من المهم أن ندرك مبادئ العمل عن بُعد خاصة أن هذه الظاهرة آخذة في الانتشار ويبدو أنها ستكون النمط الأساسي في العمل فيما بعد، وأفادت دراسة أجرتها شركة IWG للخدمات المكتبية ومقرها سويسرا، في عام 2018م، بأن 70% من سكان العالم يعملون عن بُعد مرة واحدة على الأقل في الأسبوع، فكيف تتخيل أن تكون النسبة حاليًا في ظل وباء كورونا الحالي؟!
سوف يستمر العمل من المنازل أو بعيدًا عن المكاتب بشكل، لكن هذا يضعنا أمام تحدٍ إداري من نوع ما، فلا بد أن نتعلم ما هي مبادئ العمل عن بُعد وكيف تُدار الفِرق بشكل ناجح وفعال؟ ذلك ما يجتهد «رواد الأعمال» في الإجابة عنه من خلال العرض التالي:
اقرأ أيضًا: مزايا العمل عن بعد وتحدياته
ثقافة تواصل فعالة
عندما نشرع في العمل عن بُعد يكون لزامًا على المدراء أن يضعوا إطارًا تواصليًا فعالًا، يضمن بقاء الجميع على المسار، وأن يعمل الجميع على ذات الرؤى ولتحقيق نفس الأهداف.
يحتاج فريق العمل عن بُعد، كذلك، إلى بدء جميع المشاريع بمبادئ واضحة يمكن أن تسهل التواصل الفعال، كما يجب مراعاة المرونة؛ لذلك إذا لم تسر الأمور بشكل صحيح فلا بأس من تعديلها وإجراء بعض التغييرات.
يجب أن يتضمن إطار تواصل الفريق عن بُعد ما يلي: أهداف المشروع الحالي، المواعيد النهائية لإنجاز المهام، كيفية قياس النجاح، ما هي الاجتماعات الإلزامية، أوقات الاتصال بالإنترنت المتوقعة أو المطلوبة، ساعات العمل… إلخ.
اقرأ أيضًا: مستقبل العمل عن بعد وأثره في أداء الموظفين
وضع الحدود الفاصلة واحترامها
من أهم مبادئ العمل عن بعد هو أن نضع حدودًا فاصلة بين عملنا ومتطلبات حياتنا الشخصية من جهة، وبيننا وبين بقية الزملاء من جهة أخرى.
قد يكون تحقيق توازن دقيق في اتصالات الفريق عن بُعد أمرًا صعبًا؛ فأنت لا تريد أن يكون لديك الكثير من الاتصالات التي تجعل الفريق يشعر بالضيق والارتباك، كما أنك لا تريد، في نفس الوقت، القليل جدًا من الاتصال الذي يمكن أن يؤدي إلى شعور فريقك بالعزلة وعدم الإنتاج. تحتاج، إذًا كمدير، إلى تحقيق التوازن الصحيح بين الاثنين.
وثمة نوع آخر من الحدود الجديرة بالذكر بالنسبة للأعمال عن بُعد هو المقاطعة الشخصية لوقت عملك؛ نظرًا لأن معظم العاملين عن بُعد يعملون من المنزل، وهو ما يجعل عائلتك أو أصدقاءك يتصورون أنك متاح طوال الوقت، ومن ثم سيقومون بمقاطعتك وتعطيلك من وقت لآخر، والمطلوب منك في مثل هذه الحالة هو وضع حدود معهم وشرح جدول عملك لهم، وبيان الأوقات التي تكون فيها موجودًا معهم.
اقرأ أيضًا: الأدوات الخمس لإدارة العمل عن بعد
الموظف المرئي وبيان الجهود
“أن تكون مرئيًا” ذلك أحد مبادئ العمل عن بعد التي لا يمكن إغفالها، فمهما كان الموظف جادًا يمكن أن يُنسى بل أن يُنسب إليه التقصير والإهمال؛ لذلك على العاملين عن بُعد أن يكونوا مرئيين دائمًا، أي أن يجعلوا فريقهم على اطلاع دائمًا، دعهم يعرفون ما تعمل عليه، وما الذي تقوم به بالفعل.
قد ينشغل زملاؤك في الفريق أو قائد الفريق في مهامهم اليومية؛ لذلك يقع على عاتقك الآن إطلاعهم باستمرار على مهامك الحالية.
وثمة شكل آخر من أشكال الرؤية هو الرد على المهام والرسائل في أسرع وقت ممكن. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه يجب أن تكون متاحًا حتى خلال الوقت الشخصي، ولكن الاستجابة السريعة هي وسيلة ممتازة لفريقك؛ لمعرفة أنك تقوم بعملك على النحو الأمثل أو أنك، على الأقل، تعمل.
اقرأ أيضًا: إدارة العمل عن بعد.. الشركات الافتراضية كنمط جديد
تحديد المسؤوليات
هناك أمر شائع في الفرق التي تعمل عن بُعد؛ إذ يمكن أن يؤدي أحد أعضاء الفريق مهمة عمِل عليها زميل آخر في الفريق دون أن يدرك ذلك، أو أن يكون زميل ما نفذ مهمة لم تكن ضمن اختصاصه. لكن الجذر الأساسي لهذه المشكلة يكمن في عدم تحديد المسؤوليات الواقعة على كاهل كل موظف بشكل واضح ودقيق.
بالإضافة إلى ذلك، إذا لم تكن مهامك، كموظف تعمل عن بُعد، واضحة تمامًا، فلا بد أن تسأل مديرك، أو أن تتواصل مع قائد الفريق لتعرف منه ما الذي يتوقعه منك بالضبط، وما هي المهام المنوط بك أداؤها.
وعلى قائد الفريق أن يتأكد من أن كل مرؤوسيه لديهم فهم واضح لما هو مطلوب منهم القيام به.
اقرأ أيضًا:
«العمري»: العمل التقليدي لن ينتهي لكنه سينحسر بعد كورونا
العمل في زمن ريادة الأعمال.. تأملات فيما بعد الكورونا
التطبيقات الرقمية وأمان الموظفين بعد العودة لمقار العمل
