أظهرت دراسة كبرى قامت بها مؤسسة روكلفر أن 68% من العملاء الذين يمتنعون عن الشراء من مورديها المعتمدين يفعلون ذلك؛ لأن الموظفين يفشلون في التواصل بشكل فعال مع هؤلاء العملاء.
يقول الخبراء: إنه لا يقل عن 40% من متوسط وقت العامل يقضيه في أداء مهام إما أنها غير ضرورية، أو أنها تستغرق وقتاً أكثر من اللازم؛ لأنهم لا يعملون وفقا للتعليمات.
لذلك كما ترون فإن القدرة على التواصل بدقة له تأثير هائل على النتيجة النهائية وتعتبر الكتابة إحدى طرق التواصل الفعال.
الرؤساء يمكنهم مضاعفة نفوذهم من خلال تعلم الكتابة، والكُتَّاب رفيعو المستوى يتعلمون أن يركزوا الكلمات كما يركز شعاع الليزر الضوء.
سجلت أنا وإيرل نايت إنجل Earl Nightingale برنامجاً حول هذا الموضوع وفيه أوصينا ببعض الإرشادات ذات الصلة:
حدد هدفك:
ما هو الغرض من المادة التي تريد كتابتها؟ الكتابة يمكن أن تساعدك على تحقيق خمس: الإعلام، الاستفسار، والتنفيذ والإرشاد والتحريض.
حدد قراءك:
المواد المكتوبة مثل التقارير والكتيبات يمكن أن تكون أدوات قيمة لتحديد الغرض. تحديد الفئة المراد مخاطبتها يجب أن تحدد في ذهنك الفئة التي ترغب في التأثير عليها لشراء منتجاتك أو خدماتك.
ركز محتواك:
تأكد من أن رسالتك هي الرسالة الصحيحة للمستهدف الصحيح، لا تدع أفكاراً لا لزوم لها بالتدخل في الرسالة الرئيسة الخاصة بك، وعلى حد تعبير البروفيسور وليام ستانك عالم اللغة الشهير: “يجب ألا تحتوي الفقرة على جمل وكلمات لا داعي لها، مثلما يجب ألا يحتوي الرسم على خطوط لا داعي لها والآلة على قطع غير ضرورية”.
ركز على المنظومة الخاصة بك:
مقطع جيد من الكتابة يعزف مثل السيمفونية. رتب المادة الخاصة بك بحيث ينساب كل موضوع بسلاسة وبشكل طبيعي للذي يليه.
ركز على وضوح فكرتك:
بعض الكتاب يعتقدون أنهم يمكن أن يخفون التفكير الغامض بدفنه تحت كمية من الكلمات؛ لكي يكون للأفكار تأثير يجب التعبير عنها بدقة وإيجاز، كان خطاب لينكولين جيتسبرج يتكون من 275 كلمة 196 منها كانت في مقطع واحد.
ركز على صقل أفكارك:
نادراً ما يظهر الكمال من المسودة الأولى، وقد قال أمبروز بيرس ذات مرة: إن الكتابة العظيمة هي مسودة تم تنقيحها وتحريرها.
كن أصعب محرر لنفسك، ولكن لا تقف عند هذا الحد دع الآخرين يقرؤون ما كتبته قبل تقديمه إليهم فأنت تعرف ماذا تعني، ولكن لا يمكنك معرفة كيف سيفسر الآخرون ما تعنيه حين يقرأه الآخرون.
ركز نتائجك:
ما لم تتكون النتائج فإنها لن تتحقق. الكتابة الجيدة دائماً تفعل أربعة أشياء:
– تكِّون شعوراً.
– تعطي فكرة.
– تمنح القارئ فائدة.
– تنتج الاستجابة المطلوبة.
“شرح ريادة الأعمال” هو كتاب عظيم كتبه صديقي الراحل دكتور جاكوبس الرئيس السابق للجاكوبس الهندسية، أسس جو شركته عام 1948 ووضعها في مصاف أكبر عشر شركات للبناء في العالم، فكتابه خير مثال للقراءة الواضحة.
وإليك بعض التقنيات التي جاءت في كتاب جو وقد تكون مفيدة لك:
تقنية رقم 1: أطلق العنان لتفكيرك
كافة المؤلفات تبدأ بالأفكار. التفكير في الواقع هو المركبة التي تتواصل خلالها مع نفسك.
قبل أن توصل أفكارك للعالم الخارجي امنح نفسك وقتاً كافياً لتنظيمها.
