يسعى الرؤساء التنفيذيون إلى استغلال ساعات اليوم والإدارة الصحيحة للوقت الذي يعد أحد أكثر الموارد قيمة بالنسبة لهم. فالوقت لا يمكن تعويضه وهو عكس الموارد الأخرى. وبمجرد مروره لا يمكن لأحد إعادته مجددًا.
وفي عالم اليوم؛ حيث يتعين على قادة الأعمال التحرك بوتيرة سريعة، تعد القدرة على “إدارة الوقت” بشكل فاعل أكثر من مجرد مهارة؛ إنها قوة عاتية.
ولا شك أن تحقيق أقصى استفادة من كل ساعة من اليوم هو أمر بالغ الأهمية للقادة. لأنهم مسؤولون عن اتخاذ القرارات المهمة ودفع عجلة نجاح أعمالهم. ورغم ذلك لا يتقن العديد من القادة فن “إدارة الوقت”. وغالبًا ما يتورطون في اجتماعات ومهام لا حصر لها تجعلهم يشعرون بالإرهاق وعدم الإنتاجية. وفي نهاية المطاف قد يؤدي هذا الإرهاق إلى التأثير سلبًا في أعمالهم.
اليوم المثالي غير موجود ما لم توفره بنفسك
من المؤكد أنه علينا جميعًا أن نعمل بنشاط من أجل توفير الظروف اللازمة للفوز بيومنا والحرص على استغلال ساعات اليوم. وهذا يعني أنه توجد أمور لا يجب أن نتركها للصدفة. فإذا كنت تسعى إلى الاستفادة من كل ساعة من يومك باعتبارك أحد القادة التنفيذيين إليك بعض الاستراتيجيات التي تساعدك حتمًا في الاستفادة من كل لحظة في يومك لتحقيق إنتاجية لا يمكن إيقافها.
الصباح هو الأهم في يومك
هناك مساحة من الوقت صباحية خاصة بك بالكامل فلا تفرط فيها. ولا تسمح لسيل رسائل البريد الإلكتروني المنهمرة عليك والمكدسة بقوائم المهام وتحديد مواعيد اجتماعاتك أن تستقطع من تلك المساحة.
لأن صباحك ملك لك فقط؛ فهو بمثابة النافذة المقدسة التي تحدد من خلالها نغمة يومك. كما أنه هو الذي يسمح لك بالحصول على المزاج الصحيح لمواجهة أي تحديات. لذا من المهم خلال هذا الوقت التركيز على نفسك ورفاهيتك.
وحتى تتمكن من قيادة الآخرين بشكل فعال. عليك أن تكون في أفضل حالة ممكنة، ولكي تستطيع الفوز بيومك يجب أن تعطي الأولوية للعناية الذاتية والتطوير الشخصي ليكونا بمثابة وقود لإنتاجيتك. ورغم بساطة المبدأ فإنه قوي للغاية، ومع ذلك غالبًا ما يتجاهله الكثير لأننا نغرق في مسؤولياتنا.
ولكن عليك دومًا تذكر أننا لا نستطيع أن نسكب من كوب فارغ، ولا بد أن يكون الاعتناء بأنفسنا دائمًا على رأس الأولويات.
ضع هذه الأسئلة في الاعتبار: ماذا تفعل لتجعل نفسك قويًا جسديًا، وعقليًا، وعاطفيًا، وروحيًا؟ ماذا تفعل للحفاظ على مستوى سعادتك والوصول إلى أفضل نسخة من نفسك؟ وبالطبع تتمثل الإجابة عن مثل هذه الأسئلة في ضرورة أن تكون قادرًا على إنشاء روتين صباحي يهيئك للنجاح.
كن واضحًا ومتعمدًا بشأن ما تريده
عادةً ما يخطئ العديد من القادة عند القول “سوف أنجز اليوم مهامي مهما حدث”. فلا يتساوى الإسراع في إنجاز أكبر عدد ممكن من المهام مع الإنتاجية. ومن الخطأ الاعتقاد بأن تحقيق أقصى استفادة من يومك يدور فقط حول إنجاز المهام.
وفي الواقع يسبب هذا النهج تأثيرًا معاكسًا. وينتهي الأمر بالقادة بيوم مليء بالمشتتات؛ ما يجذبهم في اتجاهات مختلفة دون تركيز واضح. ونتيجة لذلك لا يتمكنون من تحقيق ما أرادوا فعله. ويتمثل حل هذه المشكلة ببساطة في أن تكون واضحًا بشأن أهدافك، وأن تحدد اتجاهًا معروفًا.
أين أنت في الوقت الراهن؟
إن تحديد أهداف محددة وقابلة للتحقيق لكل يوم ببساطة يساعدك في تحديد الإجراءات التي يجب إعطاؤها الأولوية وما يمكنك تفويضه أو إلغاؤه.
