لا يقتصر نفع تنظيم جداول الأعمال على الحياة المهنية فحسب، بل إن نفعه يتخطى ذلك إلى حياتنا الشخصية أيضًا؛ فمن المؤكد أن عملك يؤثر في حياتك، سلبًا أو إيجابًا، شئت هذا أو أبيته.
غير أن تعلم كيفية تنظيم جدولك الزمني قد يساعدك على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة، أو الشعور بمزيد من التحكم في دورك في المجموعات أو الأنظمة التي تنتمي إليها.
يمكن أن تخرج قوائم المهام اليومية عن نطاق السيطرة بسهولة، خاصة إذا كنت مشغولاً حقًا. ولكن مع القليل من الجهد، يمكنك تنظيم أنفسنا مرة أخرى.
كما أن تنظيم جداول الأعمال يساعد على فهم ما يمكنك فعله بشكل واقعي في ساعات يقظتك على مدار اليوم؛ إذ قد تساعدك معرفة ما هو مدرج في جدولك على التأكد من أن لديك الوقت المتاح للقيام بالمهام المهمة أو المتعلقة بالعمل وتلك من أجل المتعة.
كما أن تنظيم جداول الأعمال يعينك على التخطيط بأفضل شكل ممكن لما هو غير متوقع أو ربما يساعدك، أيضًا، على تحقيق أهدافك. فمجرد وجود جدول منظم أيضًا يمنحك الشعور بمزيد من الاستعداد والإنتاجية والفعالية عند الانتهاء يوميًا.
اقرأ أيضًا: تنظيم وقت عطلة نهاية الأسبوع.. خطط لإجازة سعيدة
تنظيم جداول العمل
ويرصد «رواد الأعمال» بعض الطرق والخطوات التي تساعد على تنظيم جداول العمل، وذلك على النحو التالي..
-
احتفظ بالأشياء المهمة في مكان واحد
قد يساعدك الاستعداد في جميع جوانب حياتك على تنظيم جداول الأعمال الخاصة بك بشكل محكم ودقيق. عند العودة إلى المنزل من العمل أو العودة من حدث ما، ضع في اعتبارك وضع كل متعلقاتك في مكان واحد.
يمكن أن يضمن ذلك أن أشياء مثل حقيبتك ومفاتيحك وساعتك ونظارتك الشمسية وسماعات الرأس والأجهزة الإلكترونية جاهزة عندما يحين وقت المغادرة في الصباح.
قد يساعد هذا على تنظيم جداول الأعمال الخاصة بك، بل وتوفير الوقت الذي يمكن أن يهدر في البحث عن العناصر في غير محلها.
اقرأ أيضًا: أساليب تنظيم الوقت.. 6 طرق أساسية
-
التخطيط المسبق
التخطيط المسبق جزء أساسي من تنظيم جداول الأعمال؛ فعلى غرار الاستعدادات للوجبات أو جدولة الإجازة، فإن منح نفسك وقتًا للتخطيط قد يسهل عليك اتباع الجدول الزمني الخاص بك. قبل أن تذهب إلى الفراش ليلًا أو قبل أن تغادر العمل طوال اليوم، امنح نفسك حوالي 15 دقيقة لتدوين ومراجعة ما تخطط للقيام به في اليوم التالي.
ضع في اعتبارك إضافة الاجتماعات والمواعيد والأحداث الشخصية والمهنية. إذا كنت تستعد في العمل، ففكر في ترتيب مكتبك ووضع الأشياء التي لن تحتاج إليها في مكان بعيد؛ لتجنب الفوضى. ضع في اعتبارك، أيضًا، سحب الملفات والعناصر ووضعها على مكتبك للوصول إليها بسهولة.
-
تنظيم مكان العمل
مثل وضع أغراض الخروج الخاصة بك في مكان واحد في المنزل، فإن وجود مكتب منظم في العمل قد يساعد على تنظيم جداول الأعمال وكذلك على توفير الوقت أثناء التنقل خلال جدولك الزمني.
وليكن منك على بال اختيار أماكن مخصصة لجميع اللوازم المكتبية والملفات والكتب والعناصر الأخرى التي قد تحتاج إلى الوصول إليها على مدار اليوم. حدد، أيضًا، مكان وكيفية جلوسك على مكتبك؛ لاختيار ما يتم وضعه على كل رف أو في كل درج.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت بفاعلية.. 5 طرق أساسية
-
تعلم مهارات إدارة الوقت
تعلم كيفية إدارة وقتك لتجنب التسويف، ومن غير الوارد أصلًا أن تتمكن من تنظيم جداول الأعمال من دون القدرة على تنظيم وإدارة وقتك.
وعليك اختيار مهمة كبيرة لإكمالها أولاً كل صباح، مثل مهمة ذات موعد نهائي فوري أو شيء يمكنك إكماله بنفسك دون تعاون. قد يساعدك إكمال مهمة كبيرة أو ضرورية في وقت مبكر من اليوم على الشعور بمزيد من الإنتاجية. ولعل القيام بذلك قد يعلمك أيضًا تحديد أولويات مسؤولياتك ويمنحك أقصى وقت لإكمال المهام الأكثر أهمية.
-
تقسيم اليوم
إن تنظيم جداول الأعمال يعني القدرة على تقسيم اليوم إلى أجزاء لتسهيل إدارة المهام. يمكنك تقسيم اليوم إلى نصفين – الصباح وبعد الظهر – مع استراحة في المنتصف لتناول طعام الغداء. قد يساعدك القيام بذلك على تحديد ما تريد القيام به كل يوم في وقت محدد؛ مما يمكن أن يساعدك في الحفاظ على مهمتك وتكون أكثر إنتاجية.
اقرأ أيضًا: تنظيم الوقت من رواد الأعمال.. إدارة لحياة أفضل
-
صنع قائمة المهام
ولا شك أن تنظيم جداول الأعمال يعني أو بالأحرى يتضمن صنع قائمة مهام لكل يوم؛ لتحديد ما تريد تحقيقه بالضبط.
رتب أولويات مهامك بترتيب تنازلي، بدءًا من الأكثر أهمية أو الأكثر حساسية للوقت والتقدم إلى العناصر التي يمكن أن تنتظر حتى الغد إذا لزم الأمر. يمكنك اختيار أجزاء من المشاريع الأطول والأكثر عمقًا لتضمينها في قائمة المهام اليومية.
ضع في اعتبارك وضع التاريخ في أعلى القائمة وقم بتضمين معلومات مثل تاريخ الاستحقاق أو أوقات الاجتماع. عند الانتهاء من مهمة، اشطبها أو ضع علامة عليها. قد يساعدك ذلك على الشعور بمزيد من الإنتاجية لرؤية سجل لكل ما أنجزته.
اقرأ أيضًا:
تنظيم وقت الأعمال الشاقة.. طرق وخطوات
عيوب فريق العمل.. ماهي؟ وكيف تتغلب عليها؟
تنظيم الوقت في الإجازات.. التخطيط للمتعة
تحديد أولويات العمل.. استراتيجيات فعّالة