فكَر في الأشياء التي تريد أن تقولها. ما هي النقطة الأكثر أهمية؟ ما هي الحقائق أو البيانات أو الحجج التي تحتاج إليها لدعم هذه النقطة؟ رتب النقاط الخاصة بك حسب أهميتها بالتوازي مع الحقائق الداعمة ثم قرر بناءً على أهميتها وجذبها للانتباه.
بعد ذلك قدم مادتك مرتبة حسب الأهمية، لخص المادة أو أخبر قراءك بما تريده منهم استجابة لكتابتك.
تقنية رقم 2: اكتب ما تعنيه
اكتب بالضبط ما تريد أن تقوله في تواصل تام، المتحدث يتلقى رد فعل فوري من المستمع. ولكن في التواصل عن طريق الكتابة يكون رد الفعل غير فوري. في الواقع قد لا تحصل على أي رد فعل لذلك عليك أن تعبر عن وجهة نظرك بدقة من أول مرة وإلا سيكون تواصلك غير مجد.
تقنية رقم 3: حدد ماذا تريد؟
إذا كنت تكتب رسالة لطلب موعد اطلب ذلك خلال الفقرة الافتتاحية. إذا كنت تريد المزيد من المعلومات اطلب ذلك، وإذا كنت تريد شخصاً ما لشراء شيء ما اسأل عن ذلك الأمر.
تقنية رقم 4: كن موجزاً
لا تهدر في الكلمات اجعل الجمل والفقرات قصيرة وبسيطة. استخدم دائماً أقصر وأكثر الكلمات ألفة ولا تسترسل حينما تستطيع الانتهاء. لا تستخدم أداة الحفر اليدوي طالما يمكنك الحفر بالمجرفة.
وعلى حد تعبير ونستون تشرشل أحد عظماء اللغة “الكلمات القصيرة هي الأفضل والكلمات القديمة حينما تكون قصيرة هي أفضل للجميع”.
تقنية رقم 5: كن طبيعياً
كل منا لديه شخصيته مزج الصفات وأنماط التفكير والسلوكيات يمكن أن تساعدنا في التواصل بشكل واضح. كن طبيعياً ودع شخصيتك الحقيقية تتواصل. لا تحاول أن تكتب مثل أحد علماء جامعة هارفارد إلا إذا كنت حقيقة واحداً منهم. لا تحاول أن تقلد لغة الشارع ما لم يكن ذلك طبيعياً بالنسبة لك.
تقنية رقم 6: استخدم الصور فصورة تساوي ألف كلمة
كتابي “كيف تكون إعلامياً عظيماً” يخصص قسماً كاملاً للاستخدام الماهر للصور. لماذا هذا التركيز؟ لأننا نعتقد في الصور. وخير مثال هو ذلك الخط الذي يقسم العالم الشيوعي عن العالم الحر. مجرد حدود سياسية أخرى وسماه تشرشل “الستار الحديدي”. وذلك أعطاه الصورة القوية التي أوضحت طبيعته.
حينما يكون لديك فكرة مجردة تريد التعبير عنها حاول التفكير في شيء ما مألوف يشبهها وتأكد من أنها مألوفة لك ولقرائك. شرح أحد الكُتَّاب طريقة عمل المفاعل النووي مشبهاً نواة الذرة برف الكرات على طاولة البلياردو الجاهزة للانطلاق بعيداً حينما تُضرب من قبل المضرب بسرعة. الخبراء في حل المشكلات يرغبون في تشبيه المشكلات شديدة التعقيد بالتي يمكن حلها بإيجاد المفتاح السحري.
التواصل ليس مهارة سهلة وهو ضروري للنجاح في عالم الأعمال؛ لإنتاج وتسويق المنتجات والخدمات لدعم ملايين البشر الذين يعيشون فوق الأرض؛ وذلك يتطلب مستوى من التواصل لم يحدث في القرون السابقة. حينما تكون جودة المنتج الخاص بك تعتمد على الجهود الجماعية لعشرات أو مئات أو آلاف من الأفراد يصبح التواصل شريان الحياة لمشروعك.
في الواقع إن التواصل هو في صميم كل ما تقوم به، وهو أساس التفاعل بين البشر إنه في المعاني في التفاهمات في المشاعر في الرغبات في الاحتياجات والأفكار. إن عالمنا مفعم بالمعلومات.
ولكن الاحتياج الشديد إلى الفهم؛ لبناء الجسور بين البشر حتى يتمكن من العيش معاً بشكل أفضل والعمل معاً والاستمرار مع بعضنا بعضا، وجعل هذه الأرض أفضل مكان ممكن للجنس البشرى.