في عالم يتسم بالتغير السريع والمنافسة الشرسة تبرز قدرة الفرق على تحديد أهداف واضحة وقياس تقدمها بدقة كعامل حاسم يفصل بين النجاح والفشل. فالأهداف الواضحة تشكل البوصلة التي توجه جهود الفريق. بينما تمنحه مؤشرات القياس الصحيحة القدرة على تقييم الأداء وتحسينه باستمرار.
لكن السؤال الأهم هو: كيف يمكن للفرق أن تحدد أهدافها بفاعلية؟ وبأي أدوات ومقاييس تثبت أنها على المسار الصحيح؟ هذا ما نوضحه في “رواد الأعمال”. وفقًا لما ذكره موقع “betterup”.
فوائد أهداف الفريق
يحقق تحديد أهداف الفريق العديد من الفوائد لك كقائد، ولأعضاء فريقك، وللمؤسسة ككل كالتالي:
- تساعد أهداف الفريق أعضاء الفريق على فهم كيف يتناسب عملهم الفردي مع المجموعة.
- تتيح اتجاهًا واضحًا وخطة عمل لفريقك.
- تسهل مساءلة أفضل وتشجع على تحمل المسؤولية.
- توفر أهداف الفريق فرصًا لبناء الثقة والتعاون.
- تساهم في النمو المهني وتطوير مهارات جديدة بين أعضاء الفريق.
- توفر هيكلًا لقياس التقدم على المستويين الفردي والجماعي.
- قد يساعدك إنشاء أهداف الفريق على تحديد الأولويات التي تم تجاهلها أو لم يتم تخصيصها.
- يمكن استخدام أهداف الفريق لتقييم الأداء.
- توضح أهداف الفريق المساهمة التي يقدمها الفريق للمؤسسة.
إن ممارسة الاجتماع لتحديد الأهداف والاتفاق عليها مفيدة في حد ذاتها؛ حيث تمنح المجموعة الوقت والمساحة للتفكير في وضعها الحالي، وما أنجزه الفريق، وإلى أين يريد أن يتجه. يجب أن تثير العملية نقاط سوء الفهم، وتوفر فرصًا للتوضيح، وتسلط الضوء على الأولويات المتضاربة.
أخيرًا تسمح هذه الممارسة لكل فرد في الفريق بالشعور، وأن يكون بالفعل أكثر اقتناعًا بالأهداف وأكثر استثمارًا في النتائج. ويعد تحديد أهداف الفريق تمرينًا قيّمًا لا ينبغي التسرع فيه أو ممارسته بشكل روتيني.
كيفية تحديد الأهداف.. ابدأ بـ”SMART”
SMART هو الهدف الذي تتم كتابته ضمن الإطار التالي:
- S: محدد (Specific): اهدف إلى صياغة هدف الفريق بأكثر الطرق وضوحًا وتحديدًا.
- M: قابل للقياس (Measurable): حدد المقاييس التي توضح تحقيق الهدف.
- A: قابل للتحقيق (Attainable): صِغ الهدف بطريقة تمثل تحديًا ولكن من الممكن تحقيقه.
- R: ذو صلة (Relevant): يجب أن يكون الهدف مهمًا للفريق والمؤسسة.
- T: محدد بالوقت (Time-bound): وضح الموعد النهائي أو التاريخ المستهدف للهدف.
كيف يبدو هذا الإطار عند تطبيقه في العالم الحقيقي؟
التواصل بشكل استباقي مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين أسبوعيًا على الأقل بشأن حالة مشاريعهم؛ بحيث ينخفض عدد التصعيدات إلى النصف في غضون 3 أشهر.
يمكنك التحقق من هذا الهدف الجديد باستخدام معايير SMART لمعرفة جوانب SMART فيه:
- S: الهدف مركز ومحدد وواضح.
- M: يتضمن هذا الهدف مقياسين. الأول هو التحديثات الأسبوعية لأصحاب المصلحة الداخليين، والثاني هو تقليل التصعيدات.
- A: يوضح الإجراء المتمثل في “التواصل بشكل استباقي مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين” الإجراء الذي يحتاج أعضاء الفريق إلى اتخاذه.
- R: التواصل الأسبوعي هو هدف ذو أولوية عالية وذو صلة وواقعي لأعضاء الفريق.
- T: عند علامة الثلاثة أشهر يتمكن المدير من معرفة ما إذا تم إرسال تحديثات أسبوعية أو تم تخفيض التصعيدات إلى النصف.
قيادة عملية تحديد الأهداف مع فريقك
في حين أن نهج SMART يوفر هيكلًا للأهداف المصاغة جيدًا إلا أن هناك مكونات مهمة أخرى لعملية تحديد أهداف الفريق.
التوافق مع أولويات الشركة: قبل الاجتماع بفريقك اجتمع بمديرك. تأكد من أنك واضح بشأن توقعات أداء المؤسسة للفريق. ستكون هذه بمثابة خريطة طريق لأهداف SMART التي تشاركون في إنشائها مع فريقك.
