طبقت الشركات مؤخرًا في أماكن العمل التقليدية سياسة “المكتب النظيف” الإلزامية لتحقيق أقصى قدر من السرية والثقة والأمان التي تلزم الموظفين بتنظيف مكاتبهم قبل مغادرة العمل والعودة إلى منازلهم. ومفاد هذه السياسة أنه يجب عليهم التخلص من أي مستندات، أو ملفات، أو مجلدات، أو ملاحظات ملصقة بمجرد استعدادهم لمغادرة مكاتبهم. فضلًا عن ضرورة التأكد من عدم وجود محركات أقراص USB متصلة بأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
ولكن هل يمكن تطبيق هذه السياسة في نظام العمل عن بعد؟
تختلف إعدادات “العمل عن بعد” عن العمل بمقر الشركة الفعلي. والتي يتعين على هذه الأخيرة بمقتضاه إرسال البيانات والمواد الخاصة بها خارج حدودها. ولا شك أن ذلك يخلق تهديدات للأمن السيبراني في ظل اتساع شبكتها. والذي يعد أحد الأسباب الرئيسية وراء إمكانية وقوع الشركات التي تعمل مع فرق عن بعد فريسة للاحتيال عبر الإنترنت وسرقة بياناتها بسهولة.
ما فوائد سياسة المكتب النظيف؟
يوضح تنفيذ سياسة “المكتب النظيف” كيف يمكن أن يكون وجود هذا النظام مفيدًا لإدارة أمن المعلومات تحديدًا. وإليك بعض الفوائد التي يمكن أن تتمتع بها عملياتك عن بُعد من خلال تطبيق هذه السياسة:
1- تقليل استخدام الورق لتوفير المال وحماية البيئة
عبر استخدام إعدادات سياسة “المكتب النظيف”، يتم تشجيع العاملين بنظام العمل عن بعد على طباعة جميع المستندات رقميًا. ومن خلال تذكير الموظفين الذين يعملون من المنزل بتجنب طباعة الملفات ورقيًا فإنك توفر أيضًا في تكاليف التشغيل.
2- إدارة المعلومات الحساسة
لا يمكن الوصول في المكتب التقليدي إلى المناطق المحظورة إلا للأشخاص المصرح لهم. لذا؛ لا يزال هناك قدر من الأمان للمعلومات الحساسة، أما في عالم الأعمال اليوم، ونظرًا لأن الموظفين بنظام العمل عن بعد يعملون من المنزل بدون سياسة “المكتب النظيف”. فأنت لا تعرف من لديه حق الوصول إلى مكاتبهم. وقد يحتاجون في بعض الأحيان إلى طباعة مستندات هامة متعلقة ببيانات الشركة وتركها ملقاة في أي مكان.
3- تلبية متطلبات الامتثال
إن اتباع سياسة “المكتب النظيف” سيساعدك حتمًا على تلبية متطلبات معيار الأيزو ISO 27001، وتغطية إرشادات تنفيذه حول تقييم، ومعالجة مخاطر أمن المعلومات.
وفي حين تعد سرقة البيانات وتسريبها من أكبر التهديدات في العمل عن بُعد. تتطلب سياسة “المكتب النظيف” التخلص من جميع المواد المتعلقة بالشركة “النسخ الورقية” في نهاية يوم العمل.
كما تتطلب تخزين الملفات في تخزين سحابي آمن بدلًا من تخزينها بالطريقة التقليدية القديمة لتجنب تسريب المعلومات الحساسة.
4- مساحة عمل نظيفة تعني عامل منتج
تؤدي سياسة “المكتب النظيف” إلى مساحة عمل خالية من الفوضى، وبالتالي تقليل عوامل التشتيت. وفي حين أنك قد تعتقد أن مساحة العمل الفوضوية أو سطح المكتب المليء بالمستندات لن يزعجك إلا أن أدمغتنا مبرمجة على قطع التركيز من وقت لآخر بسبب الفوضى.
وأظهرت نتائج دراسة أجراها معهد “علوم الأعصاب” بجامعة “برينستون” أن أدمغتنا تحب النظام. وأشارت الدراسة إلى أن مواردنا المعرفية تستنزف مع التذكيرات البصرية المستمرة بعدم التنظيم. وهذا يعني أن عدم وجود مكاتب نظيفة من شأنه أن يقلل قدرة الموظفين عن بعد من التركيز.
