يواجه العديد من الأشخاص بانتظام ضائقة زمنية ناجمة عن عدة مشاريع لها نفس تاريخ الاستحقاق، أو ربما يجدون أنفسهم يكافحون من أجل اللحاق باجتماع في اللحظات الأخيرة، بالإضافة إلى طلبات المشاريع التي لا تنتهي، وبجانب كل ذلك أعباء العمل العادي.
ومع ذلك من المحتمل أنك واجهت بالفعل مواقف كانت فيها فوائد إدارة الوقت في مكان العمل واضحة بشكل صارخ، وترسخت لديك عقيدة بأن تقنيات إدارة الوقت المحسنة في شركتك يمكن أن تؤتي ثمارها بطرق كبيرة لجميع المشاركين.
لذا إليك خمس فوائد رئيسية لإدارة الوقت في مكان العمل، وبعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك في تطبيق إدارة الوقت وجعلها حقيقة بالنسبة لك ولشركتك.
التغلب على التردد
يتطلب العديد من بيئات الأعمال اليوم وتيرة عمل سريعة نسبيًا، وفي كثير من الأحيان يوجد الكثير من العمل الذي يلزم أداؤه ولكن لا يوجد وقت كافٍ لذلك، وهي مشكلة تتفاقم كثيرًا في الشركات الصغيرة أو الناشئة التي قد لا يكون بها ببساطة ما يكفي من العمالة لإنجاز كل ما يجب إنجازه.
وفي مكان العمل سريع الوتيرة قد تكون إحدى أكثر العقبات التي يمكن أن تعاني منها هي التردد، ولكن من خلال ممارسة إدارة قوية للوقت في مكان العمل تستطيع تبسيط عملية اتخاذ القرار لمساعدتك في تجنب ما يسمى “الشلل عن طريق التحليل”.
لذا ضع فترات زمنية محددة لمهام محددة على مدار أسبوعك كالمشاريع الكبيرة، وحدد وقت المواعيد النهائية الخاصة بك. والتي تنجز من خلالها المهام المتوسطة بينما تعمل على إكمال المشروع بأكمله.
ولا شك أن إجبار نفسك على اتخاذ القرارات والمضي قدمًا بوتيرة منتظمة يمكن التنبؤ بها يمنعك من إضاعة الوقت في القضايا الصغيرة.
تعظيم وقت العمل الخاص بك
في عالم الأعمال اليوم توجد سمة مميزة لمقر العمل المهني الحديث وهي إمكانية الاجتماع في كل مكان؛ حيث يمكن أن تتخذ الاجتماعات أشكالًا عديدة؛ بدءًا من تسجيلات الوصول اليومية إلى المحادثات الفردية مع مشرفك، وبدء المشروع، وتحليل المقاييس والمزيد.
وعلى الرغم من أن تلك الاجتماعات قد تكون مهمة فإنها ربما تؤدي أيضًا إلى انقطاعات متكررة وطويلة عن مهام عملك؛ ما يجعل من الصعب عليك الوصول إلى إيقاع إنتاجي للعمل الذي تحتاج إلى إكماله.
وإذا وجدت أن لديك فترات زمنية صغيرة فقط بين الاجتماعات في جدولك الزمني يمكنك من خلالها إنجاز الأمور فأنشئ قائمة مرجعية بالمهام التي تتوقع إنجازها في غضون 30 دقيقة على الأكثر.
أما إذا كنت تعلم أن لديك مهمة أكبر في متناول اليد تتطلب اهتمامًا أكثر تركيزًا فخصص وقتًا في التقويم الخاص بك واطلب من زملائك في العمل جدولة الاجتماعات في ذلك الموعد؛ لأن حماية وقتك وزيادة فعاليتك أثناء تأدية مهامك الكبيرة أمرًا أساسيًا لإدارة الوقت.
ساعد فريقك في النمو
إذا كنت تتولى دورًا إداريًا أو قياديًا فإن إدارة الوقت في مكان العمل ليست مجرد شيء تحتاج إلى مراعاته بنفسك، وينطبق ذلك على فريقك بأكمله؛ فأنت مسؤول عن ضمان أن جميع أعضاء فريقك قادرون على العمل بكفاءة في الوقت المخصص لهم.
