أصبح التخطيط الاستراتيجي عنصرًا حاسمًا في إدارة سلسلة التوريد، وقبل أي تخطيط لابد من الإجابة عن سؤال: كيف تخطط لمشترياتك؟. لتحقيق النجاح والكفاءة. إذ تعتبر المشتريات الاستراتيجية عملية حيوية تسعى الشركات من خلالها إلى تحقيق أفضل النتائج بتكلفة أقل وكفاءة أعلى.
وهي تشمل مجموعة من الأنشطة والقرارات التي تؤثر بشكل كبير في الأداء العام للشركة. لكن كيف تخطط لمشترياتك بشكل استراتيجي؟ وكيف يمكن أن تعزز التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك لنجاح شركتك؟
عملية الشراء الاستراتيجي
يعد الشراء الاستراتيجي (strategic procurement) عملية متعددة الأبعاد تركز على التحليل والتخطيط والمراقبة والتنفيذ لعمليات سلسلة التوريد الشرائية.
وتهدف هذه العملية إلى ضمان حصول الشركات على المواد والخدمات اللازمة بأفضل الأسعار الممكنة وأقل تكلفة. علاوة على تحسين إدارة علاقات الموردين وتقليل المخاطر التي قد تؤثر في سلسلة التوريد.
كما أن التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك يتطلب التفكير في كيفية تحقيق أقصى استفادة من الموارد المتاحة. مع مراعاة الاحتياجات المستقبلية والتغيرات المحتملة في السوق، وذلك ضمن الإجابة عن: كيف تخطط لمشترياتك؟
خطوات التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك
يضمن التخطيط حصول المنظمة على السلع والخدمات التي تحتاجها بالجودة المناسبة والسعر المناسب وفي الوقت الملائم. كما أنه أكثر من مجرد شراء المنتجات؛ إنه بناء علاقات قوية مع الموردين، وتحسين الكفاءة، وتقليل التكاليف، ودعم الأهداف الاستراتيجية للشركة.
1- تحليل احتياجات الشركة
الخطوة الأولى في التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك هي تحديد ما تحتاجه الشركة بالفعل. ويجب تحليل كل المتطلبات والاحتياجات الخاصة بالشركة. وذلك لتحديد ما إذا كان ينبغي شراء منتجات جديدة أو تحديث المواد الحالية.
يتطلب ذلك جمع البيانات الدقيقة حول الطلبات الحالية والتوقعات المستقبلية.
2- تقييم السوق والموردين
بعد تحديد احتياجات الشركة ينبغي تقييم السوق للعثور على أفضل الموردين الذين يمكنهم تلبية هذه الاحتياجات. إذ يتضمن ذلك البحث عن الموردين المحتملين، ومقارنة الأسعار، ومراجعة سمعة الموردين وجودة منتجاتهم. كما يجب النظر في طرق الشحن والتوزيع الأنسب.
3- تطوير استراتيجيات الشراء
بناءً على تحليل السوق يجب تطوير استراتيجيات الشراء التي تتماشى مع الأهداف العامة للشركة. ويشمل ذلك تحديد طرق الشراء الأنسب، مثل: العطاءات المفتوحة أو طلبات تقديم العروض، والقرار بشأن كيفية التعامل مع الموردين.
4- تنفيذ ومراقبة الاستراتيجية
بعد وضع الاستراتيجية تأتي مرحلة التنفيذ والمراقبة. ومن الضروري متابعة تنفيذ عملية الشراء للتأكد من أنها تسير وفقًا للخطة. إذ إن جميع الموردين يلتزمون بالشروط المتفق عليها. يتطلب ذلك وجود نظام فاعل لمراقبة الأداء وضمان الجودة.
5- تقييم الأداء والتحسين
عقب تنفيذ الاستراتيجية لا بد من تقييم نتائج الشراء وتحديد ما إذا كانت الأهداف تحققت أم لا. يتضمن ذلك: مراجعة التكاليف والكفاءة ورضا العملاء. وبناءً على هذه المراجعة يمكن إجراء تحسينات على الاستراتيجية لتحقيق نتائج أفضل في المستقبل.
التخطيط الاستراتيجي ومواجهة التحديات
في السنوات الأخيرة أثبتت الأزمات العالمية، مثل جائحة كورونا والخروج البريطاني من الاتحاد الأوروبي وأزمة المناخ، أهمية التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك. وأجبرت هذه الأزمات الشركات على إعادة النظر في استراتيجياتها وتعديلها؛ لمواجهة التحديات المتزايدة في سلسلة التوريد.
وأصبحت إدارة المشتريات أكثر تعقيدًا في ظل هذه الظروف. وذلك يتطلب تحسين استراتيجيات الشراء بشكل دوري لمواكبة التغيرات السريعة في السوق.