كيف تطبق سياسة المكتب النظيف لفريق عملك الذي يعمل عن بعد؟
يمكن أن تساعد سياسة المكتب النظيف في الحفاظ على أمان بيانات شركتك؛ سواء كانت العمل عن بُعد أو في مكتب مشترك، وهناك بعض النصائح التي ستفيدك في تنفيذ هذا النظام لفريق عملك من المنزل وهي على النحو التالي:
ابدأ بدليل واضح
بصفتك مديرًا لفريق يعمل عن بُعد، يجب عليك تحديد التوقعات المتعلقة بسياسة المكتب النظيف.
وأول شيء عليك القيام به هو إنشاء قائمة بالموظفين الذين سيعملون من منازلهم. وتحديد الشبكات التي سيستخدمونها ومدة استخدامها. كما تقوم بإنشاء قائمة تحقق شروطًا يجب على موظفيك اتباعها.
على سبيل المثال، يمكنك فرض سياسة “الشاشة النظيفة” التي تلزمهم بغلق شاشات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، كلما ابتعدوا عن مكاتبهم. وبهذه الطريقة، سيتم حماية محتويات أجهزتهم من أعين المتطفلين.
اطلب من الجميع استخدام كلمة مرور قوية
أحد الأمور الأولى التي يجب أن تلزم موظفيك عن بعد القيام بها هي استخدام كلمة مرور قوية عند الانضمام إلى شبكة الشركة، لأنه من السهل اختراق كلمات المرور العامة، لذا؛ يجب أن يكون هذا جزءًا من إرشادات سياسة المكتب النظيف.
ووفقًا لخبراء أمن التكنولوجيا، يجب أن يقوم الجميع دون استثناء بتغيير كلمات المرور كل ثلاثة أشهر على الأقل.
استخدم شبكة VPN آمنة
لا يمكنك منع العاملين عن بعد من إحضار عملهم أثناء تناولهم القهوة صباحًا في المقهى المعتادون على الجلوس فيه. لذلك، ذكّرهم بعدم الاتصال بشبكة “الواي فاي” العامة، علاوة على ذلك، يجب عليهم دائمًا استخدام أفضل شبكة VPN توفر الحماية والأمان. والتي تعمل كحاجز مشفر يحمي شبكتهم من أي متطفلين.
وبهذه الطريقة، بغض النظر عن مكان عملهم، يمكنهم الانضمام إلى شبكة الشركة دون التخوف من اختراقها.
قم بتحديث فريقك بانتظام
يعد إبقاء فريقك عن بعد على اطلاع دائم أمر بالغ الأهمية لضمان نجاح تنفيذ سياستك. لذا؛ قم بإرسال التحديثات والملاحظات عبر البريد الإلكتروني بانتظام للتأكد من أن الجميع على علم بأي تغييرات قد تطرأ على سياسة “الانضباط الوظيفي” الخاصة بالشركة.
استخدم أدوات مراقبة الموظفين الموثوقة
تعد تجاوزات الموظفين الخبيثة من بين التهديدات الشائعة عند العمل مع فرق عن بُعد. زيمكنك تجنب هذه المشكلة من خلال دمج أداة مراقبة الموظفين مع سياسة “كلين ديسك” الخاصة بك.
كما يعد تطبيق Traqq أحد أفضل التطبيقات التي يمكنك استخدامها؛ لأنه يلتقط لقطات عشوائية لشاشة الموظفين وتسجيلات فيديو دون تعطيل عملهم. بالإضافة إلى إنه ينشئ قائمة بالتطبيقات المستخدمة ومواقع الويب التي يزورها الموظف. لذا، إذا كانت هناك مخالفات أو تجاوزات يمكن اكتشافها بسهولة.
الخلاصة
يتفاوت معيار السرية من شركة لأخرى، وقد يكون ضمان إخفاء البيانات الحساسة أكثر تحديًا عند إدارة الموظفين بنظام العمل عن بُعد. ومع ذلك، فإن وجود سياسة “كلين ديسك” إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها الحفاظ على أمن وأمان معلومات شركتك. كما أن وجود إرشادات صارمة لموظفيك الذين يعملون عن بعد سيحميك من تهديدات سرقة البيانات أو الاختراقات.
المقال الأصلي: هنا
