تعد مراقبة أداء الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لضمان عمل المؤسسة بكفاءة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. فإذا كانت الشركة ترغب في تتبع أداء موظفيها بشكل فعال وتحسينه فأنت بحاجة إلى فهم الدور الذي يلعبه موظفوك في تحقيق أهداف الشركة وتنفيذ الأدوات والممارسات المناسبة لتتبعها ودعمها.
وتلك هي الخطوة التأسيسية الأولى، لكنها وحدها ليست كافية؛ فهناك مجموعة من الخطوات والطرق التي على المؤسسة اتباعها من أجل الوصول إلى أفضل النتائج في هذا الصدد، وهو ما سنوضحه في العرض التالي.
طرق مراقبة أداء الموظفين
نسلط الضوء في «رواد الأعمال» على بعض طرق أداء الموظفين وذلك على النحو التالي..
-
استخدم برامج المراقبة
واحدة من أكثر الطرق فعالية في مراقبة أداء الموظفين هي استخدام البرامج المصممة لتحقيق ذلك؛ إذ تسمح لك بتتبع الأنشطة وتحليل البيانات المتعلقة بالمهام التي يكملها الموظفون خلال اليوم.
لا يكشف هذا النظام الأساسي عن الأشخاص الذين يعانون ويحتاجون إلى الدعم فحسب، بل يمكن أيضًا اكتشاف الأعمال المتراكمة وتحسين الإنتاجية على مستوى الفريق.
لتحفيز فريقك أكد أهمية استخدام العديد من أدوات برامج المراقبة. ليس هناك ضرر من إضافة بعض المنافسة الصحية بين موظفيك. ولكن اعلم أن هناك تخوفًا أيضًا؛ حيث أشارت بعض الدراسات إلى أن بعض الموظفين قد أعربوا عن مخاوفهم بشأن الزيادة في المراقبة، خاصة أن نسبة كبيرة من الموظفين يعملون الآن من المنزل عدة أيام كل أسبوع.
اقرأ أيضًا: الاستفادة من الخبرات.. ضرورة لا بد منها
-
تحديد الأهداف
لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه. من أجل تحسين ومراقبة أداء الموظفين يجب أن يكون لديك فهم واضح لما ينبغي أن يبدو عليه أداؤهم في سياق مؤسستك. بدون أهداف إنتاجية محددة وقابلة للقياس سيكون من الصعب تتبع فعالية خطة تحسين الأداء.
للبدء حدد أولوياتك الاستراتيجية العليا واستخدم إطار عمل لوضع أهداف واضحة وقابلة للقياس والتنفيذ تدعم تلك الأولويات. مع تحديد الأهداف ذات الصلة يمكنك بعد ذلك تحديد مقاييس أداء الموظف التي تعمل على تحسين فعالية الأولويات الاستراتيجية لمؤسستك.
وأيضًا على سبيل النجاح في مراقبة أداء الموظفين يجب أن تجلس مع كل عضو في الفريق وتحدد أهدافًا فردية أو إدارية أو على مستوى الفريق. لا تُظهر لك هذه الأهداف مدى إنتاجية الجميع اعتمادًا على ما إذا كانوا وصلوا إلى الأهداف لكنها طريقة سهلة لتحفيز الجميع. كلما زاد عدد الأهداف التي حددتها بناءً على الأداء كان الموظفون لديك أكثر تحفيزًا لأداء عمل أفضل من المرة السابقة.
-
استخدام أدوات المراقبة الذاتية
في بعض الأحيان تكون طريقة زيادة الحافز ومعرفة ما إذا كان الموظفون يريدون التفوق حقًا هي السماح لهم بمراقبة أنفسهم وأدائهم. يساعد تنفيذ قوائم المراجعة وسجلات الأنشطة وإنشاء الجداول الزمنية في أداء عمل جيد. ليس ذلك فحسب بل إنه يزيد أيضًا من المشاركة والدافع الشخصي للنجاح.
يمكن لأدوات إدارة الوقت مثل: Anasa وTrello أن تتيح للموظفين تتبع مهامهم والمواعيد النهائية والتعاون بشكل أكثر كفاءة عبر الإدارات المختلفة. يساعد منح الموظفين أدوات المراقبة الذاتية على المدى الطويل في اكتساب مهارات جديدة، مثل: إدارة الوقت وحل المشكلات والمساءلة وغيرها.
اقرأ أيضًا: ما هي طرق التعامل مع الموظف المهمل؟
-
الإدماج والتعاون
هذه طريقة ذكية من طرق مراقبة أداء الموظفين؛ إذ إن إقصاء الموظفين وعدم إشراكهم في مراقبة أدائهم لن يحفزهم. إذا كان أداؤهم ضعيفًا فاجلس معهم للمساعدة في العثور على السبب الجذري، ثم توصل إلى حلول لكيفية تغيير الأداء. قد يكون أحد تلك الحلول تحديد الأهداف معًا أو تنظيم اجتماعات منتظمة للحاق بالعروض الأخيرة.
لا يجعل هذا الأمر أكثر سهولة في التعامل معك فحسب بل يعني أن الموظفين قد يصبحون أكثر تحفيزًا؛ لأنه من الواضح أنك تريد تحسين أدائهم وعدم اتخاذ قرارات متهورة. قد يكون فريق المراقبة هو الجزء السهل، ولكن ما قد يكون صعبًا هو التواصل مع الموظفين حول سبب كونهم تحت المجهر في المقام الأول.
نهجك هو المفتاح ويمكن لهذه المحادثات أن تزوّدك بالمهارات التي تحتاجها للمحادثات التي يحتمل أن تكون صعبة في المستقبل.
اقرأ أيضًا:
العمل الهجين أم الالتزام بمقر العمل؟.. فرص وتحديات
تسريح الموظفين.. لماذا تتجه إليه كبرى الشركات؟
مصطلحات مهمة عن الوظائف.. أدوات الفهم والنجاح