لذا يمكنك البدء الآن في تصفية المهام الحرجة التي تتوافق مع أهدافك. وتصنيفها إلى أربع مجموعات وهي: “الأنشطة ذات القيمة العالية مدى الحياة HLVA. والأنشطة غير القابلة للتفاوض، والأنشطة ذات الرفع المالي العالي HLA، والأولويات الأكثر قيمة MVP.
ولا شك أن هذا استخدام هذا النهج يساعدك في إنشاء فلتر لاتخاذ القرار يحدد ما إذا كان يجب إضافة نشاط معين إلى تقويمك أم لا. كما يسمح لك أيضًا بالتركيز على المهام الضرورية حقًا. وتذكر أن الناجحين في الصناعة يعرفون أن وقتهم ثمين؛ لذلك لا يهدرونه هباء في أمور لا تقربهم من أهدافهم. إنهم يركزون بالفعل على ما يهم، وهذا يميزهم عن غيرهم.
الالتزام بالتقويم
يمثل “التنفيذ” المكان الذي تزدهر فيه أو تخفق العديد من الخطط. إنه الجزء الأكثر أهمية، ومع ذلك هو الجزء الأكثر هشاشة في العملية والذي غالبًا ما يكسره الأشخاص. لذا يتعين علينا إدراك أن تقويم القائد ليس مجرد مخطط للجدول الزمني. إنه الحكم الصادر تجاه نتائج تجربة الإجراءات التي تم اتخاذها ومدى إنجازها.
ورغم ذلك لا يتطرق مثل هذا الحكم إلى المهام التي يجب عليك أداؤها. بل يتناول التحركات الاستراتيجية التي تحدد تقدم الشركة بأكملها.
لهذا السبب لا ينبغي أن يشمل حكمك مهمة واحدة عليك تنفيذها. ولكن بدلًا من ذلك عليه أن يضم قائمة منسقة بعناية فقط من تلك التي تتوافق مع أهدافك وتشكل أهمية حاسمة لنجاح عملك. ومن المتوقع أن يكشف ذلك عن مهام غير متوقعة أو اجتماعات تظهر في اللحظات الأخيرة.
ومع ذلك يجب أن تضع في اعتبارك أن تقويمك ليس مجرد اقتراح. بل هو عقد تبرمه مع نفسك؛ إنه التزام بإعطاء الأولوية لما هو مهم حقًا والاستفادة القصوى من وقتك؛ لذا تعلم كيف تحمي أولوياتك، واحرص على الالتزام بخططك، واجعل كل يوم مهمًا في تحقيق أهدافك.
ميزة المساحة المرنة
بغض النظر عن مدى دقة تخطيطك سوف تجد دائمًا حالات لا تسير فيها الأمور كما هو مخطط لها تمامًا. ولهذا السبب فإن وجود “مساحة مرنة” في تقويمك ربما يكون بمثابة تغيير جذري. والمساحة المرنة هي كتلة مقصودة من الوقت تخصصها للمهام غير المتوقعة. أو الأمور العاجلة التي قد تتطلب انتباهك. وقد يكون وقتًا لنفسك ووقتًا للآخرين؛ فهذا يسمح لك بالحصول على فترة زمنية في جدولك الزمني يمكنها استيعاب أي عقبات تعترض طريقك.
ومن خلال وجود هذه المساحة الاحتياطية من الوقت في جدولك. تصبح مستعدًا للتعامل مع أي انقطاعات دون تعطيل يومك بالكامل. كما يسمح لك ذلك بالحصول على بعض من مساحة لأخذ هدنة وتجنب الشعور بالقلق بشأن المهام غير المتوقعة التي قد تطرأ.
وبصفتك محترفًا ومشغولًا على طول الطريق ربما تشعر غالبًا بأنه لا يوجد عدد كافٍ من الساعات في اليوم. ومع المهام والمسؤوليات التي لا نهاية لها وتجذبنا في جميع الاتجاهات فمن السهل أن نشعر بالإرهاق ونفقد أهدافنا.
ومع ذلك من خلال تنفيذ الاستراتيجيات سالفة الذكر والالتزام بروتين منظم جيدًا. تتمكن من الفوز بساعاتك ويومك وأسبوعك. وتحقيق أهدافك طويلة الأجل في النهاية؛ كل ما عليك البدء به هو أخذ الوقت الكافي لتصميم يومك المثالي. وتذكر دائمًا أن الإنتاجية لا تتعلق بأداء المزيد من المهام، بل بإنجاز ما هو أكثر أهمية؛ لذا اجعل كل يوم يمر عليك مهمًا.
بقلم / جون كيتشينز
المقال الأصلي: هنا
