كيفية دراسة المشروع قبل البدء

على الرغم من أهمية دراسة المشروع قبل البدء فإن الناس غالبًا ما يغفلونها ويشرعون في إطلاق مشاريعهم مباشرة، لكن المشاريع الأكبر والأكثر تعقيدًا لها منهجيات مجربة ومختبرة تساعد في تقسيم العمليات وتضمن أن أصحاب المصلحة والإدارات المختلفة على دراية بالمهام التي يجب إكمالها.

ولا شك أن تنظيم المشروع وإدارته مهمة شاقة للغاية، ويمكن أن تكون في كثير من الأحيان هي كل ما يقوم به الشخص في وظيفته. هناك المئات من الإجراءات والمهام التي يجب تنفيذها في أكبر المشاريع.

مع أخذ ذلك في الاعتبار من المهم للغاية تخصيص الوقت الكافي من أجل دراسة المشروع قبل البدء، ولا بد أن يكون جميع أصحاب المصلحة المعنيين على دراية بمن يفعل ماذا؟ ومتى من المفترض أن ينهي كل شخص مهامه؟ وما هي الموارد التي تم تخصيصها لمساعدتهم؟

يجب أن يكون هذا واضحًا قدر الإمكان ويمكن تتبعه بسهولة؛ حتى يمكن إجراء التعديلات والاستمرار في تلبية التوقعات طوال العملية.

اقرأ أيضًا: عيادات الأعمال.. فرصة الشركات للنجاح

دراسة المشروع قبل البدء

ويرصد «رواد الأعمال» بعض خطوات دراسة المشروع قبل البدء، وذلك على النحو التالي..

• قياس نطاق المشروع

نطاق المشروع هو أول شيء يجب التأكد منه عند دراسة المشروع قبل البدء، وهنا نحدد: ما هو الهدف العام للمشروع؟ ما الذي تتطلع إلى تحقيقه؟ وبمجرد أن تعرف ما هو نطاق المشروع يمكن وضع خطة.

ولتدرك أن النطاق يمكن أن يتغير طوال المشروع؛ حيث يطلب أصحاب المصلحة المختلفون تضمين المزيد في الناتج النهائي؛ لذلك يجب أن يظل النظام مرنًا.

• وضع معايير النجاح

كيف سيتم تحديد نجاح المشروع؟ مقدار المال الذي تكلفته؟ ما طول الوقت المستغرق لإكماله؟ هذه أسئلة أخرى يجب أن يُجاب عنها قبل دراسة المشروع قبل البدء.

فمهما كانت عوامل النجاح يجب أن تكون قابلة للقياس ومتماشية مع أهداف أصحاب المصلحة الرئيسيين، وبهذه الطريقة يمكن تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب خطة مشروعك بنجاح؟.. استراتيجيات مُهمة للبدء

• تحديد المخاطر الرئيسية

لا بد أن يتم، عند دراسة المشروع قبل البدء، تحديد المخاطر الرئيسية للمشروع قبل أن تبدأ. ما هي أكثر النقاط احتمالية لسوء الأمور؟ إذا تمكنت من تحديد هذه النقاط فيمكنك محاولة الحد من تأثير المشكلات التي قد تنشأ عند الوصول إليها.

• استخدم طريقة SMART

يعد اختصار SMART (محدد، قابل للقياس، متفق عليه، واقعي، محدد زمنيًا) معروفًا جيدًا في عالم الأعمال، ويجب عليك اعتماده عند التفكير في مشروعك.

تساعد هذه الطريقة في إكمال كل جزء مهم من المشروع، والحفاظ على هيكلها وإبقاء الفرق المختلفة على الطريق السليم، فيما يتعلق بالمعالم التي يجب إكمالها قبل أن يتمكنوا من بدء وظائف أو مهام معينة.

يمكن استخدام هذه الطريقة كنقطة محورية للفريق؛ لرصد المشروع بأكمله والتنبؤ به وإعداد التقارير طوال الوقت. ولا بد أن يقطع إعدادهم باستخدام اختصار SMART شوطًا طويلًا نحو ضمان التقدم السلس للعملية.

اقرأ أيضًا: أسرار المشاريع الناجحة.. ما الطريق إلى القمة؟

• تحسين تخصيص الموارد

تشمل الموارد التي يجب استخدامها في مشروعك كل شيء؛ بدءًا من البرامج والأجهزة ووصولًا إلى أعضاء الفريق البشري، ويجب تخصيصها بالتساوي وفقًا لنقاط قوتهم وتوافرهم. قد يمثل هذا مشكلة بين أولئك الذين لديهم إجازة أو التزامات شخصية أو مشاريع أخرى يتعين العمل عليها.

ابحث عن حل يضمن أقصى قدر من الموارد التي تعمل على المشروع في الوقت نفسه، على سبيل المثال: إذا لم يكن أحد الموارد متاحًا في وقت معين ولا يمكن للجزء ذي الصلة من المشروع المضي قدمًا بدونه فركز على وظيفة أو مهمة مختلفة يمكن إكمالها.

• إنتاج مخطط جانت Gantt chart

مخطط جانت هو إحدى أدوات قياس التقدم الأكثر استخدامًا في المشاريع في جميع أنحاء العالم -ومن ثم يجب استخدامها عند دراسة المشروع قبل البدء- وتستخدم غالبية برامج إدارة المشاريع التنسيق كمعيار.

تسمح هذه الطريقة للمستخدمين رؤية الترتيب الذي ينبغي إنجاز المهام به، ومقدار الوقت الذي يجب أن يستغرقه إكمالها والتبعيات ذات الصلة الموجودة بينها، فمن المثالي استخدامها لتتبع تقدم مشروعك.

اقرأ أيضًا:

أسرار المشاريع الناجحة.. ما الطريق إلى القمة؟

كيف تبدأ مشروعك الريادي؟

كيف أبدأ مشروعًا جديدًا؟.. فرصة الانطلاق الأولى

دعم الشركات الناشئة بالمملكة.. ملامح ومبادرات

أفضل كتب لبداية مشروعك.. دليل إرشادي فعّال