الخطة الأسبوعية.. أهميتها وكيفة إعدادها

التخطيط حتمي ولا بد منه، لكنه مهمة شاقة، ولكي تنجح فيها عليك أن تقسمها، ومن هنا تأتي فكرة الخطة الأسبوعية، وهي عبارة عن خطة مصغرة من الخطة الكبرى، ومن جهة ما منفصلة عنها؛ فهي قصيرة الأمد.

ولكن، وعلى الجهة الأخرى، لا تغرد الخطة الأسبوعية بعيدًا عن السرب؛ فمن خلال امتلاكك إياها وسيرك وفقًا لها وعملك على هدى مقتضياتها سوف تتابع السير على الخطة الكبرى، وستدفعك، في الوقت ذاته، إلى تحقيق أهدافك بعيدة المدى.

الخطة الأسبوعية، من زاوية ما، استعداد، إنها نتاج مخيلة شخص قد أعد العدة وشحذ همته لتحقيق أهدافه وطموحاته، ألم يقل بنجامين فرانكلين من قبل: “بالفشل في الاستعداد فأنت تستعد للفشل”؟!

والأهداف الكبرى، كما تعلم، مربكة وتشتت الهمة، وتفت في العضد وتبعثر العزم، فأنت حين تريد أن تكون أفضل شخص في مجال ما يبدو ذلك للوهلة الأولى محالًا أو مطلبًا عسير المنال، أما لو قسّمت هذا الهدف _الخطة الأسبوعية_ إلى عدة أهداف أسبوعية تنجزها واحدًا تلو الآخر فسيكون ممكنًا بالنسبة لك الوصول إلى ما تريد، ومن ثم تأتي أهمية الخطة الأسبوعية.

اقرأ أيضًا: إدارة وقت المدير التنفيذي.. النجاح يبدأ من قمة الهرم الوظيفي (1-2)

أهمية الخطة الأسبوعية وماهيتها

لا يحتاج تعريف الخطة الأسبوعية إلى كثير عناء أو تنظير، فهي عبارة عن خطة عمل لإنجاز كل ما تحتاج إلى إنجازه في أسبوع معين.

إنها، ببساطة، تدوين مهامك لكل يوم في الأسبوع مع وضع هدف نهائي في الاعتبار، لكن هل هي مهمة؟ هل يجب على المرء تجشم عناء وضعها؟

ما من شك أن الخطة الأسبوعية على قدر كبير من الأهمية، حتى وإن لم يكن كثير من الناس يتبعونها أو يفكرون في وضعها أصلًا؛ إذ تساعدك هذه الخطة في تنظيم وقتك بكفاءة وفعالية، كما أنها تدفع في مسار تحسين الإنتاجية، علاوة على أنها، كما ذكرنا ذلك آنفًا، تعينك على تحقيق الأهداف على المدى البعيد.

لكن، وبالإضافة إلى ما فات، يمكن الإشارة إلى بعض ملامح الخطة الأسبوعية على النحو التالي..

• قياس الأداء

إذا كنت تعتمد على الخطة الأسبوعية وتعمل على اتباع خطة محكمة ودقيقة فمن المؤكد أنها سوف تساعدك في قياس أدائك.

فلو أنك، على سبيل المثال، قد تورطت في انخفاض مستوى أدائك فإن الخطة الأسبوعية لن تعينك فقط على قياس أدائك ومعرفته، وإنما ستعمل على تحسينه؛ ومن ثم ستكون قادرًا على العودة إلى المسار الصحيح، وسنأتي على ذكر ذلك فيما بعد.

اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت المؤسسي.. جدوى الإجبار على النظام

• تحقيق التوازن

وثمة نقطة أخرى على قدر كبير من الأهمية تتجلى من خلالها أهمية الخطة الأسبوعية، وهي أنها تساعد في تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والمهنية على حد سواء.

وتلك شكاية عامة _أعني عدم القدرة على الموازنة بين العمل والحياة الشخصية_ يشكو منها قطاع عريض من الناس، لكن الخطة الأسبوعية، وتنظيم الوقت بشكل عام، ستمكنك من النجاح في المجالين، والاهتمام بهما معًا، دون أن يطغى أحدهما على الآخر.

• البقاء على المسار

وبالإضافة إلى ما فات فإن الخطة الأسبوعية تضمن لك البقاء على المسار الصحيح؛ فأنت من خلالها قادر على ملاحظة أدائك وقياسه، ومعرفة الأوقات (الأسابيع) التي تدنى فيها معدل إنتاجك أو العكس، وتاليًا ستكون أكثر قدرة على العودة إلى المسار الصحيح.

المخططون قادرون على النجاح، بل هم أقدر الناس على ذلك، وقد وجدت دراسة أجنبية أن 97% من كبار المديرين التنفيذيين يعتقدون أن الاستراتيجية والتخطيط أمران حاسمان للقيادة الناجحة ومستقبل شركتهم.

اقرأ أيضًا: إدارة الوقت للمستثمرين.. خطوات تختصر الطريق

إنشاء الخطة وإعداها

لو اقتنعت بأهمية الخطة الأسبوعية وأنه لا مناص منها فمن المنطقي أن تسأل عن كيفية إعدادها، وذاك ما سيحاول «رواد الأعمال» بيانه على النحو التالي..

• آخر يوم في الأسبوع

إن إعداد خطة الأسبوع القادم يجب أن يبدأ وينتهي في اليوم الأخير من الأسبوع الجاري؛ إذ سيكون ذهنك حاضرًا بما أنجزته وما أخفقت فيه في هذا الأسبوع، ثم إن هذا السلوك سيضمن لك بدء الأسبوع الجديد بخطة أسبوعية محكمة ودقيقة.

• تحديد الأهداف

الآن ستجد نفسك، وأنت في خضم إعداد الخطة الأسبوعية، مرغمًا على تحديد الأهداف الواجب إنجازها خلال هذا الأسبوع الذي تخطط له.

وليكن منك على بال، وأنت تضع هذه الأهداف، أن تكون (أهدافك) تعزف على نفس الوتر العام المتعلق بالأهداف الكبرى وبعيدة المدى.

اقرأ أيضًا: تنظيم الجدول الزمني للعمل عن بُعد.. 5 نصائح لإدارة وقتك بفعالية

• تقسيم المهام وتحديد الأولويات

ومما لا يجمل بك أن تغفل عنه أثناء وضع الخطة الأسبوعية أن تقسّم مهامك على مدار أيام الأسبوع، لكن يجب أن يكون هذا مسبوقًا بتحديد أولوياتك؛ فبعض المهام أهم من بعض، وبعضها لا يمكن تأجيله أو إرجاؤه، ومن ثم يجب أن تكون واعيًا بهذه المسألة وتخطط وفقًا لها.

اقرأ أيضًا:

تنظيم وقت النوم.. عادات محبي السهر تهدد إنتاجية العمل

أخطاء تنظيم الوقت.. خطة التغلب على المعوقات

تأثير تنظيم الوقت في التخلص من القلق‎