إعادة الصياغة بطرق ذات مغزى لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين: قد لا تحفز النتيجة النهائية وحدها، أو أرقام الإنتاجية. ابحث عن طرق أخرى لصياغة الأهداف أو أهداف إضافية تثير الحماس في الفريق.
استمع إلى فريقك: في حين أن أولويات الشركة توفر دليلًا رفيع المستوى تحتاج إلى مزيد من المعلومات لتطوير أهداف فريق عالية الجودة. يتمتع أعضاء فريقك برؤى حول ما يمكن تحسينه وأفكار مبتكرة حول كيفية إظهار النجاح. أشرك فريقك بشكل إبداعي في هذه المحادثات واستمع بعمق لتحديد الأفكار الرئيسية وأهداف الفريق وتحقيقها.
حدد مساهماتك: تذكر أنك، بصفتك القائد، جزء من الفريق أيضًا. لديك عمل يجب فعله للتأكد من تحقيق الأهداف. عندما تجعل مساهماتك شفافة كجزء من عملية تحديد الأهداف يعرف موظفوك أنك مساهم في تحقيق أهداف الفريق.
لا تستعجل: قُد فريقك خلال جولات متعددة من التعليقات والمساهمات حول مسودات أهداف الفريق. إذ تتحسن جودة أهدافك ووضوحها وتصبح أكثر SMART مع كل مسودة.
تعزيز القناعة: في مرحلة القناعة مهمتك هي التأكد من عدم تخلف أي عضو في الفريق عن الركب. يجب أن يشعر الجميع بالتزام قوي جدًا بالأهداف والتغييرات المتعلقة بالعمل اللازمة لتحقيق تلك الأهداف. إذا لزم الأمر انخرط في محادثات فردية لتبديد الشكوك والمخاوف المتبقية.
كيفية قياس النجاح
الجزء الأكثر أهمية في أهداف الفريق هو التأكد من أنك تعرف كيف تقيس النجاح. يجب عليك تطوير نظام مساءلة لتتبع تقدمك. عندما يفشل فريق في تحقيق هدف ما. غالبًا ما يكون السبب هو عدم وجود نظام مساءلة. بعض أفضل الممارسات لقياس النجاح هي:
- تحديد عملية تتبع الهدف ومن المسؤول عن تتبع ماذا.
- اختيار تقنية تساعد على تتبع عمل فريقك وإبقاء الأشخاص مسؤولين.
- معرفة مجموعات البيانات التي تحتاجها لقياس تقدمك. والتأكد من أن الأشخاص المناسبين لديهم حق الوصول إلى تلك البيانات.
- جدولة اجتماعات متابعة مع الفريق بشكل منتظم للحصول على مدخلاتهم حول التقدم والعوائق التي تحتاج إلى إزالتها.
- إعداد تحديثات التقدم. وبناءً على الهدف قد تحتاج إلى القياس أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي. كن مستعدًا لتقديم البيانات وتحديثات التقدم إلى رؤسائك.
- تذكر أن تنتبه إلى ما يحفز أعضاء فريقك طوال العملية. عند قياس التقدم نحو أهداف الفريق تحصل على فرصة إجراء التعديلات اللازمة على أهداف الفريق. اجعل التقدم شفافًا، سواء كنت تحقق الهدف أم لا، وناقش بصراحة ما ينجح وما لا ينجح مع الفريق.
قد تحتاج إلى تقديم دعم وتطوير إضافيين لأعضاء الفريق أو الدفاع عن المزيد من الموارد والوقت. وعندما تكون أهداف الفريق على المسار الصحيح تذكر أن تحتفل بالتقدم مع أعضاء فريقك.
7 طرق لمساعدة فريقك على تحقيق أهدافه
اعرف ما تريد تحقيقه
قبل التواصل مع فريقك فكر في سبب رغبتك تحديد الأهداف وما تأمل في تحقيقه من خلالها. وإذا تم إكمال هدف الفريق الأوسع فما الآثار المترتبة على ذلك؟ كيف يفيد مؤسستك؟ يعد القياس جزءًا مهمًا من تحديد الأهداف؛ لذا تأكد من أنك تعرف كيف تتتبع وتقيّم التقدم. بالإضافة إلى الإنجاز وكيف يؤثر ذلك فيما تريد تحقيقه.
ضع أهدافًا على مستوى الفريق
بمجرد تحديد ما تريد تحقيقه ابدأ بوضع أهداف للفريق. عندما يكون لدى الفرق أهداف صعبة وذات مغزى للعمل عليها فإنها تتحد كوحدة أكثر فاعلية وتعاونًا. يساعدهم ذلك على التوافق والتركيز المشترك بدلًا من محاولة التفوق على بعضهم البعض. بالطبع يمكن (وينبغي) تقسيم أهداف الفريق إلى أهداف فردية.
