يبدو الحديث عن الجدول المثالي لتنظيم الوقت ينطوي على بعض المبالغة؛ إذ إن المسألة نسبية، وما هو مثالي لشخص ما قد لا يكون كذلك بالنسبة لشخص آخر، سوى أن الأمر الجامع أو الحد الأدنى من هذه المثالية هو أن يكون لديك جدول بالفعل ومفيد بالنسبة لك. ولا يسعنا في هذا الصدد سوى تذكر المقولة الشهيرة لـ لو غيرستنر؛ الرئيس التنفيذي السابق لشركة آي بي إم: «لا تدع أحدًا يملك جدولك الزمني».
ليس في وسعنا، إذًا، أن نضع جدولًا ونقول إن هذا هو الجدول المثالي لتنظيم الوقت، خاصة أن احتياجات الناس من الوقت أصلًا مختلفة جدًا، غير أننا سنحاول، في «رواد الأعمال»، الإشارة إلى بعض الخطوات/ الطرق التي قد تساعدك في الوصول إلى تنظيم مفيد لوقتك، إليك هذه الخطوات.
اقرأ أيضًا: النظريات العالمية عن تنظيم الوقت
إنشاء روتينك الخاص
بغض النظر عما تفعله، وعن ماهية عملك، فعليك أن تنشئ روتينًا خاصًا بك، تقضي من خلاله أوقاتك. وإنما تنبع أهمية هذا الروتين من أنه يساعدك في التخطيط المسبق لكل ما تنوي فعله.
لا يتوقف الأمر عند هذا الحد، وإنما يجب أن تخطو خطوة أخرى إلى الأمام، فتحدد المهام التي ستؤديها والوقت اللازم لإنهاء هذا المهام، وكل مهمة، حتى ولو كانت يسيرة، يجب أن يتم التخطيط لها مسبقًا وتضمينها في جدول روتينك، إذا كنت، على سبيل المثال، تريد وقت فراغ فخطط، إذًا، لذلك.
مهام الليلة السابقة
هناك طريقة أخرى تعينك على وضع الجدول المثالي لتنظيم الوقت وهي تعتمد على التخطيط المسبق؛ إذ ينصح الخبراء في هذا المجال (Ramona Creel) بالتخطيط للعمل الخاص بالغد من اليوم. تقول Ramona Creel:
«توقف عن العمل مبكرًا بحوالي 15 دقيقة، رتِّب مكتبك، وتخلَّص من أي شوائب، راجع مهامك وجدولك لليوم التالي؛ لتحديد المشروع الذي تخطط للتعامل معه أولًا».
إن الهدف من هذه الطريقة هو الانخراط في العمل مبكرًا عندما تأتي في الصباح، وأن يكون ذهنك منظمًا، فضلًا عن معرفة ما ستقوم به، ومتى ستنتهي منه. هي طريقة جيدة، وتدل على وجود شخص على قدر عال من الكفاءة والتنظيم.
اقرأ أيضًا: طرق استثمار الوقت.. كيف تجعل أيامك مثمرة؟
تحديد الوقت المناسب
إن الاستخدام الحكيم للوقت أهم ما على المرء تعلمه إن هو أراد أن يتوصل حقًا إلى صنع الجدول المثالي لتنظيم الوقت الخاص به. والمسألة سهلة إلى حد بعيد، كل ما عليك فعله هو أن تعرف الوقت الذي يكون فيه ذهنك أنشط ما يكون، ثم أن تخصص لهذا الوقت أكثر المهام أولوية، وهي خاصة المهام التي كنت تؤجلها منذ زمن بعيد.
هذه الطريقة تتيح لك التخلص من أمر يؤرقك، والانتهاء من مهمة كبيرة وصعبة في وقت مبكر من اليوم، ما قد يشعرك بالإنجاز، ويزيد من عزيمتك على بذل المزيد، ومتابعة جدولك اليومي.
خانات الوقت
مما يندرج تحت التخطيط المسبق للوقت هو أن تحدد «خانات» slots تقضي فيها وقتك، فيكون لديك، على سبيل المثال، خانة للعمل، وأخرى للتواصل مع الأصدقاء، وثالثة للرياضة والترفيه.. إلخ. ثم تقسم المهام داخل هذه الخانات وفقًا للطريقة التي تراها مناسبة.
والمهم هنا ألا تفعل أي شيء ما لم يكن مخططًا له، وموضوعًا في الجدول؛ فمن شأن الانحراف عن هذا الجدول ولو في مهمة واحدة أن يؤثر في أداء كل المهام، ويجعل الوقت يتسرب من بين يديك دون فعل أي شيء حقيقي.
اقرأ أيضًا: تقليل ساعات العمل وزيادة الإنتاجية
دوّن مواعيدك
قد تطرأ بعض الأمور العاجلة، أو المواعيد.. إلخ، لا تتصور أنها ستحدث خللًا في جدولك اليومي، كل ما عليك فعله أن تدمج هذه الأمور الطارئة في الجدول، وربما يكون ذلك عبر التدوين الفوري لها.
فمن خلال الاحتفاظ بجميع المواعيد/ المهام مكتوبة في مكان واحد، ستكون أقل عرضة للاندفاع المحموم لاحقًا عندما لا تتذكر المكان الذي يجب أن تكون فيه، ناهيك عن أن هذا التسجيل الفوري يحرر عقلك، ويتيح له التركيز على أشياء أكثر أهمية.
اقرأ أيضًا:
ادخار الوقت في العمل.. كيف تنجز مهامك بذكاء؟
أساليب تنظيم الوقت لزيادة إنتاجيتك الآن
الأخطاء الشائعة في إدارة الوقت
