أهم تحديات تنظيم الوقت.. ما لا يسعك جهله

تنظيم الوقت مسألة حاسمة، ولكن هل تشعر أنك لا تحقق أهدافك في الوقت المحدد، الذي ينقضي سريعًا، كما تشعر دائمًا بأنك مشغول ولا يمكنك إنهاء كل شيء؟

الحقيقة أن كثيرًا من الناس يتجاهلون مهارات تنظيم الوقت. لكن يمكن أن يساعدك فهم التحديات المختلفة في إدارة الوقت على التغيير وأن تكون أكثر إنتاجية.

عندما يتعلق الأمر بزيادة الإنتاجية، من الضروري التغلب على تحديات إدارة الوقت. لكن كيف يمكنك تحديد العقبات التي تبطئك؟

لحسن الحظ، قمنا بتجميع قائمة بأهم عشرة تحديات لإدارة الوقت وكيفية حلها.

القبول هو الخطوة الأولى للتعافي. على الرغم من أنك على الأرجح لا تعاني من جميع التحديات المدرجة في قائمتنا.

لذلك ابحث عن التحديات التي تجعلك تومئ برأسك وتقول: ”نعم، هذا أنا“. ثم ركز في التعرف على تلك التحديات بحياتك.

1. التسويف 

تحدث المماطلة عندما تؤجل مشروعًا ما حتى اللحظة الأخيرة. يؤثر بالسلب في مهارات تنظيم الوقت. 

على سبيل المثال، ربما تختار التحقق من بريدك الإلكتروني للمرة الخامسة بدلًا من الغوص في العمل الذي يفترض أن تنجزه. أنت تعلم أن عليك القيام به، لكنك لا تريد تنفيذه الآن.

يوجد العديد من الأسباب المحتملة التي قد تدفعك إلى المماطلة. مثل مهمتك صعبة. أنت لا تعتقد أنك لا تستطيع القيام بالمهمة على نحو صحيح، فلماذا تحاول حتى؟ 
إذا كنت تماطل، فقد تعرض نفسك لخطر الإصابة بمشكلات صحية عقلية وجسدية. قد تؤدي زيادة التوتر والقلق إلى مشكلات مثل الصداع النصفي والأرق. يبدو أن هذه المخاطر الصحية تنذر بالخطر. ولكن كيف يمكنك التوقف عن المماطلة؟

حاول البدء بمهام أصغر. يمكنك أيضًا تجربة طريقة إنتاجية مع أوقات راحة مدمجة مثل تقنية “بومودورو”. إذا كنت لا تزال تعاني، فحاول تقسيم المشروع إلى عدة أقسام أصغر. ثم حدد موعدًا نهائيًا لكل قسم منها. 

2. تعدد المهام

يعد تعدد المهام مشكلة شائعة في تنظيم الوقت. لسوء الحظ، لا تتعامل أدمغتنا جيدًا مع تعدد المهام. فعندما تنتقل من مهمة إلى أخرى، يستغرق الأمر 23 دقيقة في المتوسط لإعادة التركيز. 

إذا كان لديك مشروع كبير والعديد من المهام الصغيرة، فقد تعتقد أن العمل على كل جزء في وقت واحد سيساعدك على العمل أسرع. للأسف. ليست هذه الطريقة التي تعمل بها.

للعمل بأكبر قدر من الكفاءة، يجب أن تقصر تركيزك على المهمة التي بين يديك. 

3. السماح بالمشتتات 

والمقصود بالمشتتات هنا بعض الملهيات الرئيسة في حياتك التي تسهم في صعوبات تنظيم الوقت لديك.

لسوء الحظ، بعضها خارج عن سيطرتك. على سبيل المثال، لا يمكنك إيقاف الصفير الاحتياطي الصادر من شاحنة البناء خارج مكتبك. ومع ذلك، هناك بعض الملهيات الأخرى التي ربما تكون أنت من تسببها في حياتك، مثل:

هاتفك: ضعه بعيدًا؛ حيث لا يمكنك رؤيته.
رسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي والمكالمات الهاتفية ومهام العمل الأخرى. هل تتذكر التحدي الأخير؟ التركيز على شيء واحد في كل مرة.
الأشخاص الآخرون: أخبر زملاءك في الفريق أو عائلتك أو زملائك في السكن إذا كنت بحاجة إلى الخصوصية.
بيئتك: إذا كنت لا تستطيع السيطرة على ما يحدث في محيطك، فإن تغيير المشهد يمكن أن يساعدك.

إذا تمكنت من التخلص من واحد أو اثنين فقط من هذه الملهيات، فستتمكن من العمل بكفاءة أكبر. 

