إن عوامل التشتيت الجديدة التي أدخلها عام 2021 لأولئك الذين لم يعتادوا على العمل “عن بُعد” من قبل ــ من كلاب الجيران والموسيقى إلى موازنة أوقات الراحة وصعوبات التمييز بين العمل والمنزل ــ تجعل إدارة الوقت الفعّالة جزءًا أكثر أهمية من مجموعة المهارات المطلوبة في كل وظيفة. ولمساعدتك على تحويل الأمور من أمر مرهق إلى أمر أكثر تحكمًا، سننظر في طرق مباشرة لتحسين إدارة وقت الفريق.
ما أهمية تنظيم الوقت بالنسبة للفرق؟
إدارة الوقت هي قدرة الأفراد وأعضاء الفريق على التخطيط والتحكم في كيفية قضاء وقتهم. وهي موجودة منذ بدء روتينك الصباحي والتأكد أن لديك الوقت الكافي لتمشية الكلب، وصولًا إلى كيفية تقسيم يوم عملك وإدارة الاجتماعات.
إن التوفيق بين المهام المهمة في أثناء قيامك بالتحقق من البنود التي يجب عليك شطبها من قائمة مهامك هو الهدف، وإدارة الوقت هي كيفية تنظيم يومك لتحقيق ذلك.
أما من ناحية العمل البحت، فإن إدارة وقت الفريق هي التي تحكم كيفية إدارة القادة للمشاريع وكيفية إنجاز أعضاء الفريق للمهام.
والهدف هو منح الجميع الوقت الذي يحتاجونه مع تثبيط المماطلة والعمل الخارجي، والتأكيد على الفعالية وتعزيز الإنتاجية عامة.
يجب على القادة وضع جداول زمنية للفريق وتقديم إستراتيجيات إدارة الوقت للمساعدة في تحديد أولويات المهام، وضمان إنجاز المهام المهمة أولًا.
تتضمن مهارات إدارة الوقت الأكثر أهمية للحفاظ على الإدارة السليمة للوقت في فريقك ما يلي:
تحديد أولويات المهام:
يحتاج المديرون وقادة الفرق إلى تقييم الخطوات اللازمة لإنجاح المشروع. ومن هناك، سيضعون قوائم المهام لنقل الفرق من مرحلة إلى أخرى؛ ما يضمن بناء كل إنجاز.
التواصل:
هذه مهارة ذات شقين. يحتاج فريقك إلى أن يكون قادرًا على التواصل بشأن حالة المشروع ومتى يحتاج إلى المساعدة.
ويحتاج القادة إلى التواصل حتى يشعر الفريق بالراحة في طلب المساعدة أو التوضيح.
تحديد الأهداف:
يساعد تحديد الأهداف على خلق توقعات واقعية لفريقك. فهو يسمح لك بتخصيص الموارد على نحو أكثر كفاءة؛ ما يسمح لك بالتركيز على أهداف أكثر قابلية للإدارة أولًا.
يفترض أن يقلل ذلك من الضغط على فريقك ويساعد الجميع على تحقيق أهداف أصعب ببطء في المستقبل. تسهل الأهداف الواضحة أيضًا تقييم التقدم المحرز وضمان استخدام ساعات العمل بفاعلية.
المساءلة:
تحمل مسؤولية العملية التي تديرها وشجع فريقك على تحمل مسؤولية الجزء الخاص بهم من المشروع. تحافظ المساءلة على مشاركة الأشخاص وتساعد على تجنب الخلافات.
أهمية تنظيم الوقت للفريق
وبعبارات أكثر مباشرة، ستشهد جميع الشركات فوائد محددة من تحسين إدارة الوقت في الفرق المختلفة، كالتالي:
دقة مواعيد الاستحقاق والتسليمات:
تضمن الإدارة السليمة للوقت الوفاء بمواعيد التسليم؛ حيث يقوم أعضاء الفريق بتحديد أولويات المهام وإكمال المهام في الوقت المحدد.
زيادة كفاءة الفريق:
تحسين الكفاءة من خلال تقليل التأخير في المشروع. من خلال وضع جدول زمني مناسب للمشروع، يفهم جميع أعضاء الفريق أدوارهم بسهولة ويخططون وفقًا لذلك؛ ما يحسن من سرعة إنجاز المهام المحددة.
الحد من التوتر:
تضمن الإدارة الجيدة للوقت بيئة أقل إجهادًا لجميع أعضاء الفريق. حيث لا يوجد ارتباك أو ارتباك بشأن الجداول الزمنية والتسليمات.
كما أنها تبقي الجميع خاضعين للمساءلة وتسهل على القيادة تتبع إنجاز المهام وتقديم المساعدة قبل أن يشعر أحدهم بأن الأمر يفوق طاقته. ما يؤدي إلى تقليل مستويات التوتر.
زيادة جودة العمل:
على غرار كفاءة الفريق، تضمن إدارة الوقت تحسين جودة العمل مع جميع أعضاء الفريق. مع تخصيص المزيد من الوقت لإكمال مشروع ما، يتم ضمان الجودة وتخصيص المزيد من الوقت المتاح لإعطاء المشروع أو المهمة الاهتمام الذي يحتاجه.
إتاحة الوقت للتركيز على فرص أخرى:
إدارة المشروع على نحو أفضل يقلل من التجاوزات والمقاطعات الأخرى. يمكن لفريقك التعامل مع المهام في وقت العمل، مع تقليل استنزاف الوقت الشخصي.
كما أن إنجاز المشاريع على نحو أسرع يتيح المزيد من وقت الفراغ؛ ما قد يؤدي إلى تحسين الاختبار والتجريب لما هو قادم.
ختامًا، تتضمن إدارة وقت الفريق الكثير من عمليات التحقق المنتظمة أو استخدام أشياء مثل الأدوات المذكورة أعلاه لمعرفة حالة المشروع.
وتحتاج إلى تشجيع الأشخاص وتسجيل الوصول مع فريقك لإبقائهم على مسار متفائل للمضي قدما في المشاريع. حيث إن شكرهم على عملهم والاحتفال بجوانب المشروع خلال كل أسبوع أو اجتماع يمكن أن يساعد الجميع على البقاء متفاعلين؛ ما سيؤثر في رفاهيتهم وإنتاجيتهم.
المقال الأصلي: من هنـا