دور مدير المشتريات في التخطيط الاستراتيجي
تندرج إدارة الموردين وإدارة المخاطر وإدارة سلسلة التوريد جميعها تحت وظيفة المشتريات. لذا فإن المهام اليومية لمدير المشتريات تشمل هذه المجالات. وفي منظمة كبيرة يكون فريق المشتريات الأوسع قادرًا على تقديم الدعم. ولكن من العدل أن نقول إن مدير المشتريات يتحمل قدرًا كبيرًا من المسؤولية في حسن سير العمل.
لذلك، في السنوات الأخيرة، تم الاعتراف بأهمية مدير المشتريات الممتاز؛ لأنه غالبًا ما تتوفر لديه معرفة واسعة بعملية التوريد وتاريخ الشراء في الشركة ورؤى عميقة حول كيفية تحسين العمليات الإجمالية.
ويحلل محترفو المشتريات التفاصيل الدقيقة لكيفية عمل الشركة. وبالتالي يكونون مجهزين جيدًا للتعليق على صحة العمل والتحسينات المطلوبة.
ومن أجل أداء مديري المشتريات لعملهم بشكل صحيح يحتاجون إلى الدعم من جميع الفرق في أنحاء الشركة. وقد يكون هذا أمرًا صعبًا لأنه يتطلب الشفافية.
ويجب أن يفهم جميع الفرق دور المشتريات حتى يتمكنوا من التعاون مع الاستراتيجية.
أدوات لتحسين استراتيجية الشراء
يتطلب تحسين استراتيجية التوريد رؤية شاملة واتباع الأساسيات مثل تحليل الإنفاق؛ ما يساعد في اتخاذ خطوات مدروسة. وتتوفر برامج ومنصات عبر الإنترنت التي تساهم في جمع وتحليل البيانات وإنشاء التقارير؛ ما يوفر أدوات حيوية لمديري المشتريات.
كما تتبع عملية التوريد منهجيات قياسية مثل: العطاءات المفتوحة والمقيدة وطلبات تقديم العروض. وتلك التي تحتاج إلى مراجعة دورية لضمان الحفاظ على ميزة تنافسية.
وأيضًا يمكن أن تكون طلبات تقديم العروض مفيدة في مقارنة مؤهلات البائعين. حيث توفر برامج أتمتة طلبات تقديم العروض وقتًا وتزيل التحيز.
إجمالي تكلفة الملكية (TCO)
أحد المفاهيم الأساسية في التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك هو إجمالي تكلفة الملكية (TCO). هذه الأداة الحسابية تساعد الشركات في فهم التكلفة الإجمالية للمنتجات والخدمات، بما يتجاوز السعر الأساسي للشراء.
ويشمل ذلك: تكاليف الشحن، والتخزين، والصيانة، والتكاليف غير المتعلقة بالجودة. ومن خلال تحليل TCO يمكن للشركات اتخاذ قرارات شراء أكثر استنارة وتحقيق قيمة أفضل من استثماراتها.
أهداف المشتريات الاستراتيجية
الهدف الرئيسي من المشتريات الاستراتيجية هو تحقيق الكفاءة. ولكن توجد أهداف أخرى مهمة أيضًا، مثل:
- بناء شراكات مع الموردين: يتعين على الشركات بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين الذين يتماشون مع أهدافها الاستراتيجية.
- تحسين جودة المنتجات: التركيز على توريد منتجات ذات جودة أعلى لتحسين الأداء العام.
- تقليل المخاطر: من خلال تقييم المخاطر في مواقع مختلفة وإدارة المخاطر بفاعلية.
- الاستفادة من اقتصاديات الحجم: تقليص قاعدة الموردين لتحقيق فوائد اقتصادية.
- الاستثمار في البحث والتطوير: التعاون مع الموردين الرئيسيين للاستثمار في الابتكار وتطوير المنتجات.
التكنولوجيا وتأثيرها في استراتيجية الشراء
تلعب التكنولوجيا دورًا متزايد الأهمية في استراتيجية الشراء. يشمل ذلك: التحول الرقمي، والذكاء الاصطناعي، والأمن السيبراني، والبيانات الضخمة، وتقنيات سلسلة الكتل. كما تساعد هذه التكنولوجيا في تحسين العمليات، وزيادة الكفاءة، وتقليل المخاطر.
وفي النهاية تعد كيفية التخطيط الاستراتيجي لمشترياتك عنصرًا أساسيًا في نجاح أي شركة. وذلك من خلال تحليل احتياجات الشركة.
بالإضافة إلى تقييم سوق رواد الأعمال والموردين، وتطوير استراتيجيات الشراء. علاوة على تنفيذ ومراقبة الاستراتيجيات. ويمكن للشركات تحقيق أقصى استفادة من مواردها وتحسين أدائها.
وفي ظل التحديات العالمية والتطورات التكنولوجية المستمرة يصبح من الضروري التكيف وتحديث استراتيجيات الشراء بشكل مستمر؛ لضمان النجاح المستدام ومعرفة الإجابة عن سؤال: كيف تخطط لمشترياتك؟
