أوضحت وزارة التجارة المسؤولين عن إعداد وإيداع القوائم المالية للشركات، وذلك ضمن خطوة تهدف إلى تعزيز وعي الكيانات التجارية بالمتطلبات النظامية الصارمة. وهي تسعى من خلال هذا التوضيح إلى تمكين الشركات من فهم مسؤولياتها بوضوح تام. ما يسهم بشكل مباشر في رفع مستويات الشفافية والحوكمة، وتحسين جودة الإفصاح المالي في السوق السعودية.
وبيّنت الوزارة، في بيان نقله موقع مباشر، أن مجلس الإدارة في الشركات المساهمة مساهمة غير مدرجة هو الجهة المسؤولة عن إعداد القوائم المالية للشركة بانتظام.
كما يجب الالتزام بإعداد هذه القوائم نهاية كل سنة مالية، مع ضرورة وضع الوثائق المالية تحت تصرف مراجع الحسابات، في حالة وجوده، قبل 45 يومًا من موعد انعقاد الجمعية العمومية المخطط له.
وتتطلب الإجراءات النظامية توقيع رئيس مجلس الإدارة، والرئيس التنفيذي، والمدير المالي على القوائم المالية قبل اعتمادها رسميًا. ويلي ذلك إيداع نسخة من هذه القوائم في المركز الرئيس للشركة.
بينما يتولى رئيس مجلس الإدارة مسؤولية تزويد المساهمين بنسخة منها قبل 21 يومًا من انعقاد الجمعية العامة العادية السنوية. إضافة إلى إيداعها لدى المركز السعودي للأعمال الاقتصادية عبر برنامج الإيداع الإلكتروني.
مسؤوليات المدير في الشركات
أما الشركات ذات المسؤولية المحدودة فتكون مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية فيها من اختصاص مدير الشركة أو مجلس مديريها حصرًا. ويلتزم المدير بإعداد القوائم عن السنة المالية المنقضية. ووضعها تحت تصرف مراجع الحسابات قبل موعد الجمعية العامة السنوية بـ 45 يومًا على الأقل. مع تزويد الشركاء بنسخ منها قبل الانعقاد بـ 21 يومًا، ثم إيداعها إلكترونيًا لدى الجهات المختصة.
وتنتقل المسؤولية في الشركات المساهمة المبسطة إلى رئيس الشركة، أو المدير، أو مجلس الإدارة. وذلك بحسب الهيكل الإداري المعتمد في أحوال الشركة المختلفة.
وتقضي الأنظمة بضرورة عرض القوائم المالية وتقرير مراجع الحسابات على المساهمين خلال فترة لا تتجاوز 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية للشركة لضمان دقة البيانات.
وتقع مهام الإعداد والإيداع في شركات التضامن على عاتق المدير، أو المديرين، أو الشركاء أنفسهم في حالة عدم وجود إدارة مستقلة.
وينسحب هذا الحكم أيضًا على شركة التوصية المبسطة؛ حيث يتولى المدير أو الشركاء مسؤولية إعداد وإيداع القوائم المالية لضمان الامتثال للأنظمة التجارية المتبعة في المملكة.
آلية الإيداع الإلكتروني والمدد النظامية
كشفت الوزارة عن أن إيداع القوائم المالية لا بد أن يتم خلال مدة أقصاها 6 أشهر من تاريخ انتهاء السنة المالية. ويسري هذا القيد الزمني على كل أشكال الشركات دون استثناء. وتهدف هذه المدة المحددة إلى ضمان سرعة توفر البيانات المالية للمستفيدين والجهات الرقابية. ما يعزز من موثوقية بيئة الأعمال المحلية.
وتتم عملية الإيداع بشكلٍ تقني متكامل عبر منصة “قوائم” الإلكترونية. والتي تتبع المركز السعودي للأعمال الاقتصادية. وتتيح تلك المنصة للشركات رفع بياناتها المالية بسهولة ويسر. ما يقلل من الأعباء الإدارية ويضمن دقة الأرشفة والتدقيق الرقمي من قبل الوزارة.
وشددت وزارة التجارة على أهمية الالتزام بهذه المواعيد والإجراءات لتجنب العقوبات النظامية التي قد تترتب على التأخير. وبالتالي يسهم هذا الالتزام في توفير بيئة استثمارية جاذبة تعتمد على وضوح المعلومات المالية؛ ما يدعم ثقة المستثمرين المحليين والدوليين في منظومة الشركات السعودية.
