تقسيم العمل إلى مهام أصغر يعدّ تقنية شائعة لتحسين الإنتاجية، حيث يجعل العمل أكثر سهولة وإمكانية للتنفيذ. وفي المشاريع، يعتبر هيكل تقسيم العمل (Work Breakdown Structure – WBS) الأداة التي تطبق هذه التقنية.
كما يعد واحدًا من أهم وثائق إدارة المشاريع. إذ يعمل بشكل أساسي على دمج نطاق المشروع، وتكاليفه، وجدوله الزمني؛ ما يضمن توافق خطط المشروع.
ووفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) وكتاب إدارة المشاريع المعرفي (PMBOK). يعرف هيكل تقسيم العمل بأنه “تقسيم هرمي موجه نحو النتائج للأعمال التي يتم تنفيذها من قِبل فريق المشروع.” كما يوجد نوعان من هيكل تقسيم العمل. بحسب ما ذكره موقع workbreakdownstructure. القائم على النتائج (Deliverable-Based)، القائم على المراحل (Phase-Based).
بينما يعد النهج القائم على النتائج هو الأكثر شيوعًا وتفضيلًا. يكمن الفرق الرئيسي بين النهجين في العناصر المُحددة في المستوى الأول من هيكل تقسيم العمل.
كيفية إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)
كما يتطلب إنشاء هيكل تقسيم العمل الجيد اتباع عملية تكرارية تشمل الخطوات التالية مع الالتزام بالإرشادات المذكورة:
1. جمع الوثائق الأساسية
يتم جمع الوثائق عن طريق تحديد المحتوى الذي يتضمن مخرجات المشروع. مثل ميثاق المشروع (Project Charter)، وبيان النطاق (Scope Statement)، والخطط الفرعية لخطة إدارة المشروع (PMP).
2. تحديد أعضاء الفريق الرئيسيين
تحديد أعضاء الفريق المناسبين للمشروع.
تحليل الوثائق وتحديد المخرجات.
3. تعريف العناصر في المستوى الأول
كما يتم تحديد عناصر المستوى الأول (Level 1 Elements).
بينما تعبر هذه العناصر عن وصف موجز للمخرجات ويجب أن تغطي 100% من نطاق المشروع. كما أن التحقق من أن 100% من النطاق قد تم تغطيته، يعرف بـ”قاعدة الـ100%”.
4. تفكيك (تحليل) العناصر
- البدء في عملية تفكيك مخرجات المستوى الأول إلى مخرجات فريدة في مستويات أدنى. تعرف هذه التقنية بـ”التحليل” (Decomposition).
- الاستمرار في التحليل حتى يتمكن شخص أو منظمة واحدة من إدارة العمل المغطى في كل عنصر.
التأكد من أن جميع العناصر متفردة ولا تتداخل فيما بينها. - طرح السؤال: “هل سيجعل التحليل الإضافي المشروع أكثر قابلية للإدارة؟” إذا كانت الإجابة “لا”، فإن الهيكل قد اكتمل.
5. إنشاء قاموس هيكل تقسيم العمل (WBS Dictionary)
كما يعد قاموس هيكل تقسيم العمل. وصفًا سرديًا للعمل المغطى في كل عنصر ضمن الهيكل.
إنشاء أوصاف القاموس عند مستوى حزم العمل (Work Packages) بتفاصيل كافية لضمان تغطية 100% من نطاق المشروع.
يجب أن تتضمن الأوصاف معلومات مثل الحدود، والمعالم (Milestones)، والمخاطر، والمالك، والتكاليف، وغيرها.
6. إنشاء جدول زمني باستخدام مخطط جانت (Gantt Chart)
يجب تحليل حزم العمل إلى أنشطة، بالإضافة إلى تصدير أو إدخال هيكل تقسيم العمل إلى مخطط جانت لمزيد من الجدولة ومتابعة المشروع.
بينما من الممكن تفكيك العمل إلى مستوى شديد التفصيل. كيف تعرف أن التفاصيل زائدة عن الحد؟ بما أن جمع البيانات وتحليلها والإبلاغ عنها تعتمد على هيكل تقسيم العمل، فإن الهيكل المفصل جدًا قد يتطلب جهدًا غير ضروري لإدارته.
أدوات هيكل تقسيم العمل
توجد العديد من الأدوات المتاحة لإنشاء هذا الهيكل أو النموذج. بعضها يعتمد على رسم الخرائط الذهنية (Mind Mapping) وأخرى تعتمد على أدوات الرسم. يمكنك الاطلاع على مراجعات هذه الأدوات في تقييم برامج هيكل تقسيم العمل.
كيفية استخدام هيكل تقسيم العمل (WBS)
يستخدم هذا الهيكل في العديد من الأمور المختلفة. في البداية، يُعتبر أداة تخطيط تساعد فريق المشروع في تخطيط وتحديد وتنظيم النطاق من خلال المخرجات. كما يُستخدم كالمصدر الأساسي لأنشطة الجدولة وتقدير التكاليف. ومع ذلك، فإن أكبر مساهماته في المشروع هي وصف جميع الأعمال المطلوبة واستخدامه كأداة للمراقبة والتحكم.
حزم العمل (Work Packages)
يظهر تقسيم العمل الخاص بمشروع بناء منزل، والذي يمتد إلى عناصر المستوى الأول والثاني والثالث. تُعرف المستويات الأدنى من كل قسم أو فرع في هيكل تقسيم العمل بـ”حزم العمل” (Work Packages).
تشمل حزم العمل معلومات تتعلق بالمخرجات، مثل المالك، والمعالم (Milestones)، والفترات الزمنية، والموارد، والمخاطر، وغيرها. يتم وصف هذه المعلومات في قاموس هيكل تقسيم العمل (WBS Dictionary).
حزم التخطيط (Planning Packages)
هناك نوع آخر من حزم العمل يُسمى “حزم التخطيط” (Planning Packages). عندما تتم الموافقة على خطة إدارة المشروع، يكون النطاق معروفًا. بينما قد لا تكون كل التفاصيل واضحة. لتطبيق “قاعدة الـ100%” وضمان شمول كل النطاق. يتم إنشاء حزم التخطيط.
من المفهوم أنه مع تحديد التفاصيل لاحقًا، تتحول حزم التخطيط إلى حزم عمل.على سبيل المثال، في مشروع بناء المنزل، يعلم مدير المشروع أن المنزل يحتوي على تجهيزات (Fixtures). ولكن عند بدء البناء، قد يكون هناك مخصص مالي للتجهيزات دون تحديد تفاصيلها. بمجرد تحديد التجهيزات، تتحول حزمة التخطيط ذات الصلة إلى حزمة عمل. تعرف هذه العملية التخطيطية بـ”التخطيط بالموجات المتلاحقة” (Rolling Wave Planning)، وهي شكل من أشكال التطوير التدريجي (Progressive Elaboration).
