”يتوسع العمل بحيث يملأ الوقت المتاح لإنجازه“، وفقًا لقانون “باركنسون”، على سبيل المثال: إذا خصصت ثلاثة أسابيع لتنفيذ مهمة ما، بغض النظر عما إذا كان بإمكانك إنهاؤها على نحو أسرع من الناحية الواقعية، فإنك ستهدف لا شعوريًا إلى توسيع نطاق عملك. بحيث لا تنتهي قبل الأسابيع الثلاثة المحددة. ومن هنا تأتي فكرة “التأطير الزمني”.
بالتالي ما لم ترغب بقضاء شهر كامل في كتابة ورقة بحثية من خمس صفحات لمجرد أن هذا هو الموعد النهائي الذي حددته لنفسك، فعليك أن تجرب وضع الوقت.
لذلك سوف نعرض خلال التقرير التالي كل ما تحتاج إلى معرفته حول تقنية إدارة الوقت الموجهة نحو الهدف. أولًا، لا بد من شرح مفهوم التأطير الزمني أو Time Boxing؟
Timeboxing
هو أسلوب بسيط لإدارة الوقت ينطوي على تخصيص وحدة زمنية ثابتة كحد أقصى لنشاط ما مسبقًا. ثم إكمال النشاط ضمن هذا الإطار الزمني.
تم تقديم هذا المفهوم للمرة الأولى من جيمس مارتن؛ مؤلف كتاب التطوير السريع للتطبيقات، كجزء من تطوير البرمجيات الرشيقة.
إن تحديد الوقت هو أسلوب لإدارة الوقت، إذ إن تخصيص مدة زمنية محددة لنشاط مخطط له. يجعلك تعمل على النشاط خلال الفترة الزمنية المحددة وتتوقف عن العمل عليه بمجرد انتهاء الوقت.
ثم تعمل على تقييم ما إذا كنت قد وصلت إلى أهدافك المخطط لها. ويمكنك استخدام هذا الأسلوب للتعامل مع مهام إدارة مشروعك أو إدارة مهامك الشخصية. وهذا يجعلنا نتطرق للفرق بين التأطير الزمني أو تحديد الوقت وبين حظر الوقت.
الفرق بين التأطير الزمني وحظر الوقت
باستخدام الحجب الزمني، تخصص مدد زمنية لإيجاد الوقت لكل شيء على جدول أعمالك، كل شيء تخشى ألا يكون لديك الوقت للقيام به.
أيضًا يطلق على الفترات الزمنية اسم ”المربعات الزمنية“، وعادةً ما تحدد وقت بداية ونهاية النشاط. وهي نافذة زمنية أقصر يمكنك تحديدها في تقويمك. كما تهدف كل كتلة زمنية إلى مساعدتك على اتباع جدولك الزمني وإنهاء عملك في الوقت المحدد.
في نهاية الكتلة الزمنية، تقيم ما إذا كنت قد تمكنت من إنهاء المهمة قبل نهاية المدة الزمنية المحددة، إذا لم تكن كذلك، فما عليك سوى تخصيص المزيد من الوقت للمهمة نفسها المرة القادمة.
تحديد الوقت
من خلال وضع المربعات الزمنية، تخصص فترات زمنية لوضع حد صارم للأنشطة التي تخشى أن تستغرق الكثير من وقتك.
يطلق على الفترات الزمنية في وضع المربعات الزمنية اسم ”مربعات زمنية“ وقد تتضمن مددًا زمنية أكبر. تغطي أوقات تتراوح بين 15 دقيقة وعدة أشهر.
ودائمًا ما يكون للمربع الزمني مواعيد نهائية وأهداف محددة مرتبطة به. وقد يتضمن أيضًا نواتج وميزانية ومراحل رئيسة.
في نهاية المربع الزمني، تعلن عن إنجاز عملك مهما كان، ثم تقيم ما إذا كنت قد تمكنت من تحقيق أهدافك، إما كليًا أو جزئيًا.
على سبيل المثال، تريد ترتيب مكتبك، لكنك لا تريد قضاء وقت ما بعد الظهيرة بأكمله في ذلك. لذا؛ يمكنك تخصيص نصف ساعة لهذه المهمة والتوقف فورًا بمجرد انتهاء المدة الزمنية المحددة بـ 30 دقيقة بغض النظر عن مقدار ما تمكنت بالفعل من تنظيفه.
