تأتي التقنيات الحديثة دومًا بسلبيات وإيجابيات معًا، ومن هذا المنطلق نحاول التفكير في كيفية تنظيم البريد الإلكتروني، فهو رغم أنه أداة لا يمكن الغنى عنها يمكن أن يكون معرقلًا عن العمل ومعطلًا له.
ومن هذه الزاوية يكون البريد الإلكتروني يؤدي، إن نحن لم نستخدمه الاستخدام الأمثل، إلى عكس الهدف الذي أُنشئ ونستخدمه نحن من أجله.
إذًا من دون معرفة كيفية تنظيم البريد الإلكتروني ستظل تخبط خبط عشواء، فقد تنصرف، على سبيل المثال، إلى الرد على الرسائل المرسلة إليك عبر البريد الإلكتروني وتنسى القيام بعملك المطلوب منك، أو حتى تنشغل عنه ويقل تركيزك فيه.
إننا، والحال كذلك، أمام معضلة من نوع جدلي، إن جاز القول؛ إذ علينا أن نستخدم البريد الإلكتروني ولكن دون أن ندعه يستخدمنا؛ أي من دون أن يتأدى بنا الحال إلى غير الوجهة التي أردناها، ولهذا قررنا الحديث عن تنظيم البريد الإلكتروني.
اقرأ أيضًا: تطور البريد الإلكتروني.. موجز تاريخي
كيفية تنظيم البريد الإلكتروني
ويرصد «رواد الأعمال» بعض النصائح التي قد تساعد في تنظيم البريد الإلكتروني، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد الغرض
تلك خطوة منطقية وعلى الرغم من ذلك يتجاهلها كثيرون؛ إذ يجب عليك قبل إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني أو غيره إلى شخص آخر أن تحدد ما هو الغرض من إرسال هذه الرسالة؟ وما الذي تود قوله حقًا؟ وما هي أخصر وأقصر الطرق لقوله؟
ليس هذا فحسب، بل عليك _طالما أنك تفكر في تنظيم البريد الإلكتروني_ أن تحدد إذا كان البريد الإلكتروني هو الوسيلة الأمثل والأسرع لإيصال مرادك أم لا؟ ففي بعض الأحوال تكون مكالمة هاتفية كافية وتفي بالغرض على نحو جيد.
اقرأ أيضًا: استخدام البريد الإلكتروني في إدارة الموارد البشرية
-
إدارة صندوق الوارد
والحق أنه لا سبيل إلى تنظيم البريد الإلكتروني من دون القدرة على إدارة صندوق الرسائل الواردة إليك، سوى أن المشكلة أنك غير قادر، إلى حد بعيد، على التحكم فيمن يرسل إليك رسائل.
ومن شأن هذه الرسائل الكثيرة، التي تأتيك من مواقع، ومؤسسات، وتطبيقات إلكترونية، أن تُلهيك عن الرسائل الأهم التي كان من الواجب أن توليها اهتمامك البالغ.
لكن ثمة طرق يمكن من خلالها إدارة صندوق الوارد وتاليًا تنظيم البريد الإلكتروني، كأن تقوم على سبيل المثال بإيقاف تشغيل الإشعارات التي تأتيك على البريد من مواقع التواصل المختلفة؛ حيث ترسل لك مواقع مثل Facebook وTwitter وLinkedIn رسائل مختصرة؛ لإعلامك عندما يترك شخص ما تعليقًا أو يرسل رسالة. بدلًا من ذلك تحقق فقط من المواقع بانتظام.
ويمكنك كذلك؛ من خلال التسجيل في UnRoll.me، إدارة صندوق الرسائل الواردة بشكل أجود وأسرع؛ حيث تعمل الخدمة المجانية على “تجميع” الرسائل التسويقية والتي تأتيك من الجهات المختلفة في بريد إلكتروني واحد يوميًا؛ لذلك لن تفوت عليك أي شيء، ولن تفسد بريدك الوارد.
اقرأ أيضًا: أشهر 5 مواقع البريد الإلكتروني في العالم
-
الرسائل الواضحة
ومن ضمن الأمور التي تساعدك أيضًا في تنظيم البريد الإلكتروني الخاص بك أن تعمد إلى تقليل أعداد الرسائل الواردة والمرسلة بينك وبين الأطراف الأخرى حول موضوع معين على الأقل.
لكن ما السبيل إلى ذلك؟ الحق أن الرسائل الواضحة التي تنطوي على غرض محدد بنقاط يمكنها أن تساعدك في تحقيق هذه الغاية.
وإذا كنت بصدد استخدام البريد الإلكتروني في العمل فعليك إدراك أن استخدام هذه الأداة ليس من باب الترف، وإنما هي أداة تُستخدم لتسهيل العمل، وتبسيط العمليات التشغيلية والتنظيمية؛ لذا لا تقدم على إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني إلا إذا كنت محتاجًا إلى ذلك حقًا.
فكل رسالة ترسلها سيُرد عليها برسالة أخرى، وقد تقضي يومك في الرد على رسائل لا جدوى منها ولا طائل من ورائها.
اقرأ أيضًا: تحديثات Gmail الجديدة.. سهولة وأمان
-
البريد الوارد صفر
إن واحدة من أنجع الطرق في تنظيم البريد الإلكتروني أن ترد على كل رسالة تقرأها بشكل آنٍ، فطالما أنك فتحت رسالة ما عليك بالرد عليها؛ إذ إنك لو أجلت الرد عليها الآن ورددت عليها لاحقًا فستأخذ وقتًا أطول؛ حيث ستكون مضطرًا لقراءتها من جديد.
لكن لا يُنصح أيضًا بتصفح البريد الإلكتروني في كل وقت وحين؛ فهذا معرقل ومعطل في حد ذاته، وإنما أن تخصص، بدلًا من ذلك، وقتًا ترد فيه على الرسائل الواردة إليك، اللهم إن كان الأمر عاجلًا ولا يحتمل التأجيل.
وإن فعلت هذه الطريقة فستكون وصلت إلى مرحلة “البريد الوارد صفر”؛ فأنت ترد على سائلك أولًا بأول ولا تؤخرها عن وقتها، وبهذا تكون قد عرفت طريقة مناسبة لتنظيم البريد الإلكتروني.
اقرأ أيضًا:
مميزات Zoho.. الخيار الأمثل لإدارة العملاء وجهات الاتصال
ما لا تعرفه عن هوتميل.. البريد الآمن
