لا شك أن العمل التطوعي ومن ورائه إدارة المتطوعين هي عمل شاق، ولكنك تؤدي عملًا مهمًا لمساعدة الناس في التطوع؛ ما يجعلهم أكثر صحة ونفسية.
كما أنك تساعد الشركة في تحقيق أهدافها؛ حيث تعد إدارة المتطوعين بفعالية عنصرًا مهما في إدارة شركة غير ربحية.
يتطلب الأمر تخطيطًا وتنسيقا دقيقين لضمان مشاركة المتطوعين وإنتاجيتهم، والاعتراف بجهودهم ومكافأتها بشكل مناسب.
ما هي إدارة المتطوعين؟
إدارة المتطوعين هي عملية توظيف المتطوعين وتنظيمهم وإدارتهم. والهدف من إدارة المتطوعين هو ضمان مشاركتهم وإنتاجيتهم، وأن تساهم جهودهم المنظمة في تحقيق مهمتها ورؤيتها.
يمكن للمتطوعين مساعدة المنظمات في زيادة قدرتها على خدمة المجتمع، وخفض التكاليف، وتعظيم التأثير. ويعتمد نجاح برنامج إدارة المتطوعين على تمكن الشركة من توظيف المتطوعين والاحتفاظ بهم.
عند إدارة المتطوعين هناك بالتأكيد طرق مختلفة يجب مراعاتها لكسب عاطفتهم أو الحفاظ على تطوعهم.
أنواع المشاركة التطوعية
تختلف أنواع المشاركة التطوعية باختلاف طبيعة المهمة والمكان الذي سيتم التطوع به.
وفيما يلي أشهر أنواع المشاركة التطوعية:
• التطوع في الحدث
متطوعو الحدث يساعدون المؤسسات غير الربحية في إعداد الحدث أو جمع التبرعات أو تنظيف المكان عقب الحدث.
• العمل التطوعي القائم على المهارات
يمكن للمتطوعين أصحاب المهارات المساعدة بشكل مجاني في بعض المجالات مثل: المحاسبة أو العمل القانوني أو العلاقات العامة.
• التطوع طويل الأجل
يشير هذا النوع إلى شراكة ملتزمة ومستمرة مع توقعات واضحة محددة منذ البداية.
تشمل تلك المجالات معلمي المدارس أو الموجهين الشباب.
• التطوع الإداري
يُظهر المتطوعون الإداريون تفانيهم من خلال دعم موظفيك غير الربحيين في المكتب.
ومن المحتمل أن يكون هؤلاء المتطوعون منتظمين في مؤسستك، بدءًا من العمل في مكتب الاستقبال إلى محترف إدخال البيانات.
• لجان المتطوعين
غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى تلك اللجان بالتزامن مع أحداث جمع التبرعات أو المواسم. وتعمل اللجان التطوعية معًا لإنجاز مهام محددة للمنظمات غير الربحية.
ويجب أن يكون لكل لجنة قائد متطوع، بالإضافة إلى الكثير من الدعم من أحد موظفيك.
خطوات إدارة المتطوعين
تعد إدارة المتطوعين أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي برنامج تطوعي؛ حيث يساعد في ضمان مشاركة المتطوعين وتحفيزهم على تقديم مساهمة ذات مغزى.
وهناك العديد من الخطوات الرئيسية في إدارة المتطوعين بفعالية، وهي على النحو التالي:
1. حدد أدوار المتطوعين في الشركة
الخطوة الأولى عند التفكير في كيفية إدارة المتطوعين هي فهم الأدوار التي سيتولاها المتطوعون في الشركة، وكيف يمكن أن يكون لهم أكبر تأثير.
المتطوعون الذين يقدمون وجبات الطعام في الملاجئ أو المشاركة في التطوع البيئي هم أمثلة على المتطوعين الأكثر انتشارًا.
هناك أيضًا أدوار تطوعية يمكن تقديمها من المنزل مثل: المساعدة الإدارية كإدخال البيانات، والإيداع، وصيانة الموقع الإلكتروني، وتخطيط الأحداث.
2. تجنيد المتطوعين
يتبرع المتطوعون بوقتهم للشركة، دون توقع التعويض، وكل متطوع لديه خلفية ومهارات وخبرة مختلفة لإحضارها إلى الشركة.
عند توظيف متطوعين لشغل الأدوار ينبغي النظر في المهارات اللازمة لأداء الدور بنجاح، والمتقدمين المناسبين للدور.
3. تأهيل المتطوعين
عملية الإعداد هي فرصة للشركة لتبادل المعلومات التي تساعد المتطوع في التعرف على المنظمة ومهمتها ورؤيتها وأسبابها التي تدعمها.
أثناء الإعداد يجب على الشركة الإبلاغ عن توقعاتها للدور ومسؤوليات المتطوع، وما يمكن أن يتوقعه من الشركة.
