بغض النظر عن مكان وجودهم، أصبح من المهم استخدام تطبيقات اتصالات مختلفة للتواصل مع فرق العمل لجعلها أكثر ارتباطًا.
أصبح من السهل الآن أن تشارك مع زميل في العمل في مشروع في لوس أنجلوس أثناء وجودك في مكتب نيويورك. أو يمكن لفريقك بأكمله العمل عن بعد من منازلهم المريحة.
ومع ذلك، فإن مجرد قدرة الفرق على التواصل لا يعني أنها كذلك دائمًا. تعد المحادثات المنطوقة وإدارة المشاريع وترابط الفريق من العناصر المهمة للإنتاجية التي يمكن أن تضيع في بيئة بعيدة.
10 تطبيقات اتصالات مع فريق العمل
فيما يلي 10 أدوات محمولة لإبقاء جميع أعضاء فريقك متزامنين.
1. Asana
Asana هي واحدة من تطبيقات اتصالات وأداة لإدارة المشاريع تسمح للفرق بتتبع تقدمهم في المشاريع وتنسيق سير العمل الخاص بهم.
يمكن للفرق إنشاء جدول زمني وتحديد الأهداف الإستراتيجية وتتبع مساهمة كل عامل في مشاريعهم.
تتيح هذه الأداة أيضًا إنشاء تقارير لمنح المديرين نظرة ثاقبة لعمل فريقهم والخطوات القابلة للتنفيذ التي يمكنهم اتخاذها في المستقبل لزيادة الإنتاجية وتحقيق نتائج أفضل.
يقدم هذا التطبيق من تطبيقات اتصالات عبر الهاتف المحمول مستويات دفع مختلفة للشركات ذات الأحجام المختلفة.
حزمة Asana الأساسية هي نسخة مجانية من البرنامج المثالي للشركات الصغيرة. توفر الخطة الأساسية مهام ومشاريع ورسائل غير محدودة وغير ذلك الكثير لفرق يصل عدد أفرادها إلى 15 شخصًا.
فيما توفر خيارات Premium وBusiness ميزات أكثر قوة لعدد أكبر من الموظفين.
2. Basecamp
يكافح العديد من الفرق والموظفين للبقاء منظمين، خاصة عندما لا يكونون في نفس المكتب معًا.
يقوم Basecamp بما هو أحد تطبيقات اتصالات مع الفريق عبر الهاتف المحمول، بتنظيم سير العمل الأكثر تعقيدًا من خلال الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني والملفات ومديري المهام وجداول البيانات والمحادثات والاجتماعات ذات الصلة في مكان واحد.
باعتباره تطبيقًا لإدارة المشاريع، يتيح Basecamp للمستخدمين تقسيم المشروع إلى أقسام مختلفة وتعيينها لأعضاء فريق محددين.
يقدم Basecamp نسخة مجانية من التطبيق للمستخدمين لإدارة أعمالهم الفردية أو مشاريعهم الشخصية. نموذج مؤسستهم هو Basecamp Business ويبدأ بسعر 99 دولارًا شهريًا.
3. Boomerang for Gmail
البريد الإلكتروني هو أحد أكبر العوائق التي تحول دون الاتصال، في حين أنه يمكن أن يكون أداة مفيدة لتمرير المعلومات، إلا أنه غالبًا ما يؤدي إلى إبطاء الإنتاجية ويكون حافزًا لسوء الفهم.
ولكن Boomerang لـ Gmail يغير ذلك. وهو أحد تطبيقات اتصالات عبر الهاتف مع الفريق، كما أنه امتداد مجاني لخدمة البريد الإلكتروني يجعل إرسال رسائل البريد الإلكتروني وإدارتها أسهل.
يوفر التطبيق العديد من الميزات الرئيسية التي تجعل رسائل البريد الإلكتروني قابلة للتحكم، بما في ذلك الإرسال المجدول وتذكيرات المتابعة والكتابة بمساعدة الذكاء الاصطناعي وإيقاف البريد الوارد مؤقتًا لتأخير رسائل البريد الإلكتروني من دخول صندوق الوارد الخاص بك حتى تصبح جاهزًا لاستلامها.
4. Confluence
في بعض الأحيان يأتيك الإلهام عندما لا تكون على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في العمل.
إن Confluence هو تطبيق من تطبيقات اتصالات حديثة تستخدم في العمل وإدارة المشاريع يبقي المستخدمين على اتصال أينما كانوا.
يتيح التطبيق للمستخدمين كتابة ملاحظات العمل بسرعة واستيراد الملفات والصور وإنشاء أفكار منظمة من هواتفهم.
من خلال Confluence Cloud، يقوم تطبيق الهاتف المحمول الخاص بك بمزامنة أعمالك المنشورة عبر جميع أجهزتك ومع زملائك في الفريق الذين قمت بمشاركتها معهم.
بالنسبة للفرق الصغيرة وأولئك الذين يديرون أنفسهم، لدى Confluence خطة مجانية لتوثيق معلومات المشروع وقراراته. إذا كان فريقك أكبر من 10 أشخاص، فإن Confluence يقدم خططًا قياسية ومتميزة قادرة على إدارة ما يصل إلى 35000 مستخدم وسير عملهم.
