في عالم الأعمال سريع الخطى، يعد الوقت أثمن موارد الرؤساء التنفيذيين. خاصة أنهم يواجهون ضغوطًا هائلة بين تحديد الرؤية الاستراتيجية، واتخاذ القرارات الحاسمة، وإدارة فرق العمل. فضلا عن السعي لمواكبة التحديات التنافسية.
لذا فإنه في ظل هذه الأعباء المتعددة تصبح إدارة الوقت مهارة حيوية لا غنى عنها لتحقيق النجاح. وفقا لما ذكره موقع”richardhughesjones”.
مهارات إدارة الوقت
ولتحقيق هدف إدارة الوقت بنجاح فإن هناك سلسلة من المهارات التي يجب اكتسابها، ومنها:
تدقيق الجدول الزمني
يعرف المديرون الفاعلون أين يذهب وقتهم. إذ إنهم يعملون بشكل منهجي على إدارة الجزء القليل من وقتهم الذي يمكن إخضاعه لسيطرتهم، لذلك فإنهم ينظرون إلى الاجتماعات بأسلوب أكثر واقعية.
ويبدو السؤال الأهم في هذا الإطار هو: ماذا سيحدث إذا لم تحضر الاجتماعات؟ إذ إن إجابة هذا السؤال تمثل دليلا إرشاديا جيدا يساعدك على إدارة وقتك بنجاح.
كما ينبغي لك أن تتعلم مراجعة جدولك مرة واحدة في الأسبوع، لأنه بمجرد أن تصبح ماهرًا في هذا النوع من التدقيق، فإن ذلك سيكون كافيا لتضمن أفضل استثمار لوقتك.
وإذا كانت مشاركتك في فعالية ما غير ضرورية لنجاح إحدى المهام الموكلة لك، فأنت مطالب بأن تجد طريقة للخلاص. وهو ما يمكن حله ببساطة حين تقول “لا”.
الاجتماعات الفردية
“يمكن لتسعين دقيقة من وقتك أن تعزز جودة عمل مرؤوسيك لمدة أسبوعين. أو ما يقرب من ثمانين ساعة فأكثر، وتحقيق
إنتاجية عالية. هذا ما أكده “آندي غروف”، الخبير البارز في مجال إدارة الأعمال والتكنولوجيا. والمدير التنفيذي لشركة “إنتل” سابقا. الذي أوضح أيضًا أن إدارة تدفق المعلومات يعد أمر بالغ الأهمية.
ويتضمن ذلك، بحسب “غروف”، موازنة ما تنقله إلى أولئك الذين تقودهم، وما تتلقاه منهم، حيث تعتبر الاجتماعات الفردية طريقة مهمة للقيام بذلك.
كما أن تحقيق أقصى استفادة أمر ضروري لصالحك أنت، وللشخص الذي تديره أيضا. ومن منظور إدارة الوقت، يجب التركيز على تحقيق التوازن والإيقاع الصحيحين.
وعند تدقيق جدولك، فكر في:
- هل تجري اجتماعات فردية مع جميع الأشخاص الذين يجب أن تجريها معهم؟
- هل تقضي وقتًا أطول مع البعض أكثر من غيرهم، وهل هذا يستهلك وقتك؟
- ماذا عن وتيرة اجتماعاتك؟ هل تحتاج إلى عقد اجتماعاتك الفردية أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا؟ يمكن أن يختلف
- التردد حسب الفرد. ربما هناك أشخاص تقابلهم بانتظام يمكنك مقابلتهم شهريًا والحصول على تحديثات في الاجتماعات الجماعية بينهما؟
- على العكس من ذلك، من هم الأشخاص الذين لا تقضي معهم وقتًا كافيًا؟
- سواء كنت تقضي وقتًا طويلاً مع بعض الأفراد و/أو وقتًا غير كافٍ مع آخرين. اسأل نفسك لماذا؟ تعمق في تلك المحركات العاطفية.
اجتماعات تخطي المستوى
“عندما يأتي الربيع، يذوب الثلج أولاً على الأطراف، لأن هذا هو المكان الأكثر تعرضًا للرياح. لذا نحتاج إلى تعريض أنفسنا لموظفينا ذوي المستوى الأدنى. الذين عند تشجيعهم، سيخبرونا بالكثير مما نحتاج إلى معرفته”.
وإذا تواصلنا مع فريقنا التنفيذي فقط، فإننا نخاطر بالوجود في غرفة صدى نسمع فيها وجهات نظرهم المحددة. بناءً على ما يريد الفريق مشاركته. وهو ما يعرضنا للخداع.
وفي اجتماع تخطي المستوى، التقي الموظفين الذين يعملون لدى مرؤوسيك. أو من هم في مستويات أدنى في الهيكل التنظيمي. وغالبًا ما يكون لدى الأشخاص الأصغر سنًا والأذكياء للغاية نبض السوق، أو قد يكونون متنبهين للأفكار أو المعلومات الجديدة الرئيسية. لذا ستستفيد من الاستماع إليهم.
التفويض وقول “لا”
غالبًا ما يجد العملاء جداولهم ممتلئة لأنهم يكافحون لتفويض المهام إلى الأسفل. أو ببساطة يشاركون بشكل كبير في الأنشطة التي لا يحتاجون إلى الوجود فيها. كما أنه غالبًا ما تكون هناك أسباب عملية لذلك. حيث يكون القادة الأقل خبرة غير متأكدين من حدود مسؤوليتهم، والبعض الآخر لم يتلقوا تدريبًا على كيفية التفويض.
ويكشف التعمق ـ دائمًا تقريبًا ـ عن أسباب عاطفية وسلوكية تدفع إلى الإفراط في الالتزام بالاجتماعات. ونقص التفويض، وعدم القدرة على قول لا.