يجب أيضًا إبلاغ المتطوع بفرص التدريب والدعم والتطوير المقدمة، والأدوات والموارد المتاحة لمساعدته في أداء دوره بنجاح.
4. إنشاء اتصال واضح
التواصل ضروري لإدارة المتطوعين بفعالية. يتضمن ذلك إجراء حوار مفتوح بين المتطوعين ومشرفيهم، وكذلك بين المتطوعين والأعضاء الآخرين في الشركة.
يساهم هذا التواصل في فهم ما يحتاجه المتطوعون لتحقيق النجاح، وتحديد المجالات التي تتطلب التحسين.
يمكن صياغة سياسة اتصالات تشرح كيفية مشاركة المعلومات داخل الشركة، ومع أولئك الموجودين خارجها.
ويجب تهيئة بيئة تدعم التواصل المفتوح والواضح، ويتضمن ذلك تشجيع التواصل وتعزيز القنوات لطرح الأسئلة وتقديم المدخلات.
5. توفير تدريب شامل
يوصى بأن تطور المنظمات برنامجًا تدريبيًا شاملًا للمتطوعين على أداء المهام المحددة. ولا بد أن يفصّل البرنامج التدريبي متطلبات التدريب لكل وظيفة، بالإضافة إلى كيفية ووقت تقديم التدريب.
وسواء كان التدريب شخصيًا أو عبر الإنترنت يجب أن يكون الوصول إليه بسهولة، مع استخدام أساليب تدريب مختلفة مثل: الندوات عبر الإنترنت ومقاطع الفيديو.
6. تقديم ملاحظات للمتطوعين
يجب أن يكون لدى المنظمة أفراد من إدارات مختلفة يقدمون تعليقات على أداء المتطوعين.
ومنهم مشرف المتطوع، بالإضافة إلى الآخرين الذين يعملون مع المتطوع بصفة شخصية.
7. التعرف على المتطوعين ومكافأتهم
من المهم الاعتراف بالمتطوعين ومكافأتهم على مساهماتهم؛ لأنه تصرف يظهر التقدير والامتنان، ويشجع على المشاركة المستمرة.
نصائح لخطة التعامل مع المتطوعين
إذا كنت مستعدًا لوضع خطة للاحتفاظ بمتطوعيك فابدأ بهذه النصائح الست:
1. قيّم وقتهم
يتبرع المتطوعون بسخاء بوقتهم وطاقتهم لمهمتك؛ لذا تجنب إهدار جهودهم في عمل غير ضروري.
عند تعيين المهام تأكد من تعيين كل متطوع بحكمة، فالمتطوعون الذين لا يشعرون بذلك التقدير يفقدون الاهتمام بسرعة.
عليك جدولة اجتماعات المتطوعين المنتظمة؛ فهي ضرورية لفتح خطوط الاتصال.
2. استخدم نقاط قوتهم
يشعر المتطوعون بالتقدير عندما يمكنهم استخدام خبراتهم من أجل قضية جيدة.
اسمح لهم بالاستفادة من نقاط قوتهم لتحسين مؤسستك، مع المهام الصعبة والمحفزة.
ابذل قصارى جهدك لفهم مجموعة مهاراتهم؛ وذلك من خلال سؤال المتطوعين عن تفضيلاتهم بدلًا من الافتراضات.
3. اسأل عن ملاحظاتهم
استمع إلى ما يقوله متطوعوك، ولا تجعلهم يشعرون بالتجاهل لضمان بقاءهم لفترة طويلة.
افهم ما يريده المتطوع، واعلم ما هي توقعاته، وتواصل معه بانتظام؛ حيث يعكس مستوى مشاركة متطوعيك قدرتك على الاستماع إلى رغباتهم واقتراحاتهم.
4. قدّم الأدوات والدعم
يستحق المتطوعون أقصى درجات التقدير؛ لذا زودهم بالموارد والأدوات التي يحتاجونها للنجاح.
استخدم نظام إدارة علاقات العملاء، مثل Blackbaud Raiser’s Edge NXT + Rosterfy، للسماح للمتطوعين بإدارة تجربتهم بسلاسة مع شركتك.
وتسمح لك إدارة المعلومات في نظام واحد بإنتاج بيانات مهمة.
5. أظهر تقديرك
عامل متطوعيك باهتمام وتقدير؛ من خلال الإشراف اليومي.
المتطوعون متنوعون، وكل واحد يستحق تفاعلًا شخصيًا؛ ما يعزز علاقتك مع كل متطوع.
6. أنشئ سياسة مشاركة المتطوعين
تذكر أن المتطوعين هم متبرعون (بالوقت والموهبة وغالبًا الدعم المالي)، ولكن ليس كل المانحين متطوعين.
إنها علاقة خاصة. متطوعوك هم ذوو قيمة للنهوض بمهمتك، ويجب توثيق هذا الدور المهم وتدوين الأهداف لكل من المتطوع والشركة.
