يبدو أن جائحة كورونا التي هزت العالم في عام 2020، أثارت نوعًا آخر من سياسات الشركات التي تعتمد على الابتعاد عن نماذج الأعمال التقليدية. ويشمل ذلك إدارة الامتياز الافتراضي مع فريق عمل متفرق، خاصةً إذا كنت صاحب امتياز متعدد الوحدات.
في حين أن إدارة الفريق الافتراضي أصبحت شائعة بشكل متزايد؛ إلا أنها لا تزال مفهومًا جديدًا نسبيًا؛ لذلك إذا كنت تفكر في خياراتك لإدارة الامتياز الافتراضي؛ ففكر في هذه الأمور وأنت تخطط لكيفية إدارة فريقك وعملائك المشتتين.
تحديد التوقعات
قبل أن تتعمق في امتياز يسمح لك بإدارة فريق افتراضي، ستحتاج إلى توضيح ما تتوقعه من هذا الفريق الافتراضي.
- ما الغرض من إدارة فريق عن بعد بدلًا من فريق شخصي؟
- هل سيكون لديك نهج مختلط؟
- ما أهدافك الرئيسية مع فريقك؟
- كيف ستقوم بتتبع وقياس التقدم والنتائج؟
مع وضع هذه الأهداف، يمكنك وضع توقعات واضحة لك ولفريقك في المستقبل. كلما كنت أكثر وضوحًا في هذه التوقعات، كانت عملية بدء التشغيل والتوظيف أكثر سلاسة.
يأتي الوضوح من إزالة جميع الافتراضات من مخططك. هذا يعني، بدلًا من القول بأنك ستتواصل مع فريقك بانتظام، ستحتاج إلى تحديد عدد المرات التي تعني لك فيها كلمة “منتظم” حتى لا يكون هناك سوء فهم.
الاستعداد للنجاح
وتتوفر مجموعة كبيرة من المنصات لمساعدة أصحاب الامتياز على إدارة فرق العمل الافتراضية. وعلى الرغم من أن هذا الكم الهائل من المنصات يمكن أن يكون ذا قيمة، إلا أنه قد يكون مربكًا أيضًا.
قبل أن تتعمق في إدارة الامتياز الافتراضي، قم بتوضيح المنصات المتاحة لك بصفتك صاحب الامتياز وأيها غير متاح. ثم حدد خطتك لاستخدام كل منصة لمشاركة المستندات وتتبع تقدم الفريق وضمان اتساق العلامة التجارية وإدارة تفاعلات العملاء.
يجب أن يكون لصاحب الامتياز رأي في هذه المنصات؛ لأنه يجب مراعاة مستوى حوكمة البيانات. تسمح حوكمة البيانات لمانح الامتياز بالإشراف على المعلومات الداخلية التي يتم جمعها عن العملاء واتصالات العلامة التجارية وغير ذلك. إن معرفة كيفية حماية هذه المعلومات واستخدامها بشكل مناسب أمر بالغ الأهمية لنجاحك كصاحب امتياز. سيساعدك التحدث إلى مانح الامتياز الخاص بك مسبقًا على فهم توقعاته بشكل أفضل أثناء تطويرك لتوقعاتك الخاصة بفريقك.
إنشاء خطة تواصل
إن إنشاء فريق خارج نطاق البلد يتطلب تخطيطًا إضافيًا للتواصل. ويتجاوز هذا المستوى من تخطيط التواصل إلى ما هو أبعد من عدد المرات التي ستتواصل فيها مع فريقك. وعلى الرغم من أهمية ذلك؛ إلا أنه يتطلب منك أيضًا بناء الثقة مع فريقك حتى يلتزموا بتوقعاتك.
ضع خطة تواصل لكيفية بدء كل اجتماع واتصال. بعض الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك هي:
- كم مرة ستجتمع مع فريقك عبر الفيديو؟
- كيف ستتواصل بين مكالمات الفيديو مع فريقك؟
- ما الإطار الذي ستستخدمه عند بدء الاجتماعات؟
السؤال الأخير في هذه القائمة مهم؛ لأنه يسمح لك بتحديد النغمة وإظهار اهتمامك بالأشخاص الذين يساعدون في بناء علامتك التجارية. بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في إحماء الغرفة الافتراضية هي:
- افتح الباب لمشاركة ما يتعلق بحياتك الشخصية.
- سلط الضوء على الانتصارات.
- تقدير أعضاء الفريق.
- قدم الملاحظات البناءة على النقد.
- قدم التعاطف عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها.
بين المكالمات، يمكنك أيضًا إضفاء روح الدعابة والرموز التعبيرية والصور المتحركة حتى يتمكن أعضاء الفريق من إطلاق العنان لشعورهم والتواصل معك على مستوى شخصي أكثر عندما لا تكون المحادثات في براد الماء متاحة بسهولة.
في نهاية المطاف، يتيح لك وجود فريق افتراضي جمع أفضل ما في الفريق لتعزيز عملك. ومع ذلك، من دون معرفة كيف ستبدو إدارة هذا الفريق قبل الدخول في رحلة الامتياز التجاري، ستواجه صعوبة في معرفة مدى نجاحه. اسأل صاحب الامتياز عن توقعاته ومنصاته وإرشادات التواصل مع العلامة التجارية لفهم كيف ستدير بنجاح القوى العاملة عن بعد.
المقال الأصلي: من هنـا
