في عصر التواصل الرقمي، أصبح البريد الإلكتروني أحد الأدوات الأساسية في حياتنا المهنية، لكن هناك بعض العادات غير المدروسة أو الخاطئة في استخدامه قد تضر بصورتك المهنية بطريقة غير مرئية، وتلك العادات قد تكون غير ملحوظة للوهلة الأولى، لكنها مع مرور الوقت تؤثر سلبًا على انطباع الآخرين عنك، وتؤدي إلى تراجع مكانتك في بيئة العمل.
4 عادات خاطئة مع البريد الإلكتروني
وسنتناول في “رواد الأعمال” 4 عادات بريد إلكتروني قد تدمر صورتك المهنية بصمت، كما نوضح كيفية تجنبها للحفاظ على سمعتك المهنية وتعزيز تواصلك الفعّال. وفقا لما ذكره موقع” evenbound”.
بطل السرعة
يشتهر هذا الشخص بردوده فائقة السرعة – حتى عندما يُقال له إن الموعد النهائي للرد هو نهاية الأسبوع.
وعادة ما يكون مطاردًا للصندوق الوارد فارغًا؛ حيث يكون لديه دائمًا علامة تبويب البريد الإلكتروني مفتوحة على جانب واحد من الشاشة. ولا يمكنه مقاومة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني في كل الأوقات.
وإذا كنت هذا الشخص؛ فينبغي تجنب إطلاق الردود بسرعة كبيرة وتفويت التفاصيل. ومن الأفضل أن تستغرق 20 دقيقة لإرسال رد واحد جيد الصياغة بدلًا من إرسال واحد في أقل من دقيقتين، ثم متابعته عدة مرات بمعلومات إضافية أو – الأسوأ – تصحيحات.
الراوي
عادة ما يزعج نموذج الراوي هذا المستلمين بإرسال نص يصل إلى 500 كلمة لطلب بسيط بـ”نعم” أو “لا”.
إن هذا الشخص يحاول على الأرجح أن يكوّن نوع البريد الإلكتروني الدقيق، لكن الحرص المفرط يجعله يسقط دون قصد في فخ الإطناب.
هناك عواقب لعدم الوصول إلى النقطة مباشرة. ووفقًا لبحث أجراه جوزيف مكورمك؛ مؤلف كتاب “موجز: حقق تأثيرًا أكبر من خلال قول أقل”؛ فإن 43 % من الأشخاص الذين تلقوا رسائل بريد إلكتروني طويلة انتهى بهم الأمر إما تجاهلها أو حذفها.
وهنا عليك ألا تفهم خطأ، فمن الجيد إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مفصلة، لكن فقط عندما يتم استدعاؤها. أما إذا كان هناك العديد من النقاط التي يجب معالجتها؛ ففكر في توزيعها على رسائل بريد إلكتروني منفصلة لمنع إرهاق القراء.
المؤجل
إنه العدو اللدود لبطل السرعة؛ فهذا الشخص يستغرق وقتًا طويلًا جدًا في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وفد لا يستجيب إلا بعد إعادة إرسال رسائل متعددة.
هؤلاء الأشخاص ليسوا دائمًا على خطأ مع ذلك؛ فربما تحتاج البيانات التي تطلبها إلى وقت لجمعها؛ ربما كانوا خارج الموقع، والآن فقط يلحقون برسائل البريد الإلكتروني للأسبوع الماضي؛ أو كما تعلم ربما كانت رسائل البريد الإلكتروني لديهم تميل إلى الالتصاق في مجلد المسودات.
ولكن مهما كان السبب إذا كان هذا يصفك ولا توجد طريقة يمكنك من خلالها القضاء على التأخير. فإن أفضل شيء يمكنك فعله هو عدم قتل زملائك بالتشويق. على الأقل اعترف باستلام البريد الإلكتروني حتى يعرف المرسل أنك لم تستقل وظيفتك.
الرد على الجميع
سيكون هناك أوقات نضغط فيها على زر “الرد على الجميع” بدافع الراحة دون التفكير فيما إذا كان الجميع في القائمة بحاجة إلى تلقي المعلومات التي نرسلها – وهذا جيد، نتعلم وننتقل.
