ما الذي يدفعنا إلى تخصيص الحديث عن تنظيم وقت المدير المخضرم أو تنظيم وقت المدراء دون غيرهم؟ الحق أن استراتيجيات تنظيم الوقت واحدة أو، بمعنى أدق، على ذات القدر من الأهمية، ولكن درجة أهميتها تختلف من شخص إلى آخر، اعتمادًا على ظروفه وأهدافه.
ولهذا فإن تنظيم وقت الموظف يختلف بداهة عن تنظيم وقت المدير المخضرم؛ إذ لكل منهما أهداف خاصة تختلف عن أهداف الآخرين.
تلك هي النقطة التأسيسية الأولى في هذا الصدد، والأخرى، وهي على قدر كبير من الأهمية، أن المدير الناجح بلا قدرة على تنظيم وقته لا يساوي شيئًا، بل لن تتمكن الشركة، من خلاله، من تحقيق أي شيء يُذكر على الإطلاق؛ فمن لم يتمكن من إدارة وقته على نحو حكيم فكيف سيفلح في إدارة الآخرين؟!
ولا يجب أن يعزب عن بالنا، ونحن نتحدث عن تنظيم وقت المدير المخضرم، أنه لدى المدراء أحد أكثر الأدوار تعقيدًا، خاصة عندما يتعلق الأمر بالموازنة بين احتياجات الفريق ومطالب رئيسهم؛ ونتيجة لذلك يمكن أن تكون إدارة وقتك وفريقك بفعالية عملية موازنة صعبة للغاية.
اقرأ أيضًا: أسرار النجاح في تنظيم الوقت.. استراتيجية مُربحة
النجاح وإدارة الوقت
وطالما أننا نتحدث عن تنظيم وقت المدير المخضرم فهذا معناه أننا نفترض ضمنًا وجود نوع من الربط الميكانيكي أو الارتباط الشرطي بين النجاح والقدرة على إدارة وتنظيم الوقت.
وهنا يتمايز الناس ويختلفون، فصحيح أننا جميعًا نُمنح عددًا متساويًا من الساعات في اليوم لإنجاز المهام التي تحتاج إلى اهتمامهم، ولكن الطريقة التي تتبعها في استغلال وقتك هي التي ستحدد في النهاية ما إذا كنت ناجحًا في إكمال هذه المهام أم لا.
وليس بنا حاجة للقول إن إدارة الوقت _طالما أننا نتحدث عن تنظيم وقت المدير المخضرم_ هي ببساطة طريقة لتنظيم أفضل طريقة لاستخدام 24 ساعة في اليوم لإنجاز المهام الشخصية والمهنية.
اقرأ أيضًا: مفاهيم تنظيم الوقت.. تأسيس نظري
أسس تنظيم الوقت للمدير المخضرم
ويرصد «رواد الأعمال» بعض أسس تنظيم الوقت للمدير المخضرم، وذلك على النحو التالي..
-
تعلم التخطيط والتنظيم
أول أسس تنظيم الوقت للمدير المخضرم أن يتمكن هذا المدير نفسه من تعلم التخطيط، والموازنة بين الأمور، وقديمًا قال بنجامين فرانكلين:
«إذا فشلت في التخطيط فأنت تخطط للفشل».
فإذا تعلمت كيفية التخطيط الصحيح لأهداف فريقك فستكون قد عثرت على مفتاح النجاح؛ حيث يجب عليك تحديد أهداف يومية وأسبوعية وشهرية وحتى سنوية يمكن تقسيمها إلى مهام يمكن إدارتها.
أضف إلى ذلك أن التنظيم القوي الذي يتضمن كلًا من الواجبات المفوضة ومساحة العمل الفعلية الخاصة بك أمران حاسمان للإدارة الفعالة للوقت بالنسبة للمديرين.
فإذا كان فريقك غير منظم ولم يكن الأشخاص واضحين بشأن المهام التي يجب أن يقوموا بها أو من يجب أن يلجأوا إليه للحصول على المساعدة فهذا يعني خلل كبير في الإدارة والتنظيم، وبهذا سيكون نجاح الشركة برمته على المحك.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت التعامل مع العملاء.. مقترحات عملية
-
رصف وتنضيد المهام
ولا يمكن الحديث عن تنظيم الوقت للمدير المخضرم من دون التطرق إلى القدرة على رصف وتنظيم المهام، من حيث الأهمية وكونها عاجلة أم لا، خاصة أن المكون الأول من مكونات مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix هي Do First؛ ما يعني تحديد المهام الأساسية التي تحتاج إنجازها قبل الانتقال إلى الشيء التالي.
فالمهم هو التأكد من أنك تعلم كيفية ترتيب أولويات المهام الأكثر أهمية في كل يوم، والمدة التي ستحتاجها لإكمالها ومتى ينبغي معالجتها.
ولا يجب أن يقتصر الأمر على تعلم كيفية تحديد أولويات ليس فقط وقتك كمدير، ولكن ساعد الموظفين في تحديد أولوياتهم.
اقرأ أيضًا: 3 كتب في تنظيم الوقت.. من التنظير إلى الممارسة
-
التفويض
يخطئ كثير من المدراء حين يتولون النهوض بكل شيء بأنفسهم دون أن يوكلوا إلى غيرهم بعض المهام؛ ظنًا منهم أن هذا أسرع وأفضل، لكن الحق خلاف ذلك.
فالتفويض أحد الأسس المهمة في تنظيم وقت المدير المخضرم؛ إذ يساعد التفويض الفعال على إعداد أعضاء فريقك (كمدير) للعمل بثقة وفعالية. وبصفتك مديرًا تقع على عاتقك مسؤولية تقييم من هو الأنسب لموظفيك للمهمة وتعيين المسؤوليات التي تتماشى معها. إن الفشل في تولي القيادة وتفويض المهام لن يؤدي إلا إلى إضاعة وقتك ووقت أعضاء فريقك.
ومن خلال تفويض المهام المختلفة بعناية والتأكد من حصول موظفيك على كل ما يحتاجون إليه لإكمال تلك الواجبات سيكون أعضاء الفريق أقل احتياجًا إليك عندما يتعلق الأمر بإنجاز المهمة.
اقرأ أيضًا: سلبيات المرونة في العمل.. عقبات تعطل الإنتاج
-
قاعدة 70/30
ولعل آخر نقطة نبغي الإشارة إليها فيما يتعلق بأسس تنظيم الوقت للمدير المخضرم هي تلك المتعلقة بقاعدة 70/30، تلك القاعدة التي تحسب حساب المتوقع وغير المتوقع في آن معًا.
وتعني هذه القاعدة أنه من الواجب على المرء أن يخطط لـ 70% من يومه، وأن يترك 30% منه للأحداث المفاجئة غير المتوقعة.
ومن شأن هذه الطريقة أن تتيح لك التمسك بخطتك الأصلية بدلًا من إعادة ضبط يومك مرارًا وتكرارًا.
اقرأ أيضًا:
تنظيم الوقت على مواقع التواصل.. استراتيجية تحقيق النجاح
تنظيم الوقت وكثرة الأعمال.. خطوات عملية
الفشل في تنظيم الوقت.. الأسباب وطرق العلاج
أهم 8 نصائح لتبسيط التواصل عبر البريد الإلكتروني
