هل سبق لك أن تساءلت ما هي قاعدة الدقيقتين؟ وأين يذهب وقتك في نهاية يوم حافل؟
في عالمنا السريع اليوم، من السهل أن تفقد السيطرة على الوقت. إذًا، ما هي أفضل طريقة لاستعادة السيطرة على وقتك عندما تتدافع الكثير من الأمور الصغيرة والكبيرة للحصول على انتباهك.
كما أن هناك عشرات من أدوات إدارة الوقت المفيدة، لكن واحدة من أسهل الأدوات التي يمكنك تنفيذها والحصول على نتائج معها هي قاعدة الدقيقتين. قاعدة الدقيقتين هي طريقة للتعامل بسرعة مع الأشياء الصغيرة حتى تتمكن من إدارة الأشياء الكبيرة بشكل أفضل.
وتشرح هذه المقالة كيفية عمل هذه القاعدة، وكيف تندمج في إدارة سير العمل، وما الذي يجب تجنبه للحصول على أقصى استفادة منها. وذلك وفقًا إلى مقال “كيفية استخدام قاعدة الدقيقتين لمزيد من الإنتاجية وتقليل المماطلة” للكاتبة “كارلا جروينويجن”.
ما هي قاعدة الدقيقتين
قاعدة الدقيقتين هي مفهوم مستمد من طريقة إدارة سير العمل التي وضعها ديفيد ألين، والتي تسمى “إنجاز الأمور” (GTD). باختصار، تنص هذه القاعدة على أنه إذا واجهت مهمة يمكن إنجازها في دقيقتين أو أقل، يجب عليك القيام بها على الفور بدلًا من تأجيلها أو إضافتها إلى قائمة المهام الخاصة بك.
ومن خلال معالجة المهام الصغيرة على الفور، تمنع تراكمها في رأسك أو على مكتبك. كما أن التعامل السريع مع المهام الصغيرة والتخلص منها يساعدك على الحفاظ على التركيز وتحقيق إنتاجية أكبر. حيث أن الواقع هو أن المهام الصغيرة يمكن أن تتحول إلى عوامل تشتيت تقطع عملك الأكثر أهمية، خاصة إذا تراكمت.
ما فوائد استخدام قاعدة الدقيقتين؟
بعد أن تعرفنا على ما هي قاعدة الدقيقتين، يعتبر أهم فائدة لقاعدة الدقيقتين هي زيادة الإنتاجية. كيف تجعلك أكثر إنتاجية؟ أنت لست دائمًا تواجه أشياء صغيرة أو غير مهمة عشوائية. نتيجة لذلك، لديك مساحة ذهنية أكبر للعمل الموجه.
وكذلك متوسط موظف المكتب بعيد كل البعد عن الإنتاجية بسبب عوامل التشتيت وعدم التركيز. في الواقع، وجدت دراسة حديثة أنه خلال يوم عمل مدته 8 ساعات. يقضي الموظف العادي 4 ساعات و 12 دقيقة فقط في العمل بنشاط.
ماذا يفعل هؤلاء العاملون خلال بقية وقتهم في المكتب؟
هناك عوامل تشتيت معتادة في المكتب؛ مثل التحدث مع الزملاء حول الأمور الشخصية، وسقي النباتات. أو التوجه إلى المطبخ لتناول وجبة خفيفة أو كوب جميل من القهوة.
ذكرت الدراسة المذكورة أعلاه أن 47 % من الموظفين يتصفحون الإنترنت لأسباب شخصية؛ مثل قراءة الأخبار عبر الإنترنت، لمدة 65 دقيقة في المتوسط لكل يوم عمل.
كما أنه لا يمكن لقاعدة الدقيقتين حل هذه العادات السيئة في العمل والسلوكيات غير المنتجة بمفردها. ولكن يمكن أن تساعد الموظفين على الحصول على قبضة أفضل على عوامل التشتيت اليومية التي تساهم في ذهن يريد التركيز على أي شيء غير المهمة في متناول اليد.
خلاصة القول، من خلال إزالة الفوضى من عقلك بقاعدة الدقيقتين، تترك أشياء صغيرة أقل معلقة. وبالتالي، يمكنك التركيز على مشاريع أكثر أهمية؛ لأن عقلك لا يتجول باستمرار في قائمتك الطويلة من المهام الصغيرة غير المكتملة والضغط المرتبط بتجاهلها أو تأجيلها باستمرار.
كيف تعمل قاعدة الدقيقتين؟
لفهم كيفية عمل قاعدة الدقيقتين بالكامل، من المهم النظر إليها في سياق أوسع: من خلال منهجية “إنجاز الأمور” (GTD) التي وضعها ديفيد ألين.
