أصبحت حماية الوقت عملية صعبة، في ظل سيطرة التكنولوجيا على شيء. بما لها من أثار تلتهم ساعات اليوم دون أن يشعر بها الإنسان.
ويتطلب جل هذه المشكلة حسن إدارة ساعات اليوم، من أجل حماية الوقت. حتى يكفي لتحقيق أهدافنا الشخصية، والمهنية. وبخاصة مع تزايد المهام والمسؤوليات، الأمر الذي يبرز الحاجة إلى تعلم كيفية حماية الوقت من الهدر والتشتت.
في هذا التقرير يستعرض “رواد الأعمال” 10 عبارات يمكن لفهمها أن يمثل أدوات فعّالة في تعلم قيمة حماية الوقت.
هذه العبارات ليست مجرد كلمات، بل هي استراتيجيات تساعد على تحديد الأولويات. ورفض ما لا يتوافق مع الأهداف الحياتية، بما يسهم في تحقيق إنتاجية أعلى. وفي توازن أفضل بين متطلبات الحياة اليومية، وفقا لما ذكره موقع”fellow”.
ماذا تعني حماية الوقت؟
حماية الوقت تعني فهم الالتزامات الزمنية المرتبطة بكل مهمة مطلوبة، ووضع حدود لها. كما أنها تعني أيضا تحديد أولويات الأنشطة ذات المغزى لديك. أو ذات الصلة بك، ورفض أي شيء لا يتطلب مشاركتك.
ومن أجل حماية الوقت يحتاج كل منا إلى تقييم مستمر لمتطلبات المهام المنتظر إنجازها، وما إذا كانت ذات قيمة. ومقارنة قيمتها بأي شيء موجود بالفعل على جدول أعمالك.
فهم قيمة الوقت
فهم قيمة الوقت يحتاج إلى معرفة الكيفية التي عليها تكاليف الفرصة البديلة، فعلى سبيل المثال، في غضون ساعة واحدة لديك خيار الذهاب في نزهة طويلة. مما يوفر فوائد، مثل: تحسين مستويات الإبداع، وصحة القلب.
وبدلا من ذلك، يمكنك استخدام الساعة ذاتها في التركزي العميق، بما يسمح لك بتمديد عضلات دماغك. والاقتراب من إكمال المشروع، والحقيقة فإن كلتا الفرصتين لهما فوائد، لكن كلفة الفرصة البديلة، هي ما لا تحصل عليه. لأنك اخترت الخيار الآخر بدلاً من ذلك.
وتتيح لك معرفة قيمة ما يمكنك فعله بالوقت خلال يومك، فرصة تقييم ما إذا كانت المهام الجديدة تستحق العناء. ويجب أن نعي أن إدارة الوقت الفعالة، لا تسمح لنا بإنجاز المزيد في وقت أقل فحسب. بل تقلل أيضًا من التوتر وتحسن التوازن، بين العمل والحياة، وتعزز الرفاهية العامة.
وحتى في اجتماعات العمل يمكنك حساب تكلفة الاجتماع، عن طريق جمع رواتب جميع الحاضرين من منظور العمل. وسيساعد ذلك في تحديد ما إذا كان الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات أكثر قيمة. أو ما إذا كان الوقت ينقضى بشكل أفضل في مهام أخرى، بدلاً من ذلك. إذا كنت تتطلع إلى تقليل التكاليف من الاجتماعات.
10 حيل تمكنك من حماية الوقت
تعرف على أولوياتك
تعد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) واحدة من أفضل الطرق، التي تحدد بها الشركات الأولويات وتتبعها. وغالبًا ما يتم توثيق OKRs، ومشاركتها في مساحة فريق تعاونية، ليراها الجميع، ويوائموا المشاريع معها.
ويمكنك إنشاء OKRs لفريقك وجعلها في مقدمة اهتماماتهم. وعندما يحين وقت الاختيار بين التركيز على مهمة، مقابل أخرى، فكر في OKRs فريقك، واختر المهمة التي تفعل المزيد لمساعدة فريقك على تحقيق أهدافه.
2. تعلم أن تقول لا
جزء صعب في حماية الوقت هو عدد المرات التي ستحتاج فيها إلى قول لا. فعلى الرغم من صعوبة القيام بذلك، فإن تعلم كيفية قول لا أمر قيّم، لأنه يسمح لك بقضاء وقت أقل في مهام للآخرين، لا تحقق نتائج. وبدلاً من ذلك، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في الأنشطة التي تتماشى مع OKRs فريقك. وتحقق نتائج سريعة، أو تساعدك على تحقيق عائد أفضل على الاستثمار (ROI) لاستثمار وقتك. ومن المثالي تعلم هذه المهارة في وقت مبكر من حياتك المهنية.
