نطاق المشروع.. الدليل الشامل ‏

ينطوي تحديد نطاق المشروع على قدر كبير من الأهمية؛ إذ يساعدك بوضوح ‏على إدارة توقعات أصحاب المصلحة بشكل فعال، كما يضمن توافق جميع عناصر ‏المشروع مع الأهداف؛ ما يزيد من فرص النجاح. ‏

يعد تحديد النطاق جزءًا مهمًا من عملية تخطيط المشروع؛ وذلك لأنه يبين ‏حدود ما سيكون وما لن يكون جزءًا من عمل المشروع، وهو أمر ضروري عند ‏وضع ميزانية المشروع وجدوله الزمني.‏

وبطبيعة الحال، تعد إدارة النطاق مجالًا مهمًا لإدارة المشروع وهناك الكثير ‏لنتعلمه عنه. ولكن قبل أن ننتقل إلى ذلك، دعونا نبدأ بتعريف نطاق المشروع.‏

ما هو نطاق المشروع؟

نطاق المشروع هو مخطط تفصيلي لجميع جوانب المشروع، بما في ذلك شتى ‏الأنشطة والموارد والجداول الزمنية والتسليمات ذات الصلة، بالإضافة إلى حدود ‏المشروع. ‏

يحدد هذا النطاق أيضًا أصحاب المصلحة الرئيسيين والعمليات والافتراضات ‏والقيود، فضلًا عن موضوع المشروع وما يتم تضمينه وما لا يتم تضمينه. على أن ‏يجري توثيق كل هذه المعلومات الأساسية في بيان النطاق.‏

بكلام آخر، يمكن القول إن نطاق المشروع هو إجمالي حجم العمل الذي يجب القيام ‏به لإكمال المشروع. لتحديده، كما يجب على مديري المشروع تقسيم المشروع إلى ‏المهام والتسليمات التي سيتم تنفيذها لتحقيق الأهداف ومتطلبات أصحاب المصلحة ‏وتسليم المشروع بنجاح.‏

وعلى أي حال، يعد تحديد النطاق جزءًا لا يتجزأ من عملية تخطيط ‏المشروع لأنه بناءً على النطاق، سيقوم مديرو المشروع بتجميع فرقهم وتقدير ‏الموارد المطلوبة وتحديد خطة المشروع والجدول الزمني والميزانية.‏

ما هي إدارة نطاق المشروع؟

إدارة نطاق المشروع هي عملية تتبع النطاق بمجرد أن يبدأ للتأكد من أنه لا يخرج ‏عن نطاق السيطرة. من المهم عدم إضافة أي عمل إضافي أو تكاليف إضافية إلى النطاق دون إشراف مدير المشروع.‏

‏ وإذا تغير نطاق المشروع أثناء مرحلة تنفيذ المشروع، فإن خطة المشروع ‏والجدول الزمني والميزانية التي تم تحديدها في البداية لن تتطابق مع النطاق؛ ما ‏يتسبب في تأخير المشروع والإفراط في الإنفاق. يُعرف هذا الوضع باسم زحف ‏النطاق وقد يتسبب في فشل المشاريع.‏

ومع ذلك، يمكن أن يتوسع النطاق بأمان عندما يستخدم أصحاب المصلحة ‏أو أعضاء فريق المشروع طلب تغيير رسمي يتم الاتفاق عليه بين الطرفين.‏

يتيح ذلك لمديري المشاريع طلب المزيد من الوقت والموارد وتعديل الجدول ‏الزمني للمشروع والميزانية وفقًا لذلك.‏

للتحكم في نطاق المشروع، يقوم مديرو المشاريع بإنشاء وثيقتين رئيسيتين لإدارة ‏النطاق: بيان النطاق وخطة إدارة النطاق. تحدد هذه المستندات النطاق أثناء مرحلة ‏التخطيط، وتضع القواعد والمبادئ التوجيهية لتتبعه.

بيان نطاق المشروع

يعد بيان نطاق المشروع وثيقة رئيسية توفر لجميع أصحاب المصلحة فهمًا واضحًا ‏لسبب بدء المشروع ويحدد أهدافه الرئيسية.

يعرف هذا البيان أيضًا أحيانًا باسم “بيان العمل” أو “تعريف المشروع”، وطوال ‏دورة حياة المشروع، يكون هذا البيان بمنزلة نقطة مرجعية لجميع أصحاب ‏المصلحة المعنيين. يجب إعادة النظر فيها أثناء سير المشروع للتأكد من عدم ‏حدوث أي خطأ.‏

ستتضمن معظم بيانات النطاق العناصر التالية:‏

أهمية بيان النطاق في إدارة المشاريع

إذا كنت تتساءل عن سبب أهمية النطاق، فالأمر يتلخص في ثلاثة أشياء:‏

• إدارة أهداف المشروع

قد يكون من السهل أن تفقد أهداف المشروع عندما تغرق في المهام. ولكن نطاق ‏مشروعك يجب أن يوضح خطة المشروع التي ترتبط فيها كل مهمة بهدف ‏مشروع محدد. ‏

ستبقيك خطة المشروع على المسار الصحيح وتتأكد من أن فريق المشروع الخاص ‏بك يعمل دائمًا على الأمور الصحيحة.‏

