تنظيم الوقت وكثرة الأعمال.. خطوات عملية

تنبع الحاجة إلى تنظيم الوقت من أمرين: الأول كثرة المهام، والثاني الرغبة في تحقيق الأهداف الكبرى، وعيش حياة مثمرة مليئة بالإنجاز. وعلى الرغم من هذه الدوافع فإن الأمر يبدو وكأن التعامل مع كثرة المهام من المستحيلات.

في حين أن الواقع ليس كذلك بحال من الأحوال، فلو استطاع المرء إدارة وقته على نحو حكيم وبطريقة صحيحة فسوف يتمكن من إنجاز الكثير من المهام الملقاة على عاتقه، ولعل أفضل طريقة للقيام بذلك _أي التعامل مع كثرة المهام_ هو تحديد وقت زمني لكل مهمة يجب أن يتم إنهاؤها فيه مهما كانت الظروف.

ومن نافل القول إن كثرة المهام _بما هي أحد الدوافع الأساسية إلى تنظيم الوقت_ مُعطى لا يمكن التغاضي عنه، ولا فعل أي شيء حياله، فلدى كل منا قائمة من المهام التي تثقل كاهله ويتوجب عليه إنهاءها.

فهرس المحتوي

استراتيجيات تنظيم الوقت

ويرصد «رواد الأعمال» طائفة من استراتيجيات تنظيم الوقت التي تعينك على التعامل الحكيم مع كثرة المهام وتعددها، وذلك على النحو التالي..

تحديد الأهداف

إن من أهم استراتيجيات تنظيم الوقت هي العمل على تحديد أهداف واضحة ومحددة؛ إذ إن وجود أهداف يؤثر لا شعوريًا في عقولنا بطريقة توفر لنا التصميم على العمل فعليًا نحو تحقيق تلك الأهداف.

ويمكن أن يؤدي الهدف إلى سلوك إيجابي وعقلية إيجابية، وكلما كان لديك هدف واضح ومحدد أحسست بالحماس لإنجازه وتحقيقه، وبالتالي ستكون مدفوعًا إلى تنظيم وقتك وحسن إدارته.

تحديد الأولويات

ولا سبيل إلى تنظيم الوقت من دون القدرة على تحديد الأولويات؛ إذ تساعدك هذه الاستراتيجية في تحديد ما يتوجب عليك فعله الآن وما يمكن إرجاؤه.

وحين تتمكن من تحديد أولوياتك على النحو الصحيح ستكون لديك القدرة على إنجاز مهامك، كلٌ في الوقت المحدد، دون أن تخل بأي منها، أو تؤخرها عن الموعد المضروب لإنجازها سلفًا.

ويمكن أن يساعدك مبدأ باريتو أيضًا في تحديد المهام التي يجب معالجتها أولًا؛ إذ ينص هذا المبدأ على أن 20% من الأنشطة تمثل ما يصل إلى 80% من النتائج.

على هذا النحو يجب عليك تحديد المهام التي تقع ضمن مجموعة 20%، وإكمالها أولًا، وترك الـ 80% المتبقية في وقت لاحق. تلك واحدة من أفضل استراتيجيات تنظيم الوقت.

التخطيط المسبق

يعمل التخطيط المسبق، كما يوحي بذلك اسمه، وفق نهج استباقي؛ حيث يمكنك التبنؤ بما قد يأتي في المستقبل، ومن ثم الاستعداد له وإنجازه على النحو الصحيح.

وطالما أنك تخطط لليوم الذي لم يأت بعد فستجد، حين يأتي هذا اليوم (الغد أو بعد غد مثلًا)، متسعًا من الوقت يمكّنك من أداء مهامك على النحو الصحيح دون الحاجة إلى إنفاق الكثير من الوقت في التفكير فيما يجب أن تفعل الآن ولا كيف تفعله.

الحد الزمني لإنجاز المهام

ما هو الحل الناجع لمشكلة كثرة المهام تلك؟ الحق أنه على الرغم من أهمية وجدوى كل الحلول السابقة فإن أهم نهج يمكن اتباعه في هذا الصدد هو وضع حد زمني لكل مهمة من المهام والإصرار على إنجازها فيه.

عليك إذًا أن تضع حدًا زمنيًا لهذه المهام والتزم به كل يوم، قإذا قمت بتعيين جزء من الوقت لتكريسه لهذه الأنشطة التي قمت بتحديدها، بدلًا من التعامل معها عند الطلب، فستكون قادرًا بشكل أفضل على الالتزام بجدولك الزمني والبقاء منظمًا طوال اليوم.

لا بأس في أن تأخذ فترات راحة حتى عندما تشعر بأنه يمكنك قضاء ساعة أخرى من العمل. فقط قسّم يومك قبل أن تبدأ وتأكد من حصولك على هذه الراحة عندما تحتاجها.

التغلب على المشتتات الذهنية

لا شك أن فكرة المشتتات الذهنية مسألة نسبية؛ فما يعتبره شخصًا ما معرقلًا ومشتتًا له قد لا يعتبره شخص آخر كذلك.

لكن المشتتات كثيرة؛ أبرزها: الاجتماعات، ووسائل التواصل الاجتماعي، والألعاب، كل هذه الأشياء يمكن أن تأخذ الوقت الذي خصصناه لإنجاز المهام الكثيرة.

ينبغي عليك أن تستخدم وقتك بحكمة عن طريق التخلص (أو على الأقل تقليل) من بعض عوامل التشتيت هذه إذا كنت جادًا في تحقيق أهدافك العامة.

ضع هاتفك بعيدًا، واحجب مواقع الويب التي لا تريد التحقق منها أثناء العمل، وتخلص أيضًا من الأنشطة التي قد تسرق انتباهك.

اقرأ أيضًا:

الرابط المختصر :

تنظيم الوقت وكثرة الأعمال.. خطوات عملية

استراتيجيات تنظيم الوقت

تحديد الأهداف

تحديد الأولويات

التخطيط المسبق

الحد الزمني لإنجاز المهام

التغلب على المشتتات الذهنية

المقالات ذات الصلة

مع كل متابعة جديدة