5. Google Voice and Gmail
يعد Gmail وGoogle Voice من ميزات Google Workspace التي تبقي المستخدمين على اطلاع عندما يكونون غير متصلين بالإنترنت. Gmail هي ميزة البريد الإلكتروني التي يسهل التنقل فيها من Google والتي تدير البريد الوارد الخاص بك.
أما Google Voice هو واحد من تطبيقات اتصالات للهواتف الذكية مدعوم بالذكاء الاصطناعي يتيح للمستخدمين إجراء مكالمات عبر شبكة Wi-Fi على أي من أجهزتهم الممكّنة.
6. Slack
لا يلزم أن تتم معظم التفاعلات بين الموظفين في الاجتماعات أو عبر البريد الإلكتروني.
يمكن أن يؤدي التبادل السريع إلى رفع مستوى سرعة شخص ما ويسمح لك بمشاركة المستندات الضرورية.
Slack هو واحد من تطبيقات اتصالات، كما أنه تطبيق مراسلة فورية لفرق العمل للبقاء على اتصال مع بعضهم البعض.
يمكن للمديرين إرسال رسائل إلى المؤسسة بأكملها أو تقسيم الأقسام إلى قنوات فردية للتواصل. وبإمكان أعضاء الفريق أيضًا توجيه رسائل لبعضهم البعض لطرح سؤال سريع أو بدء محادثة في أوقات توقفهم عن العمل.
7. Trello
Trello هو تطبيق لإدارة المشاريع يمكن الوصول إليه عبر الويب أو على الأجهزة المحمولة أو على سطح المكتب.
يمكن للفرق إنشاء أعمدة مشروع مخصصة على لوحاتهم ونقل المشاريع عبر مراحل مختلفة من الإكمال. ونظرًا لقابليتها للتخصيص.
وكذلك بإمكان المديرين إنشاء عدد كبير أو قليل من الأعمدة حسب حاجتهم لضمان اكتمال كل خطوة من خطوات مشروعهم. ضمن بطاقات المشروع، يمكن للموظفين إضافة التفاصيل وقوائم المراجعة والحقول المخصصة لضمان الكفاءة والإنتاجية.
يمكن للفرق الصغيرة استخدام خطة Trello المجانية لتلبية احتياجاتهم التنظيمية الأساسية.
في حين يمكن للفرق الأكبر حجمًا وتلك التي لديها مشاريع أكثر تفصيلًا الاشتراك في مستوياتها القياسية أو المميزة أو المؤسسية، اعتمادًا على حجم ونطاق عملها.
8. WeChat
في ظل القيود التكنولوجية والحكومية المفروضة على المحتوى، تحتاج الشركات إلى تطبيق مراسلة يمكن الاعتماد عليه للتواصل مع العاملين والشركاء الدوليين.
WeChat هو تطبيق من ضمن تطبيقات اتصالات ذائعة الصيت، وهو في الأساس تطبيق مراسلة صيني يربط بين الولايات المتحدة والبر الرئيسي للصين.
يتسم التواصل عبر التطبيق بكونه واضح ومتسق، في حين أن تطبيقات المراسلة الأخرى، مثل Slack وFacebook وWhatsApp، تحقق نتائج غير متسقة بسبب جدار الحماية الصيني.
مع الإشارة إلى أن التطبيق المجاني واضح ومباشر للغاية للاتصال بالأشخاص في جميع أنحاء العالم.
9. Yammer
يمكن للفرق تنظيم اتصالاتها وتبسيط عملياتها بشكل أفضل من خلال Yammer من Microsoft.
بالإضافة إلى ميزات المراسلة وإدارة المشاريع، يقدم Yammer منصة فريدة للتواصل الاجتماعي. تمنح هذه الميزة الموظفين القدرة على متابعة المحادثات بناءً على موضوع ما، وإنشاء صفحة مجتمعات، وأتمتة الرسائل.
تتيح صفحات المجتمعات للمستخدمين بناء علاقات عبر فرقهم والمؤسسة ككل. يمكن للأعضاء التفاعل مع زملائهم في العمل من المستوى المبتدئ إلى المستوى التنفيذي، وطرح الأسئلة، وبدء المحادثات، وتتبع الفواتير، والبقاء على اطلاع بأخبار الشركة وتقدم الفريق.
يأتي Yammer مع خطة Microsoft Office 365، والتي تتضمن أيضًا خدمات البريد الإلكتروني وتخزين الملفات والمراسلة الفورية وميزات أخرى.
10. Zoom
أصبح Zoom هو المصطلح القياسي في الصناعة لعقد مؤتمرات الفيديو. يمنح هذا البرنامج الموظفين الفرصة لاستضافة اجتماعات كبيرة أو إجراء محادثات فردية.
التسجيل في المنصة مجاني، لكن النسخة المجانية تحدد مدة الاجتماعات بـ 40 دقيقة. يوفر Zoom أيضًا خيار أعمال مدفوع الأجر يسمح للمستخدمين باستضافة اجتماعات غير محدودة مع عدد محدد من الحضور، إلى جانب المراسلة والتخزين السحابي. تختلف أسعار هذه المنصات المتميزة حسب المستخدم.
بقلم/ شون بيك؛ محلل أول وخبير في ملكية الأعمال.
المقال الأصلي (هنـــــــــــــا)
