ليست إدارة التطوع إلا نتيجة لحدث أو مجموعة عوامل سابقة عليها، تلك العوامل التي يمكن اختصارها جميعًا في وعي الناس بأهمية التضافر الاجتماعي، إيمانًا منهم بأننا جميعًا سكان مركبة واحدة، ولا نجاة لأحد بمفرده.
ذاك الوعي أدى، من بين ما أدى إليه، إلى تعظيم أعداد المتطوعين _ولن نقول إلى ظهور المؤسسات التطوعية أو غير الهادفة للربح، فهي موجودة منذ زمن بعيد وإنما ازداد عددها وتعاظم_ هذه الزيادة كان لا بد أن يتم تنظيمها؛ أملًا في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من خلالها، ومن هنا ظهر إلى الأفق مصطلح إدارة التطوع أو إدارة المتطوعين، وهما واحد.
وعلى الرغم من أهمية العمل التطوعي؛ إذ هو إحدى أفضل الطرق لكسب الدعم للمنظمة، وتحسين سمعتها، وترسيخ صورة ذهنية إيجابية عنها، واتخاذ إجراءات هادفة تجاه المهمة التي انتدبت هذه المؤسسة نفسها للوفاء بها، فإن حوالي 55% فقط من المنظمات غير الربحية تعرف تأثير العمل التطوعي فيها، وأهميته بالنسبة لها.
اقرأ أيضًا: أضرار عدم التزام الشركات بالأنظمة البيئية.. أساليب تُعطل نشاطك
ما هي إدارة التطوع؟
وبعد هذه المقدمة التي صدّرنا بها الكلام أولى بنا أن نتقدم خطوة أخرى إلى الأمام، وأن نعرف ما هي إدارة التطوع؛ إذ يعرفها البعض بأنها العملية التي تستخدمها منظمة غير ربحية؛ لتجنيد المتطوعين، وتتبعهم وإشراكهم والاحتفاظ بهم.
وتُعد إدارة التطوع أمرًا أساسيًا لتطوير طاقم المتطوعين الفعال والمتحمس والمتفاني والمحافظة عليهم.
إن إدارة المتطوعين هي مجموعة العمليات التي تستخدمها المنظمات لتوظيف وإشراك وتمكين وتعبئة داعميها على أرض الواقع أو بشكل افتراضي.
وتشمل إدارة التطوع جميع الجهود التي تبذلها لتجنيد مجموعة مخصصة من المتطوعين وإشراكهم والاحتفاظ بهم. يتضمن ذلك الترويج لبرنامجك، وتسجيل المتطوعين، والتقدير وجهود الاحتفاظ بهم وغير ذلك.
اقرأ أيضًا: المسؤولية البيئية في 2022.. تأملات استشرافية
أهمية إدارة المتطوعين
بشكل عام يمكن القول إن أهمية إدارة التطوع تنتظم وفق بعدين كبيرين، الأول بعد خارجي؛ حيث تعمل هذه الإدارة على تحسين صورة المؤسسة في المجتمع الذي تعمل فيه، أو حتى في المجتمعات التي تنتوي دخولها والتوسع فيها.
وليس بخافٍ طبعًا أن المؤيدين/ المتطوعين هم أعظم أصول مؤسستك، ويمكن أن يؤدي الاستثمار في تلك العلاقات وتمكين المتطوعين لدفع رسالة إلى الأمام، والحصول حتى على الأرباح بمرور الوقت.
أما البُعد الثاني فهو البعد الداخلي؛ إذ ينصرف اهتمام إدارة التطوع إلى تنظيم عمل المتطوعين الداخليين أنفسهم؛ حيث ستوفر استراتيجية إدارة المتطوعين القوية وقت فريق العمل، وزيادة تأثير الأحداث والحملات التي تقوم بها الحملة، وتعظيم الاستفادة منها.
وعلى أي حال فمن خلال استراتيجية إدارة التطوع الفعالة يمكن للمؤسسة بناء علاقات هادفة وطويلة الأمد مع المؤيدين أو حتى العملاء/ المتطوعين المستهدفين.
اقرأ أيضًا: المسؤولية الاجتماعية للمنظمات غير الهادفة للربح
استراتيجيات أساسية
ويرصد «رواد الأعمال» عدة استراتيجيات أساسية يمكن اعتمادها لتحسين إدارة التطوع لدى المؤسسات، وذلك على النحو التالي..
-
تحديد أهداف ذكية
لكي تحصل مؤسستك غير الربحية على أقصى استفادة من عملية إدارة التطوع فأنت بحاجة إلى تحديد أهداف ملموسة، وهناك، بطبيعة الحال، العديد من الأهداف التي يمكن لمنظمتك غير الربحية أن تميزها أو تنظر إليها باعتبارها الهدف النهائي.
فيما يلي بعض الأهداف المشتركة لعملية إدارة التطوع:
- زيادة اكتساب المتطوعين والاحتفاظ بهم.
- تحسين رضا المتطوعين.
- تحسين عملية الاتصال بين المنظمة والمتطوعين.
- تحويل المزيد من الجهات المانحة وأصحاب المصلحة التنظيميين إلى متطوعين.
اقرأ أيضًا: مميزات المشاريع البيئية.. إيجابيات تتعدى الربح
-
زيادة المشاركة التطوعية
يجب أن تتضمن عملية إدارة التطوع غير الربحية مستوى عاليًا من المشاركة مع المتطوعين، ومن شأن الفشل هنا أن يكلف المتطوعين غير المنخرطين في المنظمة المزيد من الوقت والمال.
في القطاع الربحي 51% من القوة العاملة الأمريكية غير منخرطة في أي عمل تطوعي. وقد وجدت دراسة أخرى أن 90% من القادة يعتقدون أن استراتيجية المشاركة التطوعية سيكون لها تأثير إيجابي في أعمالهم، ومع ذلك فإن 25% فقط لديهم استراتيجية مشاركة مطبقة على أرض الواقع.
-
برنامج إدارة المتطوعين
تستخدم المنظمات غير الربحية في جميع أنحاء العالم برامج إدارة المتطوعين؛ لتعزيز عملياتها وقدرتها على تحقيق مهمتها وأهدافها.
ويمكن لبرامج إدارة التطوع إنشاء عملية استراتيجية آلية للتواصل مع المتطوعين، ويمكن لهذه البرامج أن تؤدي إلى زيادة الوعي حول فرص التطوع، وتحسين معدلات الاستبقاء، وزيادة المشاركة مع المتطوعين.
-
تبسيط الإدارة
يمكن أن يؤدي وجود عملية إدارة التطوع في مكانها الصحيح إلى توفير الوقت والقوى العاملة غير الربحية؛ حيث يمكن أن تسمح العملية لموظفيك بارتداء عدد أقل من القبعات مع الاستمرار في إحداث تأثير كبير في الأهداف التنظيمية.
إن الجمع بين كل من العملية وتنفيذ أدوات البرامج المناسبة لمرافقتها هو أفضل خيار لمؤسستك لتحقيق أكبر تأثير في المحصلة النهائية.
اقرأ أيضًا:
برنامج “ديوان الابتكار” وتأمين الحلول للتحديات الاجتماعية
المبادرات البيئية في السعودية 2021.. نموذج مختلف
جهود المملكة في المسؤولية الاجتماعية 2021
تفعيل دور المسؤولية الاجتماعية.. خطوات عملية
المشاريع غير الربحية.. الواقع والأهمية