3. قم بتدقيق الوقت
تدقيق الوقت أمر ضروري، وهو عملية تقييم للوقت الذي تخصصه للمهام المختلفة على مدار اليوم، أو الأسبوع. كما يمكنك اتخاذ خطوة أخرى، وهي إجراء تدقيق للاجتماعات التي تشارك فيها بانتظام. إذ يجب إعادة إجراء التدقيق عدة مرات كل عام. أو في أي وقت تشعر فيه بأن لديك الكثير من الأعمال.
جرب الاجتماعات السريعة
عندما تنتهي من إجراء تدقيق الاجتماعات الخاص بك، قد تدرك أنك تقضي وقتا أطول مما يجب في هذه الاجتماعات. وربما تكون قد لاحظت أيضًا مجموعة من الاجتماعات التي لا تريد حضورها، أو لست متأكدًا من أنك تحقق منها قيمة كبيرة. وفي هذه الحالات، اختر تشغيلها كاجتماعات سريعة.
5. جرب حظر التقويم
يعد حظر التقويم طريقة فعالة للموظفين، الذين يبدو أن لديهم اجتماعات لا نهاية لها. وذلك لضمان حماية الوقت لديهم من الاجتماعات، وعليك حظر المقاطع متعددة الساعات للتركيز العميق، والعمل الإداري، ووقت البحث، أو حتى استراحة الغداء. وأحد الأمثلة على كيفية استخدام حظر التقويم، هو تخصيص الساعة الأولى من كل يوم عمل، لقراءة أخبار الصناعة أو متابعة رسائل البريد الإلكتروني.
6. احترام وقت الآخرين
حماية الوقت تسير في الاتجاهين، فكما ترغب في أن يحترم زملاؤك في الفريق وقتك. يجب عليك التأكد من أنك تفعل الشيء نفسه بالنسبة لهم أيضا، وتتضمن بعض أفضل الممارسات لإظهار الاحترام للتقاويم الأخرى ما يلي:
- عدم السماح للاجتماعات بتجاوز الوقت المحدد
- الحضور إلى كل اجتماع بهدف وجدول أعمال
- الوصول إلى الاجتماعات في الوقت المحدد
7. إزالة المشتتات
ويمكن أن تستغرق المشتتات وقتًا ثمينًا للاجتماع، مما يتسبب في فقدان المحادثات لزخمها. وتجاوز المكالمات للوقت المحدد، وتتضمن بعض الأمثلة على المشتتات الشائعة، المكالمات الهاتفية، وعمليات التسليم، وزوار المكتب، والحيوانات الأليفة الصاخبة. وحتى محاولة القيام بمهام متعددة أثناء المكالمة، وفي حين أنه لا يمكن التخلص من جميع المشتتات طوال الوقت، فإن أحد التغييرات البسيطة يمكن أن تحافظ على تركيزك أثناء الاجتماعات.
8. تفويض ما يمكنك تفويضه
ومن الشائع أن يفقد المديرون وقتًا ثمينًا خلال اليوم، من خلال التركيز على المشاريع التي لا تتعلق بدورهم أو مسؤولياتهم. وغالبًا ما ينبع هذا من رغبة المديرين في الحصول على بعض الاتصال بالمشاريع التي يتحمسون لها، أو المهام التي يريدون ممارسة المزيد من التحكم فيها.
وعلى الرغم من هذه المحفزات، يحتاج الجميع إلى تذكر الحفاظ على التركيز في مسؤولياتهم الرئيسة، وتفويض المهام التي تتماشى بشكل أكبر مع دور شخص آخر. ولا يساعد هذا في تدفق العمليات بكفاءة أكبر فحسب، بل يساعد أيضًا في ضمان عدم تعرض أي شخص لخطر الإرهاق.
9. ضع خطة عمل للتغيير
يعاني ما يقرب من 50% من المشاريع من تأخيرات، مما يجعل الموظفين يقضون وقتًا أطول مما كان مخططًا له في البداية. وعندما تتطلب المواقف داخل أو خارج نطاق سيطرتك تغيير المشروع، فمن المهم أن تكون قادرًا على التصرف بسرعة. ومعرفة كيفية إعادة ترتيب أولويات العناصر. فهذه مهارة أساسية تتيح لك معرفة ما يجب أن تقوله خلال أوقات تغيير المشروع هذه.
10. امنح دماغك وقتًا للراحة
منح دماغك فرصة للراحة له في الواقع فوائد أكثر من إجبار نفسك على العمل طوال اليوم. حيث ثبت في الواقع أن جدولة وقت التوقف عن العمل يساعدك على أن تكون أكثر إبداعًا. وأقل توترًا وأفضل في حل المشكلات.
ومن الأفضل أيضًا أخذ فترات راحة استباقية طوال اليوم، بدلاً من المخاطرة بالإرهاق من خلال عدم أخذ أي فترات راحة على الإطلاق.
ويمكن أن تشمل بعض الطرق المثالية للاسترخاء: الاستماع إلى الموسيقى الهادئة، أو الذهاب في نزهة، أو الرسم، أو تناول وجبة خفيفة، أو التواصل الاجتماعي مع الأصدقاء والعائلة.