4. ضعف مهارات تحديد الأولويات

ما أهم شيء يجب أن تفعله اليوم؟ إذا كان بإمكانك الإجابة على هذا السؤال، فيمكنك جعل هذه المهمة على رأس أولوياتك.

قد يبدو الأمر وكأنك تسوّف لأنك لا تقوم بكل ما تحتاج إليه. ولكن حاول ألا تفكر بهذه الطريقة. بدلًا من ذلك، فكر في الأمر على أنه تصفية مهمتك الأصعب أولًا، حتى لا تماطل.

تحديد الأولويات هو في الأساس مجرد تنظيم يومك من المهام الأكثر أهمية إلى المهام الأقل أهمية. إذا اتبعت جدولك الزمني من المهام ذات الأولوية القصوى إلى المهام ذات الأولوية الدنيا، فلن تسحب المهام السهلة لتتجنب المهام الصعبة.

في كثير من الأحيان، تطفو المهام العاجلة على السطح. عندما يحدث هذا، قد تحتاج إلى تنحية مهمتك الحالية جانبًا والبدء في مهمة أكثر إلحاحًا.

مما لا شك فيه أن الحياة تمر في كل الأحوال. لذلك استمر في محاولة العمل على مهامك ذات الأولوية دون القفز باستمرار من مهمة إلى أخرى.

عدم تحديد الأولويات قد يجعلك تشعر بأنك بلا هدف.  من ناحية أخرى يمكن أن يساعدك وضع خطة لإدارة الوقت في الحفاظ على تركيزك نحو أولوياتك. 

5. الكمال

مما لا شك فيه أن السعي للكمال أمر مرغوب لدى الجميع. فعلى سبيل المثال، إذا كنت محاسبًا. فأنت تريد أن تكون هذه الأرقام صحيحة. التدقيق المزدوج في عملك أمر بالغ الأهمية ويستحق بعض اللحظات الإضافية. 

ومع ذلك، بمجرد حصولك على الأرقام، هل تستغرق عدة دقائق لتغيير الخط على صفحة الغلاف إلى الخط الذي يناسب صورة شركتك؟ هل تقوم بنفسك بتدبيس كل نسخة بنفسك لأنك لا تحب الطريقة التي يقوم بها مساعدك في العمل؟  

في كثير من الأحيان، يشير السعي إلى الكمال إلى الخوف من الفشل. إذا كنت تقوم حقًا بأفضل ما لديك من عمل. فهذا كل ما يمكن أن يطلبه منك أي شخص. إن تعلم التخلي عن الكمال يحتاج إلى ممارسة، لكنه يوفر عليك الكثير من الوقت على المدى الطويل. 

6. القدرة على الرفض 

بالتأكيد كثرة المشاريع الكبيرة. والمناسبات الاجتماعية. والاجتماعات. والأنشطة العائلية ستجعلك تستنزف طاقتك. وهذا يتركك مع طاقة أقل ووقت غير كافٍ لإنهاء كل شيء. كيف يساعد ذلك أي شخص؟ 

إذا كان هدفك الرئيس هو إسعاد الجميع. فمن المحتمل أن تفعل أي شيء يطلبه منك شخص ما. لا يمكنك أن تقول “لا” لأن ذلك قد يجرح مشاعر شخص ما أو يجعل شخصًا ما يقلل من شأنك، أليس كذلك؟ لذلك تدرّب على قول “لا”.

يستطيع رئيسك وزملاؤك في العمل وأصدقاؤك وعائلتك أن يتفهموا أنك لا تملك قوى خارقة. رغم أنك قد تنتج عملًا أقل، إلا أن الجودة ستكون أفضل. 

7. إهدار الطاقات يؤثر في تنظيم الوقت 

لا يدرك بعض الأشخاص متى يحتاجون إلى استراحة. وسواء كان العمل لساعات طويلة أو في عطلات نهاية الأسبوع أو دون أخذ إجازة. فهناك الكثير من الطرق التي تؤدي إلى المعاناة من الإرهاق. 

لا يستطيع الدماغ التركيز لأوقات طويلة. لذلك يجب ألا تحدق العينان في الشاشة لساعات طويلة. حيث تتباطأ عمليات التفكير. وتتأثر جودة العمل. يعمل البشر بكفاءة أكبر عندما يكونون أقل توترًا وأكثر استرخاءً.

أيضًا، حدد وقتًا لأخذ قسط من الراحة. ثم عد إلى العمل وأكمل مشروعك.  

باختصار، إن فهم تحديات إدارة وقتك، الخطوة الأهم نحو الإدارة الجيدة للوقت. وبمجرد أن تفهم نقاط ضعفك على نحو أفضل، يمكنك البدء في جعلها نقاط قوتك. 

المقال الأصلي: من هنـا