إدارة التغيير محض ضرورة خاصة في عصر لا شيء فيه يدوم على حاله، ومن ثم فإن هذه الإدارة هي طوق النجاة للأشخاص والشركات على حد سواء.
والمؤكد أن هذه الإدارة تنسحب على الجوانب والمستويات الشخصية كما تنسحب على الأبعاد المؤسساتية والتنظيمية؛ فإدارة التغيير تصلح للفرد كما تصلح للمؤسسة، ولكن المؤسف أن إنفاذها ليس بالأمر السهل.
وبدءًا من مخالفة الروتين المألوف إلى الرغبة في إبقاء الأمر على ما هو عليه، بالإضافة إلى وجود جهات أو أفراد مستفيدين من الوضع الحالي وسيتضررون من التغيير، كلها تحديات لا بد من مواجهتها إن أردنا تغييرًا فعالًا وناجعًا.
ما هي إدارة التغيير؟
تعرّف إدارة التغيير بأنها الأساليب والطرق التي تصف بها الشركة وتنفذ التغيير داخل عملياتها الداخلية والخارجية. ويشمل ذلك: إعداد الموظفين ودعمهم، وضع الخطوات اللازمة للتغيير، مراقبة أنشطة ما قبل التغيير وما بعده لضمان التنفيذ الناجح.
فيما ينظر إليها آخرون بأنها نهج منظم للتعامل مع الانتقال أو التحول لأهداف أو عمليات أو تقنيات المنظمة. والغرض من إدارة التغيير هو تنفيذ استراتيجيات لإحداث التغيير والتحكم فيه، ومساعدة الناس في التكيف معه.
ولكن بطبيعة الحال عادة ما يكون التغيير التنظيمي الكبير أمرًا صعبًا؛ إذ يتطلب العديد من مستويات التعاون وقد يشمل كيانات مستقلة مختلفة داخل المنظمة. ومع ذلك يعد تطوير نهج منظم للتغيير أمرًا بالغ الأهمية للمساعدة في ضمان انتقال مفيد مع تخفيف الاضطراب.
التغيير مهم ولكنه يفشل في الوصول إلى أهدافه إذا لم يهتم مروجوه بردود الأفعال الصحية والحقيقية والمتوقعة للأشخاص المعنيين.
غير أن الاتصال الفعال أحد أهم عوامل النجاح لإدارة التغيير الفعال، ويجب على جميع الأفراد المعنيين فهم التقدم خلال المراحل المختلفة وأن يروا النتائج بشكل واقعي.
اقرأ أيضًا: أفضل أساليب التخطيط.. 4 طرق أساسية
فعالية التغيير
لكي تكون استراتيجية إدارة التغيير فعالة يجب أن تأخذ في الاعتبار كيف سيؤثر التعديل أو الاستبدال في العمليات والأنظمة والموظفين داخل المنظمة، كما يجب أن تكون هناك عملية لتخطيط واختبار التغيير، ناهيك عن آليات التنفيذ، والتوثيق، وفهم الآثار المحتملة للتغييرات المراد إحداثها.
ومن نافل القول إن التوثيق عنصر حاسم في إدارة التغيير، ليس فقط للحفاظ على مسار التدقيق إذا أصبح التراجع ضروريًا ولكن أيضًا لضمان الامتثال للضوابط الداخلية والخارجية، بما في ذلك الامتثال التنظيمي.
وإذا أردت تغييرًا فعالًا بحق فعليك اتباع الخطوات التالية:
- حدد التغيير.
- حدد فريق إدارة التغيير.
- تحديد رعاية الإدارة والالتزام الآمن.
- تطوير خطة التنفيذ بما في ذلك المقاييس.
- نفّذ التغيير على مراحل إن أمكن.
- جمع وتحليل البيانات.
- تحديد الفجوات وفهم المقاومة المحتملة.
- تعديل الخطة حسب الحاجة ثم ارجع إلى خطوة التنفيذ.
اقرأ أيضًا: الاستشارات الإدارية.. كيف تساعد المشاريع الناشئة؟
فوائد ومزايا
بالطبع يساعد اتباع نهج منظم لإدارة التغيير المؤسسات في التخفيف من الاضطراب، تقليل التكاليف، تقليل الوقت اللازم للتنفيذ، تحسين المهارات القيادية، دفع الابتكار وتحسين الروح المعنوية.
كما تعمل إدارة التغيير على تحسين توثيق أنظمة المؤسسة، وتوفير مواءمة أكبر بين التغيير المقترح وما يتم تنفيذه، ناهيك عن إتاحة نقطة انطلاق أفضل لمبادرات الأتمتة، بالإضافة إلى القدرة على إجراء هندسة عكسية للتغييرات التي تم إجراؤها على العمليات التجارية القائمة والبنية التحتية، وإتاحة قدرة أفضل على تحديد ما يمكن حذفه أو تحديثه بأمان.
مشاكل وتحديات
غالبًا ما تواجه الشركات التي تطوّر برنامج إدارة التغيير تحديات هائلة، وبالإضافة إلى الفهم الشامل لثقافة الشركة تتطلب هذه العملية متابعة دقيقة للأنظمة والتطبيقات والموظفين الذين سيتأثرون بالتغيير.
وهناك الكثير من التحديات الأخرى، نذكر بعضًا منها على النحو التالي:
-
إدارة الموارد
عادة ما تشكل الكيفية التي تدار بها موارد المؤسسة تحديًا أمام التغيير؛ لا سيما أن الأمر يتعلق بإدارة الأصول والموارد المادية والمالية والبشرية والمعلوماتية وغير الملموسة التي تساهم في الخطة الاستراتيجية للمؤسسة عند تنفيذ التغيير.
-
الرفض والمقاومة
قد يقاوم التغيير المدراء التنفيذيون والموظفون وكذلك الأشخاص الأكثر تأثرًا به؛ نظرًا لأن التغيير قد يؤدي إلى عمل إضافي غير مرغوب فيه، ولهذا فإن المقاومة المستمرة شائعة.
ويمكن أن تساعد الشفافية والتدريب والتخطيط والصبر في إخماد المقاومة وتحسين الروح المعنوية بشكل عام لإنفاذ التغييرات المرادة.
-
التواصل
غالبًا ما تفشل الشركات في التواصل باستمرار مع مبادرات التغيير أو إشراك الموظفين في العملية.
يتطلب الاتصال المتعلق بالتغيير عددًا مناسبًا من الرسائل، ومشاركة عدد كافٍ من أصحاب المصلحة لإيصال الرسالة، ناهيك عن توافر قنوات اتصال متعددة.
تنافر وجهات النظر
في أي مبادرة تغيير تختلف عوامل النجاح للأشخاص بناءً على أدوارهم في المنظمة والحوافز. إدارة هذه الأولويات المختلفة أمر صعب، وهي أحد أهم تحديات التغيير.
اقرأ أيضًا من رواد الأعمال:
كيف يمكنك التغلب على تنمر مديرك؟
مبادئ القائد الناجح.. أسرار يجب معرفتها
إدارة مشروع تصنيع الملابس.. مكوناتها وعناصرها
المساواة بين الموظف والمدير.. دور أصحاب الشركات
المساعد الإداري.. هل يمكن الاستغناء عنه؟