بمجرد تحديدها اكتب أهدافك. تشير الأبحاث إلى أن كتابة الأهداف تزيد من فرصة تحقيقها بنسبة 80%. وكلما أمكنك إشراك موظفيك في تحديد الأهداف لأنفسهم وللمجموعة زاد احتمال التزامهم بتلك الأهداف.
دع الأشخاص يطورون أهدافهم الخاصة
بعد تحديد أهداف الفريق امنح الأشخاص الاستقلالية لتطوير أهدافهم الخاصة. بناءً على وظيفتهم يجب أن يكونوا قادرين على تحديد المبادرات والأهداف الرئيسة التي تدعم أهداف الفريق الأكبر.
تأكد من أنك متاح لتقديم الدعم، وساعدهم على تعلم كيفية تطوير أهداف ذات مغزى وقابلة للتحقيق باستخدام إطار عمل مثل أهداف SMART. ووجههم بحيث يكونون متوافقين مع أهداف الفريق (والمنظمة)، وتأكد من فهمهم لأهمية القياس.
حدد مواعيد نهائية
تساعد المواعيد النهائية الفريق على تطوير المساءلة. فالهدف الذي لا يوجد له موعد نهائي لن يخدم غرضه لأنه قد ينتهي به الأمر بالتأجيل المستمر وعدم تحقيقه أبدًا. إذا بدأ الناس يشعرون بأن الأهداف لا تؤخذ على محمل الجد فسوف يصابون بالإحباط وعدم المشاركة.
وعادةً يعمل الناس على أساس فصلي؛ لذا يمكنك تحديد الأهداف على أساس ربع سنوي. هذه فترة زمنية طويلة نسبيًا تستطيع خلالها تنفيذ المشاريع؛ ما يسمح لك بتحديد أهداف أكبر ولكنها قصيرة بما يكفي لتغيير المسار إذا لزم الأمر. وهذا يعني أيضًا أنه يمكنك العمل على مجموعة متنوعة أوسع من المبادرات على مدار العام التي تدعم أهداف الشركة.
إذا لم تنجح معك الفصول حاول تحديد أهداف قائمة على المشاريع، على سبيل المثال.
تتبع التقدم نحو الأهداف
كما ذكرنا سابقًا يجب أن تكون الأهداف ملموسة وقابلة للقياس حتى تتمكن من تحديد النجاح.
ساعد فريقك على البقاء مركزًا من خلال تتبع التقدم. تتيح لك المتابعة معرفة متى تصحح المسار والمبادرات التي تسير بشكل أسرع من المتوقع، وبالتالي إعادة تخصيص الموارد إذا لزم الأمر.
يساعد تتبع الأهداف أيضًا الفرق على البقاء متحفزة عندما ترى التقدم وتقترب من الإنجاز. إن معرفة أنك حققت شيئًا سعيت إليه، جنبًا إلى جنب الشعور بالإنجاز، هي محفزات قوية جدًا لأفراد فريقك.
ساعد الأشخاص على تحقيق أهدافهم
بصفتك مديرًا وقائد فريق تقع على عاتقك مسؤولية مساعدة أفراد فريقك على تحقيق أهدافهم بالإضافة إلى توجيه الفريق. هناك عدة طرق لذلك:
- ساعدهم على فهم كيفية تحديد هدف قابل للتحقيق.
- عقد اجتماعات فردية منتظمة لمعرفة سير الأمور.
- أظهر لفريقك أنك منفتح على الأسئلة وتقديم التوجيه.
- ادعمهم بنصائح حول كيفية تحقيق مبادراتهم.
- ساعد فريقك على تحديد المعالم الرئيسية أثناء عملهم نحو أهداف الفريق أو الأهداف الفردية.
- قدم لفريقك ملاحظات منتظمة حتى يعرفوا ما يسير بشكل جيد وما يمكن تحسينه.
تعلم من أخطائك
لن يتم تحقيق جميع الأهداف. قد يكون بعضها تم تحديده مرتفعًا جدًا عن قصد، وقد يكون بعضها غير واقعي (بأثر رجعي)، وربما يعاني البعض الآخر من تغييرات غير متوقعة طوال الربع. هذه هي حقيقة العمل والمجهول الذي عليك التعامل معه.
تأكد من أن الفريق يفهم أنه لا بأس من الفشل. لا ينبغي أن يكون الهدف هو الغاية النهائية بل وسيلة لتوجيه عمل الأشخاص. فالانفتاح على إمكانية الفشل لا يعني قبول الرداءة.
هذا يعني ببساطة: لا يمكن لأحد أن يضمن نجاح الأمور. الشيء المهم هو التعلم من أخطائنا: ماذا سنفعل بشكل مختلف في المرة القادمة؟ هل كانت هناك طريقة لمنع حدوث ذلك؟ والمضي قدمًا لفعل أشياء أفضل.
