تقوم الأسس التنظيمية للمؤسسة، على تقارير التشغيل، ومدى الاستعدادات لإدارة المخاطر المتوقعة لحماية القواعد التنظيمية.
وسبق أن استعرضنا، قضايا شئون الأفراد، والقضايا الهيكلية، بالإضافة إلى تلك المتعلقة بالسياسات والإجراءات، وفي هذه السطور نرصد النقطة الأخيرة المتعلقة بدعم إدارة البيئة الداخلية للمؤسسات؛ من خلال تقارير التشغيل، وإدارة المخاطر، والمستشارين.
تقارير التشغيل
تُعد تقارير التشغيل انعكاسًا لهيكل المؤسسة، وأدائها؛ إذ تبين العلاقات الرئيسة بين العاملين، وتخفض أو ترفع من الضغط التنظيمي.
وتُشكّل التقارير التالية، الأساس اللازم لتحليل مناطق محددة للعمل لكثير من المؤسسات – يعتمد كل منها على حجم المؤسسة وتنظيمها -، والتي لابد من مراجعتها، والتفكير في عمل نظام لها في المجالات التي تفتقدها.
وتتمثّل نقاط التقارير في عشرة عناصر:
1 – بيان بالحقائق (يومي، أسبوعي، شهري).
2 – أوامر الشراء الجديدة والأعمال المتأخرة (أسبوعي، شهري).
3 – الشحنات / المبيعات (أسبوعي، شهري).
4 – التوظيف (شهري).
5 – بضائع غير موجودة بالمخازن (أسبوعي، شهري).
6 – جودة المنتج (أسبوعي، شهري).
7 – حسابات مستحقة قديمة (شهري).
8 – حسابات أسبوعية متأخرة الدفع.
9 – مرتجعات، تعويضات (شهري).
10 – الإنتاج (أسبوعي، شهري).
وينبغي تحديث التقارير باستمرار؛ بهدف تحديد المشكلات الآنية، والعمل على حلها، قبل تفاقمها؛ وبالتالي حدوث أضرار جسيمة للمؤسسة.
واحذر من كثرة التقارير، فإن زيادتها عن الحد المعقول، يضر بالعمل، والعكس صحيح؛ فعلى سبيل المثال، يُعد تسلم المدير التنفيذي لمؤسسة صناعية كبرى، تقريرًا يوميًا عن الإنتاج، والمخزون ، سببًا في عدم قدرته على الاحتفاظ بوجهة نظر شاملة؛ ولذلك يجب على مدراء التشغيل تحديد المشاكل، والعمل على حلها، والاستفادة من الفرص الداخلية وفق سلطاتهم.
ولا تعمل تقارير التشغيل فقط على توفير البيانات الأساسية، التي تُمكّن الإدارة من تحقيق أهدافها، بل تعمل أيضًا على تركيز اهتمام العاملين، على العملاء والموردين مع بعضهم البعض، شريطة أن تكون ملائمة؛ فإنْ لم تكن كذلك، فإنَّها تحد من قدرة الإدارة على تشجيع المهارات والقدرات الفردية.
ولتفادي وجود تقارير غير ملائمة، راجع سياسات إصدار التقارير سنويًا؛ لتتأكد من ظهورها بطريقة ملائمة، واحتوائها على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية السليمة.
إدارة المخاطر
تتعرّض كل مؤسسة- سواء مشروع جديد أو قائم- إلى حوادث ذات احتمالات بعيدة، قد يكون لها تأثير مدمر، على الرغم من سهولة تجاهل احتمالية الحدوث تحت ضغوط التطوير، والحفاظ على العمل.
ولأن الإدارة هي الوحيدة التي يمكنها تقييم التأثير المحتمل لتلك الأحداث على المؤسسة؛ فإنَّ التعرّف على تلك الحالات، وسرعة التعامل معها، يقع على عاتق الإدارة، فهناك كوارث محتملة قد تضر بالمؤسسة، يجب مراجعتها باستمرار؛ مثل:
1 – سرقة الممتلكات أو الاختلاس.
2 – الكذب.
3 – خرق القوانين.
4 – الجرائم الإلكترونية.
5 – الحرائق والانفجارات، سواء الطبيعية، أو المفتعلة.
6 – الرشوة والمساهمات غير القانونية.
7 – الاحتيال.
8 – الأعاصير والفيضانات والبرق والصقيع.
9 – الأخطار البيئية من تسربات خطيرة، أو تلوث الماء والهواء والأرض.
10 – التفرقة العنصرية داخل المؤسسة.
11 – التخريب.
لذلك ينبغي تحديد كيفية تعرض مؤسستك إلى تلك المخاطر، وتقييم احتمالية كل منها، وتأثيرها على المؤسسة، والتفكير في الخطوات الواجب اتخاذها باتباع أساليب خاصة بإدارة المخاطر؛ لتقليل احتمالية وقوع أي منها، مع مراجعة القائمة السابقة سنويًا؛ للتأكد من أن عدم تعرض مستقبل المؤسسة للخطر نتيجة الإهمال.
المستشارون
يزودك المستشارون بوجهة نظر قيمة عند تطوير المؤسسة؛ لذا ينبغي تعيين مستشار للمؤسسة، ليدلي بخبرته في الأمور التالية:
1 – حاجة المؤسسة إلى التمويل.
2 – تطوير خطة استراتيجية للعمل.
3 – العجز في التشغيل.
4 – التأخر في تسليم البضائع.
5 – التكاليف المرتفعة.
6 – معدل دوران عمالة مرتفع.
7 – مخزون في تصاعد مستمر.
8 – فقدان حصتك في السوق.
9 – الشعور بالقلق.
إنَّ على الإدارة الناجحة إتقان كثير من التفاصيل، ففي الوقت الذي تقوم فيه كليات الإدارة بتدريس ضرورة تركيز الاهتمام على القضايا الكبيرة، التي تؤثر على العمل، فإنَّ المدراء العمليين يعلمون أن القضايا الكبيرة لا تأتي غالبًا إلا من مشكلات صغيرة؛ ففي ظل مجتمع تنظيمي أكثر من اللازم، قد يتسبب عدم الاهتمام بواحدة فقط من التفاصيل الصغيرة، في تعطيل مؤثر للعمل، ربما يكون سببًا في انهياره.
د.جاك بيشوب
رئيس شركة بيشوب وشركاه نبراسكا
اعداد : لمياء حسن
