هل حياتك عبارة عن دوامة فوضوية من المهام والمواعيد النهائية التي لم تستطع الوفاء بها؟ هل تشعر بأنك تدور في حلقة مفرغة، وأنك تبذل الكثير من الجهد دون أن تحقق في النهاية ما تريد أو تنجز ما عليك إنجازه؟ إذا كان الواقع كذلك ففكر في تنظيم جدول الأعمال؛ حيث من شأن طريقة كهذه أن تعفيك من التسويف أولًا، كما أنها ستضعك على المسار صحيح، علاوة على أنك ستنجز الكثير من الأعمال وربما بجهد أقل.
والأهم من ذلك كله أنه سيمكنك؛ من خلال معرفة تنظيم جدول الأعمال، الموازنة بين عملك وحياتك الشخصية، وأنت تعلم، بطبيعة الحال، أن نجاحك المهني والشخصي موقوف على هذه الموازنة.
اقرأ أيضًا: مهارات الاتصال وتوفير الوقت المهدر
طرق تنظيم جدول الأعمال
-
اعتن ببداية يومك
كلنا يعلم أن الأيام تستبين من صباحاتها، وأنك إذا قصّرت في عملك في فترة الصباح _خاصة إذا كانت ساعتك البيولوجية متوافقة مع ذلك_ فسوف يضيع يومك، وفي أحسن الأحوال، ستظل تعدو من دون أن تصل، لذا اعتن بصباحك جيدًا.
والعناية بالصباح هذه تبدأ من مساء اليوم السابق، عندما تعود من العمل وتصل إلى المنزل؛ إذ ينبغي عليك أن تضع الأشياء التي تحتاجها في صباح اليوم التالي في متناول يدك؛ حتى تنطلق إلى العمل في الصباح مسرعًا دون أن تهدر وقتًا في البحث عن حقيبتك أو نظارتك مثلًا. جدول أعمالك يبدأ في الصباح فليكن ذلك منك على بال.
اقرأ أيضًا: 4 نصائح لتنظيم الوقت.. كيف تدير حياتك؟
-
خَطِط في اليوم السابق
لا تترك عملك قبل أن تعرف ما الذي سيتوجب عليك فعله في الأمس، وربما يجدر بك فعل ذلك قبل أن تذهب إلى الفراش. وينصح بعض الخبراء باعتبار الخمس عشرة دقيقة الأخيرة في العمل بمثابة فرصة لك لترتيب مكتبك، وتهيئة كل شيء؛ كي تكون مستعدًا للبدء سريعًا عندما تصل إلى العمل في صباح اليوم التالي.
ليست هذه إحدى طرق تنظيم جدول الأعمال فحسب، ولكنها تساعدك في تنظيم حياتك ككل، وتذكر كلما كنت أكثر تنظميًا كنت أقدر على الإنتاج الكثيف، والأداء السريع في الوقت نفسه.
اقرأ أيضًا: فن تنظيم الوقت للمدراء الجدد
-
ضع خطة والتزم بها
كثيرون ينصحون بأن تخطط على مستوى سنوي أو شهري أو أسبوعي.. إلخ، لا يهم المدى الزمني الذي سوف تتبعه في التخطيط، وإنما المهم أن تكون لديك خطة، والأهم أن تلتزم بها. صحيح أن تنظيم جدول الأعمال سيسير على نحو أفضل إذا كانت لديك خطة عامة تحكم إيقاعك بشكل عام، لكن بعض الناس يخشون التفكير على هذا النحو، ويفضلون التفكير في الأشياء الصغيرة ثم التدرج إلى ما يليها وهكذا.
الطريقة لا تهم، طالما أن لديك خطة بالفعل، لكن فائدة الخطة العامة/ الكبيرة أنها توفر لك الوقت، فلست بحاجة إلى التخطيط بين فينة وأخرى، وإنما ستكون محكومًا بتلك الخطة الشاملة التي وضعتها لنفسك لهذا العام أو الشهر.. إلخ.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت بدقة.. أسرار الالتزام بالجداول الزمنية
-
تخلّص مما أنجزته
أكثر ما يعرقل المرء ويصده عن إنجاز مهامه على النحو المطلوب هو ذاك الزحام الشديد والفوضى الذهنية، وكلما كان ذهنك مرتبًا كنت أقدر على أداء مهامك بيسر وسلاسة. لكن كيف السبيل إلى ذهن مرتب طوال الوقت؟
المسألة بسيطة، تخلص من أي مهمة أنجزتها؛ أي قم بمحوها من أجندة أعمالك، وستمحى، تبعًا لهذه الطريقة، من ذهنك تاليًا، وستحصل على مساحة جديدة في عقلك تستخدمها للتفكير في الأمور والمهام القادمة.
تبعًا لهذه الطريقة ستكون كل مهمة تنجزها درجة ترتقيها إلى الأعلى، ومن فائدة ذلك أن العمل الجاد، في حد ذاته، حافز؛ فعندما تجد نفسك قادرًا على إنجاز المهام التي تؤرقك ستجد لديك الدافع للعمل أكثر وبذل مزيد من الجهد.
وفي نهاية حديثنا عن طرق تنظيم جدول الأعمال حقيق بنا أن نشير إلى أن العمل الجاد والمنظم لا يعني الانخراط التام فيه طوال الوقت، بل إن العكس هو الصحيح _هدفنا أصلًا من تنظيم جدول الأعمال هو إنجاز العمل على النحو المطلوب ثم العثور على حياة شخصية أكثر سعادة وتنظيمًا_ فلكي تنجز ما عليك إنجازه يتعين عليك أخذ فترات راحة بين فينة وأخرى.
ووفقًا لدراسة أجريت عام 2014 بواسطة DeskTime، فإن الأشخاص الذين يتناوبون بين وقت الراحة ووقت العمل يكونون أكثر إنتاجية في العمل من أولئك الذين ينصرفون إلى العمل طوال الوقت. اعمل بحكمة وأحط علمًا بطرق تنظيم جدول الأعمال وستحقق نجاحًا على المستويين الشخصي والمهني.
اقرأ أيضًا:
تقسيم الوقت.. 6 نصائح غير تقليدية
الحفاظ على التركيز في العمل.. سبل الابتعاد عن الإلهاء
أهمية الحصول على إجازات من العمل