ولكن سيكون هناك أولئك الذين يعيدون الجريمة؛ فعلى الرغم من أنه لا بأس في نسيان المرفق أو النسخة الكربونية إلى الأشخاص الخطأ لهذا البريد الإلكتروني؛ إلا أن القيام بذلك عدة مرات يعرضك لخطر الحصول على سمعة سيئة تلاحقك أينما ذهبت.
ولحسن الحظ، يمكن تجنب أخطاء البريد الإلكتروني إذا أخذت وقتًا للتحقق من رسائلك مرتين قبل الضغط على زر الإرسال. فقط ألق نظرة سريعة على كل شيء، من سطر الموضوع والتحية إلى النص الرئيس ومرفقات الملفات.
3 سلوكيات تدمر صورتك المهنية
إذا كنت ترغب في تحقيق تقدم كبير في حياتك المهنية؛ فيجب الابتعاد عن عاداتك وعباراتك وأفعالك التي تدمر صورتك المهنية. إن الحفاظ على الاحترافية أمر بالغ الأهمية للأفراد لتغذية علاقاتهم في مكان العمل، والاستيلاء على فرص النمو.
فيما يلي بعض السلوكيات التي يمكن أن تجعلك تبدو غير محترف، وغير جدير بالتعامل معه:
تتأخر كثيرًا
يمكن لمعظمنا أن يفقد حسابه الزمني ويصبح مشغولًا من حين لآخر. ومع ذلك، إذا كنت من الأشخاص الذين ينتظرون حتى اللحظة الأخيرة للاستعداد والذهاب إلى مكان عملك؛ فأنت مخطئ. وذلك لأن الممارسة ستجعلك متأخرًا بصورة سيئة السمعة حتمًا.
فيتوقع منك الأشخاص الذين تعمل معهم أن تكون دقيقًا في عملك ومؤتمراتك واجتماعاتك… إلخ.
وبغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه؛ فإن التأخر يمكن أن يضغط على عملك وعلاقاتك في مكان العمل.
كما سيؤثر سلبًا على كيفية تفكير الآخرين فيك كمحترف. علاوة على ذلك لا يظهر أصحاب العمل عمومًا تساهلًا مع الموظفين الذين يتجاهلون بداية يوم العمل وانضباط المكتب.
وقد يؤدي التأخر المتكرر إلى مواجهة عواقب غير سارة؛ في أفضل الأحوال، سيتم وصفك بأنك غير مسؤول وغير جدير بالثقة وغير موثوق به. أما في أسوأ السيناريوهات. يمكنك أن تفقد وظيفة، وتفوت المواعيد النهائية. وتفقد العملاء، وحتى المال.
لا تتحمل المسؤولية
إذا كنت لا تتحمل مسؤولية عملك أو أي شيء تفعله؛ فإن هذا السلوك يؤثر على صورتك المهنية. إن تحمل المسؤولية يدل على نضجك المهني.
وبالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي الالتزام العالي مقترنًا بالإنجازات المهنية إلى اعتبار صاحب العمل أو قائد الفريق مرشحًا جديرًا بالترقية.
إن عدم تحمل المسؤولية يمكن أن يؤثر سلبًا على صورتك المهنية؛ ما يؤدي إلى فقدان الثقة والاحترام من قبل الزملاء والرؤساء والعملاء على حد سواء. عندما تتجنب تحمل مسؤولية الأخطاء أو أوجه القصور. فإن ذلك يدل على نقص المساءلة والنزاهة. وهما سمات أساسية في أي محترف ناجح. لا يعيق هذا السلوك العمل الجماعي الفعال فحسب؛ بل يظهر أيضًا عدم الرغبة في التعلم والنمو من التجارب؛ ما يعوق تقدمك الوظيفي بصورة أكبر.
مهارات اتصال ضعيفة
مهارات الاتصال ضرورية للحفاظ على صورتك المهنية. كما يمكن أن يتسبب التواصل غير السليم في حدوث مشكلات وسوء فهم وصراعات في بيئة العمل. كما سيؤثر على التعاون ونجاح المشروع.