• إدارة تكلفة المشروع

كل مشروع له ميزانية. وتقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية التأكد من ‏استخدام الميزانية بحكمة. ‏

يتضمن نطاق المشروع تفصيلًا للتكاليف، موضحًا بالضبط أين تذهب الأموال، ‏دون ترك مجال لمخاوف العملاء. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للمشاريع الأكبر، ‏فأنت تريد تخصيص بعض الميزانية لتغطية النفقات غير المتوقعة.‏

• إدارة الجدول الزمني للمشروع

لا شك أن مدير المشروع مسؤول عن التأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية واختتام ‏المشاريع في الوقت المناسب.‏

‏ إذا لم يكن لديك نطاق مشروع محدد جيدًا، فسوف تواجه قريبًا مشكلات تتعلق ‏بالجداول الزمنية والجدولة وتخصيص الموارد.‏

دليل خطوة بخطوة لتحديد نطاق المشروع

يتطلب تحديد النطاق اتباع أسلوب منهجي، ونوضح في «رواد الأعمال» ‏كيف تحديد هذا النطاق خطوة بخطوة، وذلك على النحو التالي..‏

• تحديد هدف المشروع وغاياته

قبل أن تبدأ في تحديد نطاق المشروع، عليك أن تبدأ بالأساس ذاته – هدف ‏المشروع وغرضه. تحدد هذه النغمة للنطاق ككل. لاحظ أن الأهداف والغايات ‏ليست هي نفس الأهداف ذات المستوى الأعلى بينما الأهداف أكثر تفصيلًا وتحديدًا.‏

• تحديد العوائق المحتملة

ربما تكون قد اكتشفت في المداولات السابقة بعض الأجزاء التي يمكن أن تعرقل ‏المشروع بأكمله. ‏

يمكن للآخرين تضخيم الميزانية، وإطالة المواعيد النهائية، وتخفيف الجودة، وما ‏إلى ذلك. ‏

ضع في اعتبارك مثل هذه العوائق المحتملة وقم بتقييم تأثيرها بحيث تكون مستعدًا ‏بالفعل في حالة وقوع مثل هذه الأحداث.‏

• دمج متطلبات المشروع الإضافية

في هذه المرحلة، ربما لاحظت بعض متطلبات المشروع التي ربما لم تكن واضحة ‏جدًا خلال المراحل الأولى من التخطيط.‏

‏ إذا كانت هذه العناصر مرتبطة بقوة بأهداف مشروعك وميزانياته وموارده ‏وتسليماته، فيجب أخذها في الاعتبار وإدراجها في بيان نطاق مشروعك.‏

قائمة الموارد اللازمة

سيتطلب كل نشاط في تطوير المشروع موارد بشكل أو بآخر، سواء كان ذلك ‏الأشخاص أو المواد أو الأدوات أو التكنولوجيا أو الوقت أو المال أو المعرفة.‏

‏ إن تحديد موارد المشروع بشكل فعال يضمن توافرها بحيث يمكن تسليم المشروع ‏في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.‏

• رسم جدول زمني لمراحل المشروع

بمجرد قيامك بتقييم الأهداف والعقبات والموارد، فقد حان الوقت لتجميعها معًا ‏لحساب جدول زمني للمراحل الرئيسية للمشروع.‏

‏ يمكنك إضافة جدول زمني للإشارة إلى الجدول الزمني أو الحصول على رسم ‏بياني (مخطط ‏PERT‏) له في بيان النطاق الخاص بك.‏

• تحديد المهام والتسليمات

يمكن تقسيم كل مشروع إلى مجموعة من المهام التي ستنتج نتائج مقابلة. المهام ‏هي أصغر وحدة قابلة للقسمة في المشروع، في حين أن التسليمات هي مخرجات ‏ملموسة أو غير ملموسة نابعة من المهام. ‏

على هذا النحو، يجب أيضًا أن يتم عرضها في بيان نطاق المشروع حتى لا يقعوا ‏فريسة لزحف النطاق.‏

• وضع نظام لإدارة التغيير والتحكم فيه

على الرغم من أن الغرض الأساسي من نطاق المشروع هو منع التغييرات ‏المفاجئة في المشروع، ولكن يجب أن يكون مديرو المشاريع منفتحين ومرنين تجاه ‏التغييرات، وهو أمر ممكن فقط إذا كان لديك نظام لإدارة التغيير. ‏

على هذا النحو، يجب أن يكون لديك خطة لإدارة التغيير والتحكم لكل تعديل متوقع ‏ومعقول لنطاق المشروع.‏

• إعداد ومشاركة بيان نطاق المشروع

بمجرد أن تكون جميع البيانات جاهزة وتحت تصرفك، تحتاج إلى تجميعها كلها في ‏بيان النطاق. ‏

يمكن أن يكون بيان النطاق ببساطة قائمة من النقاط النقطية أو بيان العمل ‏الشامل (‏SOW‏). ‏

واكتب بيان نطاق المشروع وإعادة كتابته وتحريره حتى لا يتبقى أي غموض ويتم ‏التحقق من صحته والموافقة عليه من قبل أصحاب المصلحة.‏