تعد خريطة المنافع Benefits Map أداة استراتيجية محورية تستخدم في إدارة المشاريع والمبادرات الكبرى؛ حيث تهدف إلى توضيح العلاقة بين الأنشطة الرئيسية والقيم المستهدفة. وتعتمد هذه الأداة على تحديد المنافع المرجوة من مشروع أو برنامج معين وربطها بالموارد والمخرجات الأساسية؛ مما يعزز فرص تحقيق النجاح ويضمن توافق الجهود مع الأهداف الاستراتيجية العامة.
وتبرز خريطة المنافع الأبعاد المختلفة للنجاح، بدءًا من تحديد الأطراف المعنية، مرورًا بمراجعة الفرص والتحديات. وانتهاءً بتقييم القيم المضافة التي يمكن تحقيقها.
في موقع “رواد الأعمال” نسلط الضوء على أهمية خريطة المنافع، وآليات تصميمها. وكيفية تطبيقها على أمثلة عملية لضمان تحقيق الأهداف المنشودة بكفاءة وفعالية. وفقا لما ذكره موقع” blog.iil”.
ما الذي تحدده خريطة المنافع؟
إدارة الفوائد تدور حول تحقيق نتائج الأعمال من الاستثمار في المشروع. أحد الجوانب المهمة لإدارة الفوائد هو خريطة الفوائد. ترسم خريطة الفوائد المسار من استراتيجية العمل إلى تقديم الفوائد. ويوفر إمكانية التتبع من تسليمات المشروع إلى الفوائد المقصودة. وتغذي هذه المعلومات رؤية المشروع ونطاقه وتسمح لمدير المشروع بتتبع تحقيق الفوائد في جميع أنحاء المشروع، وفي بعض الحالات، بعد ذلك.
خطوات إنشاء خريطة المنافع
هناك خمس خطوات لإنشاء خريطة المنافع:
تحديد الأهداف الاستراتيجية التجارية التي سيعالجها المشروع: يمكن أن تكون هذه أهداف استراتيجية للمنظمة أو أهداف استراتيجية لوحدة الأعمال.
تحديد عوامل النجاح: تصف عوامل النجاح كيف يتم تعريف النجاح وكيف سيتم قياسه. يجب أن تكون عوامل النجاح قابلة للقياس قدر الإمكان، ويجب أن يكون عددها من ثلاثة إلى ستة عوامل. إذا كان أكثر من ذلك، فهناك احتمال أن يتشتت تركيز الفريق.
تحديد المخرجات التي سيتم استخدامها لتحقيق عوامل النجاح: يمكن تحديد المخرجات من خلال إنشاء هيكل تحليل العمل (WBS) عالي المستوى؛ حيث تمثل المخرجات في المستوى الثاني أو الثالث المخرجات الرئيسية التي ستحقق معايير النجاح وتحقيق الفوائد المتوقعة.
ربط المخرجات بالفوائد: قم بإنشاء رسم بياني يوضح العلاقة بين مخرجات المشروع وعوامل النجاح والأهداف التجارية.
التحقق من صحة خريطة الفوائد. تأكد من معالجة جميع الأهداف التجارية وأن جميع المخرجات تساهم في هدف تجاري واحد أو أكثر.
هذا مثال على خريطة منافع لمشروع سيساهم في الهدف الاستراتيجي لجعل المنظمة مكانًا رائعًا للعمل. يمكنك رؤية الفوائد التي تتماشى مع الهدف. وعوامل النجاح التي تحدد الفوائد، والمخرجات المصممة لتحقيق عوامل النجاح والفوائد.
تساعد خريطة المنافع فريق المشروع على فهم كيف يساهم مشروعهم مباشرة في المنظمة. يمكن أن يوفر هيكلًا لاتخاذ القرارات في المشروع من خلال إبقاء عوامل النجاح والفوائد في الاعتبار. يساعد الإدارة العليا على تتبع مساهمة المشاريع في الأهداف الاستراتيجية ويوفر طريقة لقياس التقدم نحو تحقيق الفوائد. أخيرًا، يوفر طريقة لإثبات نجاح المشروع من منظور تسليم القيمة وتحقيق الفوائد.
ما عناصر خريطة المنافع؟
في الغالب، تأتي خرائط الفوائد في شكل تمثيل رسومي مخصص يصور الاحتياجات الفريدة للمنظمة. يمكن للمنظمات استخدام مجموعة متنوعة من أنماط رسم خرائط الفوائد، اعتمادًا على هيكلها الداخلي ومتطلبات مشروع معين. لذلك، لا توجد خريطة فوائد “قياسية”. ومع ذلك، سيتم تضمين بعض العناصر الأساسية في كل خريطة تقريبًا، بغض النظر عن المشروع أو مبادرة التغيير.
الأهداف الاستراتيجية
تحدد أهداف أو أهداف المشروع الغرض الرئيسي منه. قبل تحديد الفوائد المحتملة، يجب أن يحدد الفريق العامل على خريطة الفوائد الغرض من المشروع وما يفترض أن يحققه. من خلال تحديد الأهداف بوضوح، ستحدد خريطة الفوائد أيضًا حدود نطاق المشروع وكيفية محاذاتها مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة والرؤية التي تدفع تسليمها.
المنفعة
هنا، تفصل خريطة الفوائد التأثير الإيجابي للتغييرات. الفوائد قابلة للقياس بشكل عام ويمكن أن تشمل مجموعة متنوعة من الأنواع المضمنة في ملف تعريف الفوائد. لذلك، من المهم التمييز بين أنواع الفوائد المختلفة.
الفوائد الملموسة – هذه هي الفوائد التي يمكن قياسها مباشرة. هناك نوعان فرعيان من الفوائد الملموسة. الفوائد النقدية هي نقدية وتزن مقابل التكلفة الإجمالية للمشروع. على الرغم من أهمية هذه الفوائد، إلا أنها قد لا تظهر إلا بعد فترة طويلة من الزمن، حيث يمكن أن تمر أشهر أو سنوات قبل أن يبدأ المنتج في تحقيق الأرباح.
الفوائد غير النقدية تشير عادةً إلى الأداء العام الأفضل أو تنفيذ المنتج الناجح. عادةً ما تظهر بشكل أسرع من الفوائد النقدية.
الفوائد غير الملموسة : عادة ما تكون غير نقدية، ولا يمكن قياس هذه الفوائد بشكل مباشر، على الرغم من أنه يمكن قياس تأثيرها بشكل غير مباشر. على سبيل المثال، لا يوجد مقياس مباشر لمستوى رضا الموظفين، ولكن بعض المقاييس غير المباشرة، مثل الاستطلاعات، يمكن أن توفر بعض الرؤى والمعلومات القيمة حول هذه الفائدة.
الفوائد الاقتصادية : يشير هذا النوع من الفوائد إلى التنمية الاقتصادية الشاملة للشركة أو المنظمة التي تنفذ مشروعًا تم تصميم الخريطة من أجله.
الفوائد الكفاءة : عندما يسلم المشروع فوائد كفاءة، فهذا يعني أنه كان هناك نوع من تحسين الأداء. على سبيل المثال، قد تكون فائدة المشروع هي عملية إنتاج أكثر تحسينًا بنفس الموارد.
الفوائد الفعالة : الفوائد في هذه الفئة هي تلك التي تساهم في طرق أكثر فعالية لتلبية متطلبات العملاء، مثل تحقيق المزيد من الاستدامة أو تخفيض التكاليف.
من المهم ملاحظة أن خريطة الفوائد يجب أن تفصل أيضًا عن العيوب أو التأثير السلبي المحتمل للتغييرات التي ستنتج عن تنفيذ مشروع معين.
عوامل التمكين (Enablers)
هذا العنصر من خريطة المنافع يحدد شيئًا يسهل تسليم الفوائد. ومع ذلك، لا يمكن تحديد عوامل التمكين إلا بعد تحديد أهداف المشروع والفوائد المحتملة. يجب أن يتم اقتراحها بواسطة الاسم ويمكن أن تشمل، على سبيل المثال، عاملًا أو قدرة أو موردًا يدعم تحقيق الفوائد.
قد تشمل هذه العوامل تنفيذ أداة جديدة، أو توظيف متخصص خارجي، أو تطوير سياسة جديدة، أو استخدام منتج قابل للتسليم من مشروع آخر. ومع ذلك، لن توفر عوامل التمكين الفوائد بنفسها. وللوصول إلى هناك، من الضروري تنفيذ تغييرات على مستوى المؤسسة.
التغييرات (Changes)
يشمل هذا العنصر من خريطة المنافع التغييرات التي يجب أن تحدث لتحقيق الفوائد المحددة في الخريطة. وهذا يشمل التغييرات التمكينية، والتي تشير إلى مخرجات المشروع أو الأنشطة التي تلعب دورًا في دعم التغيير التجاري الأوسع.
ويشير التغيير التجاري إلى التغيير الذي من المفترض أن يسلمه المشروع أو المبادرة المعنية. يمكن أن تتميز هذه المرحلة من الخريطة بتغييرات ثقافية، وتغيير ممارسات العمل، وغيرها الكثير التي قد تكون بمثابة شروط مسبقة لتحقيق الفوائد.