يعرف المديرون الفعالون عدد المسؤوليات التي يمكنهم تفويضها بنجاح إلى فرقهم للتأكد من أن المجموعة بأكملها تعمل مثل آلة جيدة التجهيز، وتعد إحدى الفوائد الخفية لإدارة الوقت من منظور القيادة هي الفرصة لمساعدة أعضاء فريقك في التطور.
واحرص عندما تفوّض المسؤوليات على إعطاء المهام التي تتطلب من فريقك العمل خارج مناطق الراحة الخاصة بهم أيضًا، فعندما يتعلم أعضاء فريقك كيفية تحقيق النتائج بنجاح في مجموعة واسعة ومتنوعة من السيناريوهات فسوف يصبحون محترفين ويعززون الفريق بأكمله.
رعاية عقلك وجسمك
الإدارة الحكيمة للوقت لا تعني مجرد إنجاز أكبر عدد ممكن من المهام، خاصة في أماكن العمل التي تميل إلى المطالبة بعمل يبدو ذا قيمة ضئيلة لنموك الشخصي والمهني، وحتى لأهداف الصورة الكبيرة للشركة.
ولا شك أن تدوين التفاصيل الدقيقة لا يصرفك عن العمل المهم حقًا فحسب، بل يمكن أن يضع ضغطًا شديدًا على صحتك الجسدية والعقلية إذا بدأت العمل لعدد كبير جدًا من الساعات، أو تخطيت وجبات الطعام لإنجاز كل شيء.
ولكن الإدارة القوية للوقت تعني تحديد الأولويات والحدود، وإحدى فوائدها الرئيسية هي تحسين صحة عقلك وجسمك؛ لذا حاول حماية وقت استراحات الرعاية الشخصية الخاصة بك.
على سبيل المثال: اذهب للنزهة في منتصف النهار، واترك لنفسك وقتًا كافيًا لإعداد وجبة غداء صحية في الصباح قبل أن تغادر إلى العمل، أو تأكد من قدرتك على المغادرة مبكرًا بما يكفي للحاق بالركب.
من المؤكد أن شخصيتك الأكثر سعادة وصحة هي أيضًا الأكثر إنتاجية، كما أن الاعتناء بنفسك ليس مفيدًا لك فحسب بل لشركتك أيضًا.
حسِّن عملك وثقتك بنفسك
هناك نصيحة غير بديهية إلى حد ما فيما يتعلق بإدارة الوقت في مكان العمل وهي “الأقل هو الأفضل”. وذلك على خلاف ما كان يقال لنا كثيرًا بأن إدارة الوقت الناجحة تدور حول إنجاز المزيد من العمل لدرجة أننا يمكن أن نميل إلى السماح للجودة بالتراجع لصالح الكمية.
وعلى النقيض من ذلك لا ينبغي أن يكون الغرض من إدارة الوقت هو ملاءمة المزيد من المهام في يومك فحسب. بل السماح لك بإنتاج عمل أقوى وتحسين نجاح شركتك. وهذا يعني تحديد الأهداف التي تعطي الأولوية للجودة.
إن إحدى فوائد إدارة الوقت بهذا المفهوم هو التأثير الذي يمكن أن يحدثه ذلك في ثقتك بقدراتك.
وعندما تنتج عملًا ذا جودة أعلى فإنك تجذب انتباهًا إيجابيًا من زملائك والمشرفين عليك. وهو ما يؤدي بدوره إلى إحساس أكثر إيجابية بقدراتك الخاصة وقيمتك بالنسبة للشركة.
لذا يجب على جميع الشركات أن تسعى جاهدة لإعطاء الأولوية للجودة؛ بهدف الحفاظ على مستويات عالية من ثقة الموظفين وإيجابياتهم، ومن المؤكد أن الإدارة الفعالة للوقت وسيلة قوية لتحقيق ذلك.
المقال الأصلي: هنا
