الوقت هو الثروة الحقيقية التي يمتلكها الإنسان. لذلك يكافح العديد من رواد الأعمال من أجل تحقيق عنصر تنظيم الوقت. ومع وجود عدد هائل من المهام التي تتنافس على الاهتمام، من السهل الوقوع في فخ العمل لساعات أطول. أو التضحية بالرفاهية. أو اللعب باستمرار على اللحاق بالركب.
لذلك، من الضروري اعتماد إستراتيجيات مثبتة لإدارة الوقت. ومن أكثرها فعالية طريقة 4Ds. ما يسهم في يساعدك هذا التركيز على ما الأهم فالمهم. حتى نتمكن من توفير ما يصل إلى 75% من وقتك مع تقليل التوتر.
يكمن السر في تحديد الأولويات؛ حيث تميل عقولنا إلى تذكر المهام غير المنجزة بشكل أفضل من المهام المنجزة. حيث تستهلك هذه المهام طاقتنا الذهنية وتشتت تركيزنا وتزيد من التوتر.
وعلى الرغم من أن إلغاء بعض المهام من القائمة يمكن أن يمنحك شعورًا بالراحة والاطمئنان، فإن أكثر ما وجدته مؤثرًا هو: لسنا بحاجة إلى إنهاء كل شيء لنشعر بالإنجاز.
نحن بحاجة فقط إلى إنهاء الشيء الوحيد الذي كنا قلقين بشأنه عندما استيقظنا. هذه هي المهمة التي تحمل أكبر قدر من الثقل الذهني. هذه هي المهمة التي يجب أن تأتي أولًا.
وفيما يلي نعرض قاعدة الـ4D لتنظيم الوقت. حيث تساعدك على التخلص من الضوضاء. فهي تسمح لك بالتركيز على ما هو مهم حقًا. والتخلص مما لا يهم.
إستراتيجية 4D لتنظيم الوقت
Do Now أو افعل الآن:
حدد أولويات هذه المهام أولًا، وعالجها مباشرةً دون تشتيت انتباهك. فالمهام العاجلة والمهمة هي المهام التي تتطلب اهتمامك الفوري، وتؤثر بشكل مباشر على أهدافك. وكلاهما عاجل (شيء يجب القيام به قريبًا) ومهم (شيء يقربك من أهدافك).
Do Later القيام بها لاحقًا:
المهام المهمة ولكن غير العاجلة هذه المهام مهمة ولكن ليس لها موعد نهائي فوري. ستحتاج إلى جدولتها لوقت لاحق، ولكن لا يمكن أن تكون لها الأولوية على المهام العاجلة والمهمة. بدلًا من تنحيتها جانبًا.
قم بوضعها في إطار زمني. ما يعني تخصيص وقتًا محددًا في التقويم الخاص بك. عندما تضعها في جدول زمني لوقت محدد. فإنها لا تضيع أو تتراكم.
Delegate أو قم بتفويضها:
سواء كان تقريرًا أو ردًا على رسالة بريد إلكتروني أو مهمة متابعة، فلا بد من تحديد المجالات التي يمكنك التفكير في إعادة تعيينها أو التعاون مع زميل لديه القدرة أو الخبرة أو تمكين الآخرين في فريقك. ما يسهم في التركيز على العمل الذي يتطلب خبرتك واهتمامك.
الحذف Delete Tsks:
إذا كان هناك شيء ما لا يساهم في تحقيق أهدافك. أو لا يتماشى مع أولوياتك. ففكر في حذفه بالكامل. ليست كل مهمة في قائمة مهامك تستحق وقتك. ويشمل ذلك المهام المتكررة ذات القيمة المنخفضة التي تستنزف طاقتك أو تستهلك وقتك بعيدًا عن العمل الأكثر أهمية.
إن تطبيق 4Ds، ستقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في المهام ذات الأولوية المنخفضة.
فبدلًا من معالجة 100% من قائمة مهامك، ستركز فقط على 25% من المهام المهمة حقًا. ما يسهم في تفويض المهام التي لا تتماشى مع أهدافك وتأجيلها وحذفها على الحفاظ على طاقتك الذهنية والعاطفية. وفي النهاية سيجعل يوم عملك أكثر إنتاجية ومعنى.
أهمية تفعيل إستراتيجية 4Ds
زيادة الإنتاجية:
يتيح لك التركيز على ما يهم حقًا إكمال المهام ذات القيمة العالية بكفاءة.
تقليل التوتر:
من خلال التخلص من المهام ذات الأولوية المنخفضة وتفويض المهام الأخرى، يمكنك التركيز على إنجاز أفضل أعمالك دون الشعور بالإرهاق.
المزيد من الوقت الشخصي:
عندما لا تستهلكك المهام غير الضرورية، فإنك توفر مساحة أكبر للاسترخاء والهوايات والنمو الشخصي.
تعتبر قاعدة 4Ds واحدة من أبسط إستراتيجيات إدارة الوقت المتاحة وأكثرها تأثيرًا. وعند دمجها مع تحديد الوقت فإنها تساعدك على التركيز والتحكم في يومك. حيث ستتوقف عن محاولة إنجاز 100% من مهامك وتبدأ في التركيز على الـ 25% المهمة حقًا.
وبالتالي، ستشعر بالراحة عندما تدرك أنك تحتاج فقط إلى معالجة ربع الأشياء التي كنت تعتقد أن عليك القيام بها اليوم.
أيضًا إستراتيجية 4Ds لتنظيم الوقت هي أكثر من مجرد تقنية لإدارة الوقت. بل هي تدريب عقلي.
فبدلًا من القيام بكل شيء، تبدأ في القيام بالمهام المهمة فقط. ما يوفر الوقت والطاقة والتوتر.
وسواءً كنت محترفًا مشغولًا أو قائدًا يحاول تنظيم سير عمل فريقك، يمكن أن تساعدك طريقة 4Ds على العمل بذكاء وليس بجهد أكبر.
المقال الأصلي: من هنـا
