قد يكون من العسير التخلي عن مهام المساعد الإداري، فبالنسبة لمعظم الشركات اليوم يعمل المساعد الإداري بمثابة العمود الفقري للمكتب؛ حيث يدعم كل دور داخل الشركة.
في حين أن المساعد الإداري قد يكون له عدة ألقاب مختلفة فإن دوره يكون دائمًا هو نفسه: مساعدة المديرين التنفيذيين والمديرين والإدارات والموظفين في الشركة؛ لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة قدر الإمكان.
ولكنه، على الجهة الأخرى، منصب وظيفي يكتنفه دومًا غموض كبير؛ فاعتمادًا على الشركة والصناعة يمكن أن يفعل المساعد الإداري القليل مثل الرد على الهواتف أو إدارة تقويم الرئيس التنفيذي لشركة Fortune 500 على سبيل المثال.
بشكل عام يمكن لبعض الشركات توظيف مساعدين إداريين بخبرة تتراوح من صفر إلى عامين بينما تتطلب بعض الشركات الأكبر حجمًا مساعدًا لديه خبرة لا تقل عن خمس إلى سبع سنوات. يمتد هذا أيضًا إلى المساعدين التنفيذيين الذين غالبًا ما يُطلب منهم الحصول على خمس إلى ثماني سنوات من الخبرة الإدارية لدعم مدير رفيع المستوى أو تنفيذي C-suite.
بسبب هذا الغموض قد يظن البعض أنه من السهل التخلي عن مهام المساعد الإداري، والأسوأ أن هناك شركات توظف مساعدين “مهنيين” ذوي خبرة حصرية أو مساعدين حديثي التخرج من الشباب.
وثمة أمر آخر مفاده أن المجال الإداري هو المجال الوحيد الذي يعتمد بشكل كبير على استخدام كلمة “مساعد” في المسمى الوظيفي.
سيكون من النادر العثور على مساعد مالي أو مساعد تسويق يتمتع بخبرة تزيد على عشر سنوات. هؤلاء الأفراد يصبحون محللين ماليين أو مندوبي مبيعات. لماذا يجب على الفرد الذي يحمل لقب مساعد إداري الاحتفاظ بهذا الاسم طوال مدة حياته المهنية؟ ذاك سؤال لا جواب عنه أيضًا.
اقرأ أيضًا: إدارة الأداء الوظيفي.. ماهيتها وأهميتها
التخلي عن مهام المساعد الإداري؟
ويحاول «رواد الأعمال» إيضاح بعض الحالات التي يمكن فيها التخلي عن مهام المساعد الإداري، وذلك على النحو التالي..
-
غياب القيمة المضافة
يمكن التخلي عن مهام المساعد الإداري إذا لم تكن ثمة فائدة/ قيمة مضافة متحصل عليها من خلاله؛ إذ يجب على كل موظف تحضره إلى شركتك أن يجلب قيمة للأعمال التجارية، والمساعد الإداري ليس استثناءً.
لتحديد القيمة المحتملة للمسؤول عليك تقييم واجباتك اليومية. هل تجد كومة من العمل لم تمسها في نهاية كل يوم؟ هل المقاطعات الشائعة مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية تؤثر في إنتاجيتك؟ هل تأخذ العمل معك إلى المنزل كل ليلة؟
يمكن أن يساعد المساعد الإداري في التخفيف من بعض الأعمال المزدحمة التي تتكدس فوق رأسك، وإن لم يفعل فالتخلي عنه أو استبداله واجب في هذه الحالة.
اقرأ أيضًا: أصول التنافس بين المشاريع.. مدخل عام
-
التكلفة المالية العالية
مساعد إداري رائع لا يأتي بثمن بخس. ومع ذلك فإن كنت لا تستطيع تحمل هذه النفقات المالية المرتفعة فإن التخلي عن مهام المساعد الإداري واجب أيضًا.
خلال فترة الركود العظيم خفّضت العديد من الشركات التكاليف عن طريق التخلص من الموظفين الإداريين لتعويض تكاليف رواتبهم على المدى الطويل.
إذا كنت تعمل بدون مسؤول حتى هذه المرحلة فحدد مقدار الوقت الذي تستحقه. بالنسبة للشركات الصغيرة تكون الحاجة إلى مساعد إداري أكبر؛ حيث يحتاج صاحب العمل إلى كل وقت متاح للتركيز على تنمية الأعمال التجارية.
-
يمكن التخلي عنه باستخدام التكنولوجيا
بفضل التكنولوجيا يمكن، أحيانًا، التخلي عن بعض مهام المساعد الإداري؛ فقبل تحمل النفقات الإضافية لمساعد إداري تأكد من زيادة إنتاجيتك إلى الحد الأقصى من خلال التقدم التكنولوجي.
والعديد من العمليات والأنظمة مؤتمتة الآن، ويمكن أن تأخذ الكثير من طاقتك دون الحاجة إلى موظفين إداريين. ضع في اعتبارك الاستعانة باستشاري لأجل قصير؛ لتحليل سير العمل والعمليات الحالية لشركتك واقتراح التطبيقات والبرامج والأنظمة والتقنيات لزيادة الإنتاجية وتقليل الوقت الضائع.
اقرأ أيضًا: الحوكمة ونجاح الشركات الناشئة
بينما يمكنك أتمتة عمليات معينة لتبسيط سير عملك إلا أن هناك مواهب معينة لا يمكن أن يمتلكها سوى مساعد إداري بشري. إذا قيّمت احتياجاتك وتأكدت من أنك بحاجة إلى مساعد فاختر بعناية. وإذا أتقنت هذه المهارات يمكنك التخلي عن مهام المساعد الإداري.
فأنت بحاجة إلى شخص يمكنك الوثوق به لتحمل مسؤولياتك. مهارات الاتصال والتنظيم الجيدة والقدرة على حل المشكلات والتفكير النقدي والمرونة والقدرة على التكيف كلها سمات جيدة يجب البحث عنها في المسؤول. امنح نفسك متسعًا من الوقت للعثور على مساعد لديه المزيج الصحيح من المهارات والقدرات والشخصية.
يمكن أن يكون لتوظيف مساعد إداري استثنائي تأثير هائل في إنتاجيتك ونتائج شركتك؛ إذ يوفر وقتًا ثمينًا لك، بالإضافة إلى توفير الراحة وسير عمل أفضل للفريق بأكمله. أفضل المساعدين الإداريين على دراية جيدة بالمسؤوليات المتنوعة؛ ما يجعلهم جزءًا لا يتجزأ من أي شركة.
اقرأ أيضًا:
الإدارة التنفيذية الناجحة.. الصفات وطرق الأداء
المدير المتسلط.. كيف تتعامل معه؟
