بريد إلكتروني مختصرة تشيد بعقد مبيعات حديث، أو مشاركة إقرار عام بالتوفير الكبير في التكاليف خلال اجتماع معين، أو دعوة موظف ما لتناول القهوة أو الغداء كنوع من الشكر على العمل الإضافي الذي أداه، كلها طرق جيدة للتعبير عن الشكر بشكل غير رسمي كقائد، وجميعها استراتيجيات فعالة في إدارة فريق عمل صغير.

اقرأ أيضًا:

علم النفس العكسي والتعامل مع الموظفين

كيف تتخلص من الموظف المخادع؟.. الحكمة والتوازن في العمل

الإجازات رغم العمل عن بعد.. ما أهميتها؟

التواصل الدوري بين الموظفين.. مزايا لا حصر لها

دعاء ميرة: ليس كل مدير قائدًا والكفاءة لا تكفي