خطوات تحديد التأطير الزمني
البحث عن مهام مناسبة
عمومًا يمكنك تحديد أي مهمة تريدها وتخصيصها لصندوق زمني، ولكن سيكون من الأفضل تحديد صناديق زمنية لها:
عادةً ما تكون هذه المهام المرهقة التي تعلم أنها ستستغرق منك الكثير من الوقت والجهد. مثل كتابة رواية أو إنهاء ورقة بحثية من 10 آلاف ورقة بحثية. أنت تعلم أنه لا يمكنك إنهاء هذه المهام بسرعة. لذا؛ فإنك تماطل إلى ما لا نهاية.
من خلال تقسيم مثل هذا العمل إلى أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها مع مواعيد نهائية ومراحل منفصلة خاصة بها، فإنك تجعل المهمة أقل صعوبة. ما عليك سوى تحفيز نفسك للوصول إلى الموعد النهائي أو المرحلة التالية. وهو أمر يمكن التحكم فيه على نحو أكبر.
في كثير من الأحيان تكون هذه المهام ضرورية ولكنك لا ترغب في قضاء الكثير من الوقت فيها. مثل تنظيف غرفتك أو ترتيب بريدك الإلكتروني. فإما أنك ستستغرق وقتًا طويلًا قبل أن تعالج هذه المهام. أو ستقضي وقتًا طويلًا جدًا في إنجازها.
ومن خلال تحديد موعد نهائي صارم لمثل هذه الأعمال. فإنك تحد من الوقت الذي ستقضيه فيها منذ البداية.
حدد أهدافك
بمجرد أن تختار مهامك، فكر فيما تريد إنجازه من خلالها، وفي أي وقت.
على سبيل المثال، إذا كنت تعمل على كتابة ورقة بحثية مكونة من 10 آلاف كلمة. ولديك 30 يومًا لإنهائها، فإن هدفك على المدى الطويل واضح، فأنت تريد كتابة ورقة بحثية مدروسة جيدًا قبل انتهاء الثلاثين يومًا. فضلًا عن الحصول على تقدير جيد لها.
ولكن، من أجل الوصول إلى هذا الهدف النهائي، ستحتاج أيضًا إلى جعل هدفك كتابة عدد معين من الكلمات يوميًا. سيكون هذا العدد المحدد مسبقًا من الكلمات هو المعلم اليومي الذي ستحتاج الوصول إليه كل يوم.
للتغلب على هذا الموعد النهائي، سيتعين عليك كتابة حوالي 400 كلمة يوميًا؛ ما يعني أنك ستنتهي من الكتابة في 25 يومًا (400 × 25 = 10000).
وسيتبقى لديك خمسة أيام إضافية للمراجعات والتحرير. إلى جانب المهمات غير المتوقعة التي قد تخرجك عن المسار الصحيح وتضيع وقتك.
عندما يتعلق الأمر بالمهام التي تفتقر إلى الحافز للقيام بها، يمكنك جعل العمل على المهام المذكورة خلال مربع زمني هدفًا في حد ذاته.
فعلى سبيل المثال، اجعل تنظيف غرفتك لمدة 15 دقيقة هدفك الوحيد. كما يمكنك أن تجعل هذا المربع الزمني هدفًا متكررًا.
لذلك اعمل على تنظيف غرفتك لمدة 15 دقيقة كل يوم. وبحلول نهاية الأسبوع، ستجد على الأرجح أنك قد أحرزت تقدمًا كبيرًا، دون أن تتعب نفسك.
حدد الوقت
بمجرد أن تقرر المهمة التي ستعالجها، والأهداف التي تريد الوصول إليها من خلال معالجتها، فقد حان الوقت لتخصيص مدة زمنية لهذه المهمة، وهذه الخطوة مطابقة تقريبًا للخطوة الثانية لأسلوب إدارة الوقت في تحديد الوقت.
لذا؛ عليك أن تقرر متى ستبدأ العمل على المهمة، ومتى ستتوقف عن العمل عليها.
إذا كان الإطار الزمني يسمح بذلك، يمكنك حتى وضع علامة على هذا الوقت في التقويم الخاص بك، للتأكد من بقائك على المسار الصحيح في مهامك.
