يوجد اعتقاد سائد حول الإنتاجية في العمل مفاده أنه إذا لم تكن مشغولًا للغاية فأنت لست مهمًا أو لا تعمل بجد، وترسخت فكرة أن الانشغال بطريقة أو بأخرى وسام شرف، في حين أن الحقيقة التي يجهلها الكثير هي أن الانشغال يجعلك أقل إنتاجية.
ولطالما ارتبط في ذهن العديد منا الشخص المشغول للغاية برنين الهاتف، وطوفان من رسائل البريد الإلكتروني، وجدول زمني مزدحم بالمشاريع الكبرى والجانبية في آن واحد، وقد تؤدي كل تلك المواقف إلى تعدد المهام والانقطاع عن المحيطين كنتيجة حتمية، وكلاهما قاتل للإنتاجية.
“احذر من جفاف الحياة أثناء الانشغال” – سقراط
نشر “ديفيد ماير”؛ من جامعة “ميشيغان” في الولايات المتحدة. دراسة مؤخرًا أظهرت أن تبديل ما تؤديه في منتصف مهمة تنفذها يزيد من الوقت الذي تستغرقه لإنهاء كلتا المهمتين بنسبة 25%.
وأشار “ماير” قائلًا: “إن تعدد المهام سوف يبطئك، ويزيد من فرص ارتكاب الأخطاء. والاضطرابات والانقطاعات هي صفقة سيئة”.
وكانت شركة “مايكروسوفت” قررت دراسة هذه الظاهرة لدى العاملين لديها. ووجدت أن الأشخاص يستغرقون في المتوسط 15 دقيقة للعودة إلى مشاريعهم المهمة. مثل كتابة التقارير، أو كود الكمبيوتر في كل مرة يتم مقاطعتهم بواسطة رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو غيرها.
كذلك تسببت تلك الانقطاعات في تشتتهم إلى أنشطة أخرى، مثل تصفح الويب.
وصرح “إريك هورفيتز”؛ عالم أبحاث شركة “مايكروسوفت” المشرف على الدراسة، قائلًا: “لقد فوجئت بمدى سهولة تشتيت انتباه الأشخاص والمدة التي استغرقوها للعودة إلى المهمة، وإذا كان الأمر بهذا السوء في هذا الصرح فمن المؤكد أنه أسوأ في الشركات الأخرى أيضًا”. هكذا بالضبط تتعطل الإنتاجية في العمل.
وبعيدًا عن المقاطعات التي قد يتعرض لها فريق العمل. فإن الانشغال يقلل من الإنتاجية؛ نظرًا لوجود عنق الزجاجة في عقولنا الذي يحول بيننا وبين التركيز على شيئين في وقت واحد. فحينها عقلك يفتقر إلى القدرة على أداء كلتا المهمتين بنجاح.
وفي دراسة متقدمة أيضًا استخدم “رين ماروا” وزملاؤه في جامعة “فاندربيلت”، بولاية “تينيسي” الأمريكية. التصوير بالرنين المغناطيسي لتحديد المصدر المادي لعنق الزجاجة هذا بنجاح.
وأوضح “ماروا” قائلًا: “لدينا انطباع بأن العقل البشري يمكنه فعل أكثر مما يستطيع”. ورغم أنه وفريقه مفتونون جدًا بالمهام المتعددة لدرجة أنهم يعتقدون أن بإمكانهم إنجاز المزيد من المهام. فإنه أكد أن أدمغتنا غير قادرة على تحقيق ذلك.
وكنتُ قبل فترة قليلة كتبت مقالتي عن “اليقظة الذهنية” التي أشرت فيها إلى أن هذه اليقظة ترفع قدرتنا على التركيز؛ لأنها تزيد من كثافة الدماغ في القشرة الحزامية الأمامية ACC ولكن بقدر محدد.
لذا فإن “تعدد المهام” له تأثير معاكس على هذه المنطقة المهمة من الدماغ. ومع ذلك فإننا نكون أكثر إنتاجية عندما ندير جداول أعمالنا بما يكفي لضمان قدرتنا على التركيز بفعالية على المهمة التي بين أيدينا.
كما قارن باحثون من جامعة “ساسكس” بالمملكة المتحدة مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص على أجهزة متعددة. على سبيل المثال: إرسال الرسائل النصية أثناء مشاهدة التلفزيون، وفحصوا أدمغتهم عبر التصوير بالرنين المغناطيسي.
ووجدوا أن هؤلاء الذين يؤدون مهامًا متعددة بشكل كبير لديهم كثافة دماغية أقل في المنطقة ACC. ليبدو الأمر كما لو أن الانشغال طوال الوقت بتعدد المهام درب عقولهم على التجاهل وعدم الإنتاج.
قد تفاجئك هذه النتائج تمامًا لأننا جميعًا ننجذب بطريقة أو بأخرى للمهام المتنافسة عندما نكون مشغولين. إذًا لماذا نستمر في فعل ذلك؟
وجد الباحثون من جامعة “شيكاغو” أن الاعتقاد بأن الانشغال علامة على النجاح والعمل الجاد منتشر جدًا لدرجة أننا نخشى في الواقع الخمول. وابتكرت دراسة حديثة مصطلحًا جديدًا أطلقت عليه “النفور من الكسل”؛ لوصف كيف ينجذب الأشخاص إلى الانشغال بغض النظر عن مدى تأثيره في إنتاجيتهم.
كما وجد الباحثون أيضًا أننا نلجأ إلى الانشغال للاختباء من كسلنا وخوفًا من الفشل. نحن نحرق وقتًا ثمينًا في أداء مهام ليست ضرورية أو مهمة على الإطلاق؛ لأننا مقتنعين أن الإنشغال دلالة على غزارة الإنتاجية في العمل.
على سبيل المثال: الرد على رسائل البريد الإلكتروني غير العاجلة. وذلك عندما تعلم بأن لديك مشروعًا كبيرًا تحتاج إلى إنهائه. لكنك تلجأ لاستخدام أنشطة تافهة لحماية نفسك من الخوف أو الكسل.
خلاصة القول
نحن ننجذب بشكل طبيعي إلى الانشغال على الرغم من أن ذلك يعوق إنتاجيتنا. كما سبق وأشرت عبر سطوري السابقة. لذا عليك حقًا أن تتمهل وتبطئ قليلًا لتبذل قصارى جهدك، وإذا لم تفعل ذلك فقد تكون العواقب وخيمة.