تنظيم الوقت للمدير الجديد.. الشعور بالرضا والإنجاز

إن تعلم وتطبيق مهارات تنظيم الوقت للمدير الجديد، سيقطعان شوطًا طويلًا في نجاح حياته المهنية، فلو كنت -إذا كنت مديرًا جديدًا-  تُدير فريقًا أو أحد أصول الشركة أو كليهما فمن الصعب تحقيق التوازن بين إنتاجك واحتياجات فريقك وله علاقة كبيرة بترتيب الأولويات.

غالبًا ما يتحمل المدراء الجدد عبء العمل الأكبر في القسم، خاصةً عندما تكون مسؤولياتهم الإدارية بالإضافة إلى دور وظيفي آخر؛ لذا من المهم للمديرين أن يكونوا على دراية بكيفية إدارة وقتهم.

مهارات تنظيم الوقت للمدير الجديد

بصفتك مديرًا جديدًا ولديك بعض المسؤوليات الإدارية يُمكن أن تمنعك أشياء كثيرة من التركيز على أدوارك الرئيسية، والتي تشمل دفع المبيعات ودفع شركتك إلى الأمام، هذا هو السبب في أن الحفاظ على وقتك وإدارته جيدًا أمر بالغ الأهمية لنجاحك.

ربما لا يتعلق الأمر فقط بإنجاز كل شيء ولكنه يتعلق أيضًا بتجنب الإرهاق والشعور بالرضا والإنجاز في نهاية اليوم.

اقرأ أيضًا: تنظيم الجدول الزمني للعمل عن بُعد.. 5 نصائح لإدارة وقتك بفعالية

وتكمن إجابة سؤال: لماذا يُحقق بعض المدراء إنجازات أكثر من الآخرين؟ في حسن تنظيم الوقت، فدائمًا ما يُدير المدراء الناجحون وقتهم بشكل جيد للغاية، وباستخدام تقنيات إدارة الوقت يُمكنك تحسين قدرتك على العمل بشكل أكثر فاعلية، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.

تنظيم الوقت للمدير الجديد

إذا كنت تريد أن تصبح مديرًا نشيطًا وناجحًا وترغب في تحقيق المزيد من المهام في عملك فمن المحتمل أن تكون استراتيجية تنظيم الوقت للمدير الجديد التي يتناولها موقع «رواد الأعمال» في السطور التالية فرصة رائعة لتحقيق النجاح في عملك، وهذه الاستراتيجية على النحو التالي:

• التخطيط وتحديد الأهداف

لا يُمكنك تحقيق النجاح بدون تخطيط أو هدف، بصفتك مديرًا جديدًا يجب عليك العمل مع الموظفين لتحديد الأهداف اليومية والأسبوعية والشهرية، احرص على أن يكون لكل هدف مكان في جدولك الزمني للقدرة على الإنجاز.

وتستطيع تقسيم الأهداف إلى مهام صغيرة يُمكن التحكم فيها، ضع في اعتبارك تزويد الموظفين بأدوات إدارة المهام، مثل: التقويمات عبر الإنترنت أو برامج إدارة المشاريع أو قائمة مهام بسيطة.

• تحديد الأولويات

من الضروري توفير الآليات التي تُساعد موظفيك في تحديد أولويات مسؤولياتهم بناءً على مصلحة العملاء مع ضرورة الاستعجال وتشجيعهم على إكمال المهام، بدءًا من تلك التي لها الأولوية القصوى، ربما تتطلب هذه العملية اتصالًا قويًا وفعالاً لضمان توافق الأولويات بشكل صحيح مع أهداف الشركة.

• ابدأ مبكرًا وتخلص من الفوضى

إن من أهم الأشياء الإيجابية التي يُمكنك فعلها في يومك هو أن تبدأ مبكرًا، ابدأ بإكمال جميع المهام الأصغر في قائمتك والتي تستغرق دقيقة واحدة أو أقل.

والمهام غير الضرورية التي تستغرق القليل من الوقت لإكمالها يمكن أن تشغل مساحة كبيرة من عقلك، وتضيف كميات كبيرة غير ضرورية إلى قائمة مهامك؛ لذلك أخرجها من الطريق.

اقرأ أيضًا: أضرار العمل خلال الإجازات وكيفية تنظيم الوقت

• التنظيم والتبسيط

كل دقيقة ضائعة بسبب أداة أو مستند في غير محله هي دقيقة كان من الممكن أن تنفق في إنجاز مهمة أخرى؛ لذا يتعين عليك معرفة أهمية مساحة العمل المنظمة للمساعدة في زيادة الكفاءة.

لا يتوقف الأمر عند هذا الحد بل يجب عليك أيضًا تقييم العمليات والإجراءات بانتظام لضمان الكفاءة؛ حيث لا بد على المديرين إجراء مناقشات منتظمة مع موظفيهم للحصول على رؤيتهم حول طرق أكثر كفاءة لإكمال مسؤولياتهم الوظيفية.

• تخصيص مندوب

يمكن أن يضمن التفويض الصحيح تعيين المهام الصحيحة للأشخاص المناسبين، ولكن، هناك ما هو أكثر من التفويض أكثر من مجرد تعيين مهمة، اشرح واجبات الوظيفة بدقة، واعمل مع الموظفين لتطوير خطة لإكمال المهمة ومراقبة التقدم، بالإضافة إلى توفير الموارد والدعم اللازمين للوصول إلى الأهداف المحددة، والأهم من ذلك، شارك معرفتك الخاصة إذا كنت قد أنجزت المهمة من قبل.

• تكريس وقت لعمل أقل متعة

 لمساعدة الموظفين في الحفاظ على تركيزهم قسّم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر، وحدد وقتًا محددًا للمشاريع الأكبر.

• إدارة الاتصالات بفعالية

يمكن أن يؤدي الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني إلى تشتيت الانتباه؛ لذلك ضع مبادئ توجيهية للاستجابة لهذه الأنواع من الاتصالات، على سبيل المثال: عندما يكون الموظفون في موعد نهائي ضيق اطلب منهم التحقق من البريد الصوتي والبريد الإلكتروني على فترات زمنية محددة والرد على الاتصالات العاجلة أولًا.

• استخدم التكنولوجيا لصالحك

لا يخفى على أحد أن الهدف الأسمى لتصميم التكنولوجيا هو مساعدة الجميع، بما في ذلك رواد الأعمال وأصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطة، لا تنسَ أنه يمكنك تعيين الأحداث على هاتفك أو إنشاء نظام يساعد في حل مشكلات العملاء.

استخدم أيضًا أنظمة التوجيه عبر الإنترنت للمساعدة في تقليل عدد مكالمات خدمة العملاء والسماح لفريقك بأن يكون أكثر إنتاجية.

اقرأ أيضًا:

كيف تكون مقنعًا في مقابلة التوظيف؟.. استراتيجية القبول المضمونة

كيف تكون مبرمجًا ناجحًا؟.. خطوات تجعلك في الصدارة

تنظيم الوقت وفترات الراحة من العمل.. كيف يكون؟