GTD هو نهج شامل للإنتاجية وإدارة الوقت. كما يركز على فكرة نقل المهام والمشاريع المخطط لها من عقلك عن طريق تسجيلها خارجيًا (إما على الورق أو إلكترونيًا) ثم تقسيمها إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ. ويقلل هذا من الضغط العقلي الناجم عن الاحتفاظ بالكثير من المشاريع الكبيرة والصغيرة في رأسك دفعة واحدة.
وضمن إطار عمل GTD، تعد قاعدة الدقيقتين إرشادًا حول كيفية التعامل مع المهام الصغيرة بدلًا من تسجيلها في نوع من قائمة المهام؛ إذ أن المنطق هو أنه عادة ما يستغرق وقتًا أطول لالتقاط هذه المهام الصغيرة في قائمة ومحاولة العودة إليها لاحقًا. بدلًا من القيام بها ببساطة بينما تكون أمامك مباشرة ولفت انتباهك على أي حال.
كما أنه من خلال معالجة هذه المهام السريعة في الحال. يمكنك تقليل تراكم المهام الصغيرة التي من شأنها أن تشغل عقلك (الكثير من الأشياء الصغيرة التي يجب الاحتفاظ بها في بنك ذاكرتك دفعة واحدة). علاوة على مساحتك المادية (الكثير من الملاحظات اللاصقة والملفات الخاصة بالمشروع ملقاة على مكتبك).
ماذا عن بناء العادات بقاعدة الدقيقتين؟
وبعد معرفة ما هي قاعدة 2 دقيقة، في حين أن قوة إزالة الفوضى لقاعدة الدقيقتين واضحة؛ فقد سمعت أيضًا عن ذكر قاعدة الدقيقتين في سياق تكوين العادات.
كما تم الترويج لهذا المفهوم من قبل جيمس كلير في كتابه الأكثر مبيعًا “العادات الذرية”. إذ أن تفسير كلير لقاعدة الدقيقتين هو كما يلي: “عندما تبدأ عادة جديدة، يجب أن يستغرق الأمر أقل من دقيقتين للقيام بها.
والفكرة هنا أنه عندما تريد البدء بشيء جديد وبناء عادة جيدة للحفاظ عليها، من المفيد تقسيم المهمة إلى أجزاء صغيرة يمكنك القيام بها في دقيقتين كل منها.
وعلى سبيل المثال، قد يستغرق تنظيف منزلك من 15 دقيقة إلى أكثر من ساعة، اعتمادًا على حجم مسكنك. يتأخر الكثير من الناس عن مهمة مثل هذه لأنها تستغرق الكثير من الوقت بالنسبة لهم عندما يتعين عليهم القيام بها دفعة واحدة.
ولكن عندما تقسم هذه المهمة إلى أجزاء مدتها دقيقتان، تتغير الصورة. ولتفعيل مبدأ الدقيقتين، يمكنك وضع قطعة قماش للتغبار في مكان ستراه – في غرفة الغسيل، على سبيل المثال. بعد ذلك، كلما مررت من هذا المكان خلال اليوم، التقط قطعة القماش وقم بالغبار لمدة دقيقتين.
بعض الآثار النفسية المفيدة للقيام بذلك
أولاً، سترى النتائج بسرعة كبيرة (“انظر، عزيزي، المنزل يصبح أنظف!”)؛ ما سيشجعك على الاستمرار.
ثانيًا، بمجرد أن تبدأ في التقاط قطعة القماش لمدة دقيقتين عدة مرات في اليوم، ستبدأ في بناء عادة تنظيف أفضل في غضون فترة زمنية معقولة. كما ستبدأ في التفكير، “لقد كنت أستخدم الغبار لمدة دقيقتين، فلماذا لا أفعل خمس أو عشر دقائق أخرى وأنهي المهمة؟
لذا، فإن الاستثمار باستمرار في دقيقتين من تكوين العادات سيقلل تدريجيًا أي زخم للكسل قد يكون لديك. سيعطيك دافعًا أقوى للمشاريع التي ترغب في معالجتها ولكنك أجلتها لفترة طويلة.
ما هي عيوب قاعدة الدقيقتين؟
على الرغم من أن قاعدة الدقيقتين يمكن أن تعزز كفاءة الأشخاص، إلا أنها قد تؤدي إلى نتائج عكسية إذا لم يتم استخدامها كما هو مقصود. إليك كيف؟
إذا كنت تمنح الأولوية باستمرار لجميع أنواع المهام السريعة التي تستغرق دقيقتين على العمل المهم والمعنوي والمشاريع الكبيرة، فقد ينزلق اليوم دون أن يظهر الكثير منه من حيث الإنتاج أو التقدم الكبير.
علاوة على عدم التوافق بين نية هذه الطريقة وكيف يستخدمها الكثير من الناس يمكن أن يؤدي إلى فكرة خاطئة عن الإنتاجية.
قد يمنحك إكمال العديد من المهام التي تستغرق دقيقتين شعورًا بالرضا، لكنها في النهاية لا تساهم كثيرًا في أهدافك طويلة الأجل.