كما ذكرنا في الخطوة الأولى، على الأرجح أنك ستضع إطارًا زمنيًا للمهام الأكثر تطلبًا أو المهام التي تفتقر إلى الحافز للقيام بها، لذا؛ ستحتاج إلى إطار زمني مثالي وقصير للمساعدة في جعل هذه المهام قابلة للإدارة.
لنأخذ ورقة البحث المكونة من 10 آلاف كلمة كمثال مرة أخرى: لقد اكتشفت بالفعل أنك بحاجة إلى كتابة (وتحرير) 400 كلمة كل يوم، لكنك ستحتاج أيضًا إلى تحديد الوقت الذي ستقضيه يوميًا في العمل على هذه المهمة. وهنا يأتي دور تحديد الوقت الكلاسيكي في نهاية المطاف.
يمكنك تحديد الوقت الذي ستقضيه في كتابة وتحرير الورقة البحثية خلال ثلاث ساعات يوميًا. حدد هذا الوقت في جدول أعمالك اليومي، وتأكد من الالتزام به.
بالطبع، يمكنك أيضًا تقسيم الساعات الثلاث إلى مربعات زمنية أصغر. والفصل بينها بمدد استراحة قصيرة. وبهذه الطريقة ستجعل جلسة العمل أكثر قابلية للإدارة.
على سبيل المثال. يمكنك أن تعمل لمدة 25 دقيقة ثم تأخذ استراحة لمدة خمس دقائق. ذلك قبل استئناف العمل. وهذا ما يسمى بتقنية إدارة الوقت ”بومودورو“. وهو حل رائع لطول المربعات الزمنية الخاصة بك.
العمل وتقييم نتائجك
قد تكون الخطوة الأخيرة الأبسط، لذا؛ ابدأ العمل على مهمتك المجدولة الأولى دون تردد، ثم اعمل على العمل على قائمة المربعات الزمنية المجدولة.
وللتأكد من بقائك ضمن الإطار الزمني، تتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة:
بمجرد انتهاء الوقت المحدد، توقف عن العمل فورًا، ثم قيم نتائجك. إذا كانت المربعات الزمنية الخاصة بك لهذا اليوم تتضمن كتابة 400 كلمة لورقتك البحثية، فهل تمكنت من القيام بذلك؟ إذا كان هدفك هو قضاء 15 دقيقة في تنظيف العلية الخاصة بك، فهل قضيت بالفعل الـ 15 دقيقة كاملة في القيام بذلك؟ أم أنك استسلمت في منتصف الطريق للذهاب لتناول فنجان قهوة، ولم تعد مرة أخرى؟
في كل مرة تعمل على مهمتك خلال المدة الزمنية المحددة مسبقًا، فأنت تضع مربعات زمنية ناجحة بعد كل مربع زمني، وكل ما عليك فعله هو تقييم نتائجك.
إذا تمكنت من الوصول إلى أهدافك ومراحلك الرئيسة، والانتهاء في الموعد النهائي، مع الالتزام بالميزانية (للمشاريع)، وتقديم ما وعدت به، فقد حان الوقت لتمنح نفسك مكافأة.
المطالبة بمكافأتك
يمكنك في الواقع الاستغناء عن هذه الخطوة، لكن، من خلال الاحتفاظ بها، ستتأكد أن لديك شيئًا تتطلع إليه بعد أن تكون قد وصلت إلى المراحل المحددة وأتممت المربعات الزمنية المهمة.
على سبيل المثال، بعد كل ثلاث ساعات يوميًا تقضيها في كتابة وتحرير 400 كلمة من عملك البحثي الذي يبلغ مجموعه 10 آلاف كلمة بنجاح، يمكنك مكافأة نفسك بالذهاب إلى استراحة مطولة لتناول القهوة مع الأصدقاء أو مشاهدة حلقة من برنامجك التلفزيوني المفضل.
ستبقيك المكافآت متحمسًا لإكمال المربعات الزمنية على المدى الطويل. ففي النهاية، إن معرفتك بأن هناك مكافأة تنتظرك إذا حافظت على تركيزك على المهمة التي بين يديك خلال المربعات الزمنية المحددة ستلهمك للالتزام بالقواعد.
من ناحية أخرى، من المحتمل أن تشعر بالذنب بما يكفي لتخطي المكافأة ومحاولة أن تكون أفضل في المرة القادمة.
المقال الأصلي: (من هنـا)
