يعد تنظيم الوقت للمدراء مهارة يجب إتقانها، ويمكن أن يكون وجود الكثير من المهام والمسؤوليات مرهقًا في بعض الأحيان، لكن هناك دائمًا طرقًا لتوفير الوقت لكل ما تحتاج إلى القيام به.
ستوفر إدارة الوقت للمشرفين أو المديرين لهم وقتًا كافيًا لكل ما تحتاج إلى القيام به دون الشعور بالتوتر أو الإرهاق، فيجب على المدراء الموازنة بين احتياجات الفريق ومطالب رئيسهم، كما يتعلق الأمر بتطوير المهارات التي تمكنك من استخدام وقتك بشكل أكثر كفاءة، مع أقل مماطلة أو جهد ضائع.
بصفتك مديرًا، لديك الكثير من المهام بدءًا من الإشراف على التقارير المباشرة وحضور الاجتماعات، ومتابعة التسليمات، بما يجعل من الضروري إدارة وقتك بشكل مُنتج ومستدام من أجل رفاهيتك، فجزء من إدارة الوقت هو معرفة ما يجب تحديد أولوياته في جدولك العملي.
المدراء لديهم بالفعل قائمة مهام طويلة مما يؤدي إلى الشعور بأنهم يعملون بجد ولكنهم لا يحققون شيئًا، فقد يؤثر الضغط العملي على جودة عمل الشركة والروح المعنوية العامة لفريقهم.
يمكنك تجنب كل هذا من خلال تعلم مهارات تنظيم الوقت الأساسية، وعند تطبيقها بفعالية، يمكن أن تزيد إنتاجية المدير بشكل كبير، فالتخطيط للوقت بشكل فعال يزيد من التركيز والتحفيز للمهمة المطروحة، وبالتالي جودة أعلى للعمل.
تنظيم الوقت للمدراء
في هذه المقالة نقدم مجموعة من النصائح القيّمة، يمكنك تنفيذها لتنظيم وإدارة وقتك، أهمها:
1- ابدأ مبكرًا
ابدأ يومك مبكرًا، ابدأ بإكمال جميع المهام الأصغر في قائمتك التي تستغرق دقيقة واحدة أو أقل، فمن الممكن أن تضيف هذه المهام الصغيرة حجمًا غير ضروري إلى قائمة المهام الخاصة بك.
2- حدد ساعات عملك الأكثر إنتاجية
يشعر بعض الناس بمزيد من الطاقة في الصباح الباكر، بينما يزدهر آخرون في المساء. لتعظيم إنتاجيتك، حدد الساعات التي تنجز فيها أقصى استفادة، وأنشئ جدولًا زمنيًا معقولًا في ذلك الوقت.
وهناك العديد من العوامل التي تلعب دورًا أساسيًا لتحديد ساعات العمل التي تحقق فيها نسب إنتاج أكثر، أهمها هي الإجهاد والطاقة والسرعة.
3- كن على دراية باستخدامك للوقت
من أجل تنظيم الوقت بشكل أكثر فعالية، كن أكثر وعيًا به، حدد المهام والأنشطة التي يجب عليك القيام بها، وقم بتدوينها ثم احسب مقدار الوقت الذي تقضيه في كل منها.
يمكن أن يؤدي الافتقار إلى إدارة الوقت في الفريق إلى تأخيرات عملية هامة، فتحديد برنامج لإدارة الوقت لفريقك هي طريقة فعالة لضمان إدارة الوقت بكفاءة عبر الفريق بأكمله.
يسمح لك برنامج تتبع الوقت بفهم واضح لكيفية قضاء الوقت، فهو لا يساعدك فقط على تحديد الأماكن التي يتم فيها استخدام الوقت بشكل غير فعال، ولكنه يساعدك أيضًا على تقدير الوقت اللازم لكل مهمة من مهامك، فالوقت المحدد يساعدك في العثور على ساعاتك الأكثر إنتاجية.
4- وضع جدول “ساعات العمل”
قم بتعيين أجزاء محددة من جدولك اليومي للاتصالات أو “ساعات العمل”، يمكن أن يساعد استخدام برنامج واحد مثل Officevibe في إعطاء هيكل لـ”ساعات العمل” الخاصة بك، مع ضمان أيضًا جدولة وقت ذي مغزى مع موظفيك.
يتيح لك Officevibe وضع جدول أعمال مشترك لتكون أنت وأعضاء فريقك متأكدين من أنك تعالج كل نقطة مهمة بكفاءة.
5- اقتطع الوقت والمساحة لفك الضغط
يبدو ذلك يؤدي إلى نتائج عكسية، ولكن من المهم أن تبني بشكل متعمد فواصل في جدولك المزدحم، فمن الضروري أخذ فترات راحة متكررة لمدة 30 دقيقة من الكمبيوتر للقيام بشيء يساعدك على تخفيف الضغط.
إن العمل لساعات طويلة دون فترات راحة سيؤدي في الواقع إلى الإرهاق؛ ما يجعل من الصعب إكمال مسؤولياتك بنفس الكفاءة، فتأكد من أن مستويات طاقتك متوازنة.
6- تعلم أن تقول “لا” للاجتماعات
تعلم أن تتساءل عما إذا كنت بحاجة بالفعل إلى أن تكون في اجتماع عمل أم لا، وهل يمكنك الاطلاع فقط على نتائجه؟ هل يمكنك أن تكون هناك جزءا من الاجتماع لبضعة دقائق فقط؟
يجب ألا تكون جزءًا من اجتماعات لا فائدة منها، سواء إهدار الوقت وتراكم الأعباء التي يجب إتمامها في يومك.
7- استخدم أدوات تنظيم الوقت
يمكن لأدوات مثل Asana وSlack وZoom، التي تستخدم بشكل مدروس، أن تعزز تجارب العمل خاصة لو كان العمل عن بعد، فلا تتمتع هذه الأدوات بالقدرة على تبسيط المهام والتواصل والمسؤوليات فحسب؛ بل يمكنها أيضا تخفيف بعض الأعباء العقلية.
8- اطلب المساعدة
الشيء الرئيسي الذي يجب أن تتذكره عند إدارة وقتك هو أنه لا يمكنك فعل كل شيء، ففي الكثير من الأحيان، يحرص فريقك على تولي مهام إضافية أو مسؤوليات جديدة.
يمكن أن تكون عملية طلب المساعدة وإسناد بعض المهام إلى باقي أفراد الفريق هي تجربة تنموية للموظف في بعض المجالات، مثل أبحاث السوق لمساعدتك في التخطيط لاستراتيجيتك القادمة.
9- اجمع ما تحتاجه لتحديد الأولويات
تتمثل إحدى الاستراتيجيات الرئيسية لإدارة الوقت في معرفة مكان قضاء وقتك، لضمان تنفيذ مهامك على أكمل وجه.
10- خصص وقتًا لفريقك
إذا كنت تشعر بالأعباء المثقلة، فيمكنك تفويض مهمة محددة إلى زميل في الفريق لديه عبء عمل أقل نسبيًّا في وقت مبكر.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
5 أسباب تجعل رواد الأعمال فوق سن 50 عامًا أكثر نجاحًا
مهارات ريادة الأعمال.. طريقك إلى